Control horario electrónico: qué sistemas hay, cuánto cuestan y qué acepta la Inspección

¿Es obligatorio el control horario electrónico?

A 29 de octubre de 2026, no. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar un registro diario de jornada, pero no dice en qué formato. La Guía del Ministerio de Trabajo admite cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que la información sea fiable y no se pueda modificar a posteriori.

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora […].

Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

De ahí salen tres ideas prácticas:

• El formato es libre con la ley actual: hoja de firmas, Excel, reloj de fichar o app son válidos si reflejan las horas reales de cada día.
• Cuentan la hora de inicio y la de fin, no solo un total de «8 horas». Una hoja con el horario teórico copiado no cumple.
• El registro tiene que poder enseñarse: a la plantilla, a sus representantes y a la Inspección. En un sistema electrónico, eso es una exportación que puedes imprimir o enviar.

El Gobierno tramita un Real Decreto que haría obligatorio un registro exclusivamente digital, con trazabilidad de cambios y acceso remoto para la Inspección. A 29 de octubre de 2026 no se ha aprobado ni publicado en el BOE. Te contamos su estado en registro horario digital.

Tipos de sistemas de control horario electrónico

«Control horario electrónico» incluye sistