Programa de control horario: qué hace y cómo elegir el software adecuado
Un programa de control horario registra la entrada y la salida de cada empleado, calcula horas trabajadas, pausas y horas extra, y a final de mes te da el registro de jornada que exige el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Aquí tienes los criterios para elegir un software de fichaje, las diferencias entre nube e instalado y lo que cuesta.
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Qué hace un programa de control horario
Un software de control horario sustituye a la hoja de firmas y al Excel rellenado a mano. Sea del proveedor que sea, uno bueno hace cinco cosas:
- Registra el fichaje. Entrada, pausa y salida, con la hora exacta y el lugar desde el que se fichó.
- Comprueba que el fichaje es real. Que el trabajador estaba en el centro y que no ha fichado un compañero por él.
- Calcula las horas. Horas trabajadas, retrasos, salidas anticipadas, horas extra, horas nocturnas y de fin de semana según el horario.
- Muestra la situación en tiempo real. Quién está trabajando, quién falta, quién llega tarde.
- Cierra el mes y exporta. El informe para la gestoría y el registro para la Inspección, con inicio y fin de cada día.
Muchos programas actuales añaden comunicación con el equipo (chat, avisos), tareas y solicitudes de vacaciones, para no usar tres apps distintas con las mismas personas.
Hoy la ley no exige un programa concreto. El art. 34.9 ET pide registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla y de la Inspección. Cualquier software que produzca esos datos de forma fiable es válido. El Real Decreto de registro horario digital, aún no publicado a 29 de octubre de 2026, prevé además trazabilidad de los cambios y acceso remoto de la Inspección.
Cómo elegir un programa de control horario: los criterios que importan
En las demos todos parecen iguales. Las diferencias aparecen en el primer mes de uso real: en una obra sin cobertura, en el turno de noche, en la primera visita de la Inspección. Comprueba cada punto antes de contratar.
| Criterio | Qué preguntar al proveedor | Por qué importa |
|---|---|---|
| Sin conexión | ¿El fichaje se guarda sin internet, con la hora real del momento? | En obras, sótanos o almacenes la señal desaparece. Sin modo sin conexión pierdes fichajes o registras horas falsas. |
| Antifraude | ¿Qué impide que alguien fiche por otro? ¿Qué pasa si se cambia la hora del móvil? | Fichar por un compañero es el problema más habitual con la hoja de firmas y los sistemas simples. |
| Trazabilidad | ¿Queda registrado quién corrige un fichaje, cuándo y por qué, sin borrar el original? | Es lo que da credibilidad al registro y lo que previsiblemente exigirá el nuevo decreto. |
| Varios centros y empresas | ¿Puedo tener oficinas, tiendas u obras, cada una con su método y su responsable? ¿Y varias sociedades? | Cada centro nuevo no debería suponer otro aparato ni otro Excel. |
| Idiomas | ¿En qué idiomas ve la app el trabajador? | Con plantilla extranjera, una app solo en español genera errores y llamadas a la oficina. |
| Exportación para la Inspección | ¿La exportación muestra la hora de entrada y salida de cada día, no solo totales? | Un total de «8 horas» al día no cumple el art. 34.9 ET. |
| Protección de datos | ¿Trata huellas o caras en la empresa? ¿Dónde se alojan los datos? ¿Ofrece plantilla de EIPD? | La AEPD considera la biometría de alto riesgo; mejor datos en la UE y sin biometría en el servidor. |
| Precio | ¿Cuánto pago a tres años con todos los centros, incluidos aparatos, instalación y licencias? | El precio del primer mes o del primer aparato no lo dice todo. |
| Prueba gratis | ¿Puedo probarlo con mi gente antes de pagar? | Es la única forma de saber si tu equipo lo usará de verdad. |
Para comparar los tipos de sistema (tarjeta, huella, facial, QR, GPS) y su coste a tres años, lee la guía de control horario electrónico.
¿Programa en la nube o instalado en el ordenador?
Los programas clásicos se instalaban en un ordenador de la empresa y leían los datos de un reloj en la entrada. Los actuales funcionan en la nube: entras en una web y los empleados fichan desde el móvil o una tablet.
| Software instalado | Programa en la nube | |
|---|---|---|
| Dónde funciona | En un ordenador o servidor de la empresa | En los servidores del proveedor, desde el navegador |
| Acceso desde casa o desde la obra | Difícil, normalmente solo en la oficina | Desde cualquier sitio, en ordenador o móvil |
| Actualizaciones | Las instalas tú o un técnico | Automáticas |
| Copias de seguridad | Responsabilidad tuya | Las hace el proveedor |
| Coste | Licencia de pago único más mantenimiento | Suscripción mensual |
| Varios centros | Red o sincronización entre sedes | Todos los centros en la misma cuenta |
El software instalado puede tener sentido con una sola sede, departamento de informática y normas internas que prohíben la nube. Para una pyme con gente en la calle o en varios centros, la nube elimina casi toda la parte técnica. Eso sí, comprueba dónde se alojan los datos: mejor en la Unión Europea.
Excel, software instalado, reloj de huella o app en la nube
Las cuatro opciones que suelen comparar las empresas en España, en lo que importa en el día a día:
| Excel | Software instalado | Reloj de huella | App en la nube | |
|---|---|---|---|---|
| Coste inicial | Cero | Licencia e instalación | Aparato e instalación en cada centro | Cero |
| Quién registra las horas | El encargado, a mano | El aparato o el trabajador en el ordenador | El aparato | El trabajador, desde el móvil o una tablet |
| Fichar por otro | Fácil | Depende del aparato | Difícil | Difícil, con QR rotativo, GPS y un móvil por trabajador |
| Equipos en la calle u obras | Por teléfono | Difícil | Un aparato por sitio | Sí, con GPS |
| Sin internet | No aplica | Depende | Sí, en local | Solo si tiene modo sin conexión |
| Cálculo de horas y horas extra | Fórmulas tuyas | Sí | En parte, con software aparte | Automático |
| Datos biométricos en la empresa | No | Depende | Sí | No, si la comprobación la hace el móvil |
| Exportación para la Inspección | Si está bien rellenado | Sí | Según el modelo | Sí |
| Preparado para el registro digital | No | Depende | Depende | Sí, si guarda trazabilidad |
El Excel funciona para pocas personas en una oficina si se rellena a diario con las horas reales; puedes partir de nuestra plantilla de registro de jornada. El reloj de huella evita que se fiche por otro, pero tiene coste por centro y obligaciones de protección de datos. La comparación detallada está en reloj de fichar.
Qué incluye el programa de control horario QRtimetrack
QRtimetrack es un programa de control horario en la nube. Los responsables trabajan desde el navegador o desde la app de jefe de equipo, y los empleados fichan desde la app del móvil, que se abre con un enlace y se añade a la pantalla de inicio, sin Google Play ni App Store. Funciona en Android y iPhone.
- Métodos de fichaje por centro: QR impreso, QR en pantalla que cambia cada 15 segundos, GPS con zona en el mapa, selfie opcional (borrado a los 30 días), Face ID o huella del móvil mediante passkey, tablet en la entrada con PIN, tarjeta impresa o código personal rotativo, fichaje web solo desde la red de la oficina y teletrabajo desde el domicilio indicado.
- Sin conexión: el fichaje se guarda en el móvil con la hora real y se envía al volver la señal.
- Antifraude: hora del servidor, un móvil por trabajador, aviso de viajes imposibles y semáforo de riesgo en cada fichaje.
- Horas extra confirmadas: quien se queda más tiempo lo confirma con el QR y una foto.
- Pantalla «Trabajando ahora» para ver en un monitor quién está trabajando en tiempo real.
- Cierre de mes: el responsable bloquea las horas y el trabajador las confirma o discute desde el móvil.
- Exportación en Excel, CSV o PDF, con entrada y salida de cada día.
- Equipo: chat interno, avisos con confirmación de lectura, tareas y vacaciones.
- Varias empresas en la misma cuenta y API y webhooks (Zapier, Make, n8n).
- Protección de datos: datos en la UE (Fráncfort), sin biometría en el servidor y plantilla de evaluación de impacto (EIPD).
- Idiomas: app del trabajador en 23 idiomas; panel en español, inglés, rumano, italiano, francés, alemán, turco, árabe y japonés.
Más detalles en app de fichaje, fichaje con QR y fichaje GPS. Si tu equipo ficha desde casa o desde el ordenador, mira control horario online.
