Software rilevazione presenze: come scegliere quello giusto per la tua azienda
Un software di rilevazione presenze raccoglie le timbrature dei dipendenti, le confronta con l'orario e produce il riepilogo mensile per il consulente del lavoro. Per scegliere bene contano cinque cose: come timbrano i dipendenti, se funziona su più sedi e senza campo, la privacy, l'export per le buste paga e il costo totale.
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Cosa fa un software di rilevazione presenze
- Raccoglie le timbrature di entrata, pausa e uscita da smartphone, tablet, PC o marcatempo.
- Le confronta con l'orario e segnala ritardi, uscite anticipate, assenze e straordinari.
- Gestisce ferie e permessi con richieste e approvazioni.
- Tiene traccia delle correzioni, con motivo e autore.
- Produce il report mensile per il calendario presenze del Libro Unico del Lavoro e per le buste paga.
Il calendario presenze del LUL è obbligatorio (art. 39 D.L. 112/2008), il software no: è il modo più comodo per avere dati corretti e verificabili. Le regole sono nella guida sugli obblighi di rilevazione presenze.
I criteri che contano davvero
| Criterio | Cosa chiedere al fornitore |
|---|---|
| Come timbrano i dipendenti | Servono hardware dedicati o basta il telefono? Esiste un'alternativa per chi non ha lo smartphone? |
| Più sedi | Ogni nuova sede costa un dispositivo o basta un QR code? |
| Senza campo | Le timbrature si salvano offline con l'ora reale? |
| Anti-frode | Come evita le timbrature per i colleghi, senza biometria sui server? |
| Privacy | Dove sono i dati? C'è un modello di informativa e di DPIA? Usa impronte o volti? |
| Export | Esporta Excel, CSV o PDF utilizzabili dal consulente? |
| Facilità per i dipendenti | Quante lingue? Quanti passaggi per timbrare? |
| Costo | Si paga per dipendente attivo o per licenza? Ci sono costi di installazione o vincoli annuali? |
Diffida dei software che propongono rilevatori con impronta o riconoscimento facciale per le presenze: il Garante privacy li ha sanzionati più volte, perché in Italia manca una norma che li autorizzi e il consenso del dipendente non basta.
Cloud o installato sul PC?
| Software installato | Software in cloud | |
|---|---|---|
| Installazione | Su un PC o un server aziendale | Nessuna, si usa dal browser |
| Aggiornamenti | A carico tuo o del tecnico | Automatici |
| Accesso da fuori ufficio | Complicato | Da qualsiasi dispositivo |
| Backup | Da organizzare | Inclusi |
| Costo | Licenza iniziale più assistenza | Abbonamento mensile |
Per una PMI con più sedi o personale esterno il cloud è quasi sempre più semplice. Vedi anche la rilevazione presenze online.
Excel, marcatempo o software: il confronto
| Excel | Marcatempo con badge | Software QRtimetrack | |
|---|---|---|---|
| Chi inserisce l'ora | Chi compila il foglio | Il lettore | Il dipendente, nel momento della timbratura |
| Più sedi | Un file per sede | Un lettore per sede | Tutte in una dashboard |
| Correzioni tracciate | No | Dipende | Sì, con motivo |
| Straordinari calcolati | Con formule | Spesso con software a parte | Automatico |
| Conferma del dipendente | No | No | Sì, dal telefono a fine mese |
| Export per il consulente | Sì | Dipende | Excel, CSV, PDF |
Se oggi usi la carta, leggi come passare alla lista presenze digitale; se hai un marcatempo, il confronto completo è nella pagina sul marcatempo.
Cosa trovi nel software QRtimetrack
- timbratura dallo smartphone con QR code, area GPS e selfie facoltativo, anche offline;
- tablet all'ingresso con PIN, badge stampato o codice personale rotante;
- Face ID o impronta facoltativi, verificati sul telefono: nessun dato biometrico sui nostri server;
- straordinari confermati a fine turno con QR code e foto;
- app per i capisquadra, chat interna, ferie e permessi, attività;
- chiusura del mese con conferma delle ore da parte del dipendente;
- report Excel, CSV e PDF, API e webhook nel piano Standard;
- più aziende nello stesso account, dati nell'UE, modello di DPIA;
- in Italia, verifiche di presenza a campione disattivate di default per l'art. 4 dello Statuto.
Il dettaglio delle funzioni è nella pagina dell'app rilevazione presenze; per capire le differenze tra i sistemi elettronici leggi la guida alla timbratura digitale.
Attivo in un giorno
- Crei l'account e le sedi.
- Stampi i QR code o imposti le aree GPS; se serve, apri il kiosk su un tablet.
- Inviti i dipendenti con un link.
- Imposti orari, responsabili e regole per gli straordinari.
- Consegni l'informativa ai dipendenti e parti.
Quanto costa
| Dipendenti attivi | Prezzo al mese |
|---|---|
| Prova gratuita, fino a 10 | Gratis per 7 giorni, senza carta |
| Da 1 a 5 | 9,95 € |
| 10 | 19,90 € |
| 25 | 49,75 € |
| 50 | 99,50 € |
Offerta speciale: tablet Samsung Galaxy Tab A9+, 3 mesi di QRtimetrack gratis e guida di installazione passo passo, a 299 €. Lo configuri da solo in circa 10 minuti. Disponibilità limitata a 100 sistemi: vedi l'offerta.
Domande frequenti
Esiste un software di rilevazione presenze gratuito?
Esistono versioni gratuite con limiti su dipendenti, sedi o export. QRtimetrack offre una prova completa di 7 giorni fino a 10 dipendenti, senza carta; poi costa 1,99 € per dipendente attivo al mese, minimo 9,95 €. Se ti basta un modello, il cartellino presenze in Excel o PDF è gratuito.
Che differenza c'è tra software e app di rilevazione presenze?
Spesso sono la stessa cosa vista da due lati: l'app è ciò che usa il dipendente per timbrare, il software è la parte di gestione per il responsabile, con orari, approvazioni e report. In QRtimetrack le due parti sono integrate e funzionano nel browser.
Devo installare qualcosa sui computer aziendali?
No. QRtimetrack funziona in cloud: il responsabile lo usa dal browser, i dipendenti aggiungono la web app alla schermata Home del telefono. Non servono server né installazioni.
Un software di presenze è valido per l'Ispettorato?
La legge non impone uno strumento specifico: conta che le ore riportate nel LUL siano corrette e verificabili. Un software con orari registrati al momento della timbratura, correzioni tracciate e conferma del dipendente produce dati più solidi di un foglio compilato a fine mese.
Funziona per più sedi o cantieri?
Sì. Ogni sede ha il suo QR code e la sua area GPS, senza costi aggiuntivi. I responsabili vedono solo le proprie sedi e tu le vedi tutte; le ore si esportano anche per sede.
Il software usa l'impronta digitale dei dipendenti?
No. Se attivi Face ID o impronta, il controllo avviene sul telefono del dipendente tramite passkey e QRtimetrack riceve solo la conferma. Non raccogliamo né conserviamo dati biometrici.