Control horario online: tus empleados fichan desde el móvil, el navegador o una tablet
Con el control horario online, los empleados registran su entrada y su salida desde el móvil, el ordenador o una tablet, y las horas llegan al momento a una cuenta común. No necesitas un aparato en la entrada. Sirve para oficina, equipos en la calle y teletrabajo, y a final de mes exportas el registro de jornada para la Inspección.
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Qué es el control horario online y cómo funciona
En el control clásico, el trabajador firma una hoja o pasa por un reloj en la pared. En el control horario online, el dispositivo de fichaje es uno que ya tienes: el móvil del trabajador, el ordenador de la oficina o una tablet en la entrada. Cada fichaje llega al servidor con la hora exacta y el responsable ve las horas en tiempo real, desde donde esté.
La diferencia con una hoja rellenada a final de semana es que el fichaje lo hace el propio trabajador, en el momento de llegar y de irse, y se comprueba automáticamente: ubicación, hora y dispositivo.
| Desde dónde se ficha | Cómo se comprueba | Para quién |
|---|---|---|
| Móvil del trabajador | QR del centro, zona GPS y, si quieres, selfie o Face ID | Tiendas, obras, equipos en la calle, hostelería |
| Navegador del ordenador | Solo se acepta desde la red de la oficina (dirección IP) | Oficinas, recepciones, atención al cliente |
| Tablet en la entrada (quiosco) | Código personal del móvil que cambia, PIN o tarjeta impresa, con foto | Fábricas, cocinas, personal sin smartphone |
| Móvil, desde casa | Domicilio de teletrabajo indicado en el acuerdo, con comprobaciones aleatorias de presencia | Personal en remoto o híbrido |
Fichaje online desde el móvil
El trabajador recibe un enlace, lo abre y añade la app a la pantalla de inicio. No instala nada desde Google Play ni App Store y funciona en Android y iPhone. Al llegar pulsa un botón o escanea el QR del centro; igual en la pausa y en la salida.
- QR impreso pegado en la puerta o en la caseta de la obra.
- QR en pantalla que cambia cada 15 segundos, para que una foto enviada a un compañero no sirva.
- GPS con zona en el mapa: el fichaje solo se acepta dentro del radio. La ubicación se lee solo al fichar.
- Face ID o huella como llave de acceso (passkey): la comprobación se hace en el móvil y el servidor no recibe datos biométricos.
- Selfie opcional, guardado 30 días y borrado automáticamente.
Es lo más práctico para quien no trabaja sentado en una mesa. Más en fichaje con QR y fichaje GPS.
Control horario online en teletrabajo y modelo híbrido
Para quien trabaja desde casa, configuras el domicilio que figura en el acuerdo de trabajo a distancia. El trabajador ficha desde el móvil en esa dirección; si está fuera de la zona, escribe el motivo y el fichaje te llega para aprobarlo.
No sigues a nadie todo el día. Registras la hora de inicio y de fin, que es lo que pide la ley, y si quieres activas comprobaciones aleatorias. En el modelo híbrido, la misma persona ficha con QR en la oficina y desde casa el resto de días, sin cambiar nada.
La Ley 10/2021 obliga a que el registro horario del trabajo a distancia refleje fielmente el tiempo de trabajo, con el momento de inicio y fin de la jornada (art. 14), y reconoce el derecho a la desconexión digital (art. 18). Lo explicamos en registro de jornada en teletrabajo.
Equipos en la calle: online, pero también sin cobertura
«Online» no puede significar que el fichaje se pierde cuando no hay señal. En una obra, un sótano, un almacén o en el campo, la app guarda el fichaje en el móvil con la hora real y la ubicación del momento y lo envía sola cuando vuelve la conexión. En el informe aparece la hora del fichaje, no la de la reconexión.
El servidor comprueba si se ha cambiado la hora del teléfono y cada trabajador solo puede fichar desde un móvil. Si alguien ficha en dos sitios demasiado lejanos en muy poco tiempo, recibes un aviso. Para construcción, mira control horario en obras.
Lo que ves como responsable
- «Trabajando ahora»: una pantalla que muestra en tiempo real quién está trabajando en cada centro. Puedes dejarla abierta en un monitor.
- Lista de quién no ha llegado todavía, al momento.
- Semáforo de riesgo en cada fichaje: verde, amarillo o rojo. Los dudosos los apruebas o rechazas.
- Cálculo automático de horas, pausas, retrasos y horas extra según el horario. Las horas extra se pueden confirmar con QR y foto.
- App para jefes de equipo: cada responsable ve a su gente desde el móvil y aprueba fichajes.
- Chat interno, avisos, tareas y vacaciones: mensajes con confirmación de lectura, tareas para el equipo y solicitudes de vacaciones que apruebas con un clic.
- Cierre de mes: bloqueas las horas y el trabajador las confirma o las discute desde el móvil.
- Exportación en Excel, CSV o PDF, con la hora de entrada y salida de cada día.
- Varias empresas en la misma cuenta, si gestionas más de una sociedad.
La app del trabajador está en 23 idiomas y el panel en español, inglés, rumano, italiano, francés, alemán, turco, árabe y japonés. Los datos se alojan en la UE, en Fráncfort.
El control horario online y la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, conservar los registros cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Hoy no impone un formato, así que un registro online es tan válido como el papel, y además es más fácil de defender: no se rellena a posteriori y guarda las correcciones con su motivo.
El Gobierno tramita un Real Decreto que exigiría un registro exclusivamente digital y accesible a distancia para la Inspección; a 29 de octubre de 2026 no se ha publicado en el BOE. Lo seguimos en registro horario digital. Para comparar sistemas y ver qué dice la AEPD sobre la biometría, lee la guía de control horario electrónico.
No llevar el registro de jornada es una infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multas de 751 a 7.500 € según el grado.
Cómo empezar, paso a paso
- Creas la cuenta gratis. 7 días de prueba, sin tarjeta, para hasta 10 empleados.
- Añades los centros (oficina, tienda, obra) y eliges el método de cada uno: QR, GPS, red de la oficina o teletrabajo.
- Configuras el horario para la empresa o por trabajador.
- Imprimes los códigos QR o pones el QR rotativo en una tablet donde haga falta.
- Invitas a los trabajadores. Cada uno recibe su enlace en el móvil y añade la app a la pantalla de inicio.
- Informas por escrito de qué datos se recogen al fichar y para qué, y consultas a los representantes si los hay.
- Hacéis el primer fichaje y compruebas en el panel que todo aparece bien.
Después de la prueba, el plan Standard cuesta 9,95 €/mes hasta 5 empleados activos y 1,99 € por empleado activo al mes a partir del sexto, sin IVA. Si quieres una tablet en la entrada, mira la oferta especial: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 meses gratis y guía para instalarla tú mismo en unos 10 minutos, por 299 €, con stock limitado de 100 sistemas. Cómo comparar programas lo explicamos en programa de control horario.
Preguntas frecuentes
¿Cómo ficha el trabajador online?
Abre la app en su móvil y escanea el QR del centro o pulsa el botón de entrada, y el sistema comprueba la zona GPS. En la oficina puede fichar desde el navegador, solo desde la red de la empresa. Donde la gente no tiene smartphone, usas una tablet en la entrada con PIN o tarjeta impresa.
¿Hay que instalar una app desde la tienda?
No. La app del trabajador se abre desde un enlace y se añade a la pantalla de inicio. Funciona en Android y iPhone y se actualiza sola. Los responsables trabajan desde el navegador o desde la app de jefe de equipo.
¿Puede el trabajador fichar desde casa?
Solo si lo permites. Para el teletrabajo configuras el domicilio del acuerdo de trabajo a distancia y el fichaje se acepta desde allí. Puedes activar comprobaciones aleatorias de presencia. Si alguien ficha desde otro sitio, escribe el motivo y tú apruebas o rechazas.
¿Qué pasa si no hay internet?
El fichaje se guarda en el móvil con la hora real y la ubicación del momento y se envía solo cuando vuelve la señal. La hora del informe es la del fichaje y el servidor comprueba si se ha cambiado el reloj del teléfono.
¿Cómo evito que se fiche desde el navegador en cualquier sitio?
El fichaje desde el navegador solo se acepta desde la red de la oficina, según la dirección IP que configuras. Desde otra red, el fichaje web no se acepta.
¿Es legal el control horario online?
Sí. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar cada día la hora de inicio y fin y conservarlo cuatro años, sin imponer formato. Un registro online con esos datos, exportable en el momento, es válido ante la Inspección de Trabajo.
¿Cuánto cuesta el control horario online?
Los primeros 7 días son gratis, sin tarjeta, para hasta 10 empleados. Después pagas 9,95 € al mes hasta 5 empleados activos y 1,99 € por empleado activo al mes desde el sexto, sin IVA. Por ejemplo, 20 empleados: 39,80 € al mes.