Puesta en marcha en un día
Un programa en la nube no necesita técnico, cables ni instalación en los ordenadores. Para una empresa de 10 a 50 personas, el plan es este:
- Creas la cuenta y añades los centros: oficina, tiendas u obras, cada uno con su radio GPS y su método de fichaje.
- Configuras el horario de toda la empresa o por trabajador: horas, pausas, turnos.
- Imprimes los códigos QR y los pegas en la entrada. Donde hay mucho paso, pones el QR rotativo en una tablet o un monitor.
- Envías las invitaciones. Cada trabajador abre su enlace y añade la app a la pantalla de inicio. Para quien no tiene smartphone, preparas la tablet con PIN o tarjeta impresa.
- Consultas a los representantes si los hay (art. 34.9 ET) e informas a la plantilla por escrito sobre los datos que se recogen al fichar.
- Hacéis un fichaje de prueba y compruebas en el panel que todos aparecen bien.
Si quieres tranquilidad ante la primera inspección, mantén la hoja de firmas en paralelo un mes. Qué debe tener el registro lo explicamos en la guía del registro de jornada.
Cuánto cuesta
Un único plan, Standard: 1,99 € por empleado activo al mes, con un mínimo de 5 empleados facturados, es decir, 9,95 €/mes de 1 a 5 empleados activos. Precios sin IVA, pago mensual con tarjeta y sin permanencia.
| Empleados activos | Precio al mes (sin IVA) |
|---|---|
| 5 | 9,95 € |
| 10 | 19,90 € |
| 15 | 29,85 € |
| 30 | 59,70 € |
| 80 | 159,20 € |
Prueba gratis: 7 días, sin tarjeta, para hasta 10 empleados. La prueba no incluye tareas ni integraciones.
Oferta especial: tablet Samsung Galaxy Tab A9+, 3 meses de QRtimetrack gratis para todo el equipo y una guía paso a paso para que la dejes funcionando tú mismo en unos 10 minutos, por 299 €. Stock limitado de 100 sistemas. Detalles en la oferta.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún programa de control horario gratis?
QRtimetrack no tiene un plan gratuito permanente: tienes 7 días de prueba, sin tarjeta, para hasta 10 empleados. Después pagas 9,95 € al mes hasta 5 empleados y 1,99 € por empleado al mes desde el sexto, sin IVA. Si buscas algo totalmente gratis, una plantilla en Excel o papel rellenada a diario con las horas reales cumple la ley actual.
¿Qué diferencia hay entre un programa y una app de control horario?
En la práctica se usan para lo mismo. «Programa» o «software» suele referirse a la parte de gestión (horas, informes, exportación) y «app» a lo que usa el trabajador en el móvil. En QRtimetrack tienes las dos: panel web para responsables y app para empleados.
¿Tengo que instalar algo en los ordenadores de la empresa?
No. El programa funciona en la nube y se abre desde el navegador, en cualquier ordenador o móvil. Los empleados no instalan nada desde la tienda: abren el enlace recibido y añaden la app a la pantalla de inicio.
¿Acepta la Inspección de Trabajo un software de control horario?
Sí. El art. 34.9 ET pide registrar cada día la hora de inicio y fin y conservarlo cuatro años, sin imponer formato, y que el registro esté disponible. Una exportación del programa con esos datos es válida. No hay programas «homologados»: la Inspección revisa los datos, no el software.
¿Sirve para varias obras, tiendas o empresas?
Sí. Cada centro tiene su código QR, su zona GPS y, si quieres, su responsable, que solo ve a su gente. Puedes gestionar varias sociedades desde la misma cuenta, sin aparatos nuevos. Mira también control horario en obras.
¿El programa usa la huella de los empleados?
No en el servidor. El Face ID o la huella se comprueban en el móvil del trabajador mediante passkey, y solo recibimos la confirmación. No guardamos datos biométricos. El selfie es opcional y se borra a los 30 días.
¿Puedo exportar las horas para la gestoría?
Sí, en Excel, CSV o PDF, con entrada y salida de cada día, pausas, horas extra y totales por trabajador. Para entender cómo se pagan las horas extra, lee cómo calcular las horas extra.
¿Cuánto se tarda en empezar a usarlo?
Para una pyme, de crear la cuenta al primer fichaje real suele pasar un día o menos: añades los centros, imprimes los códigos QR y envías las invitaciones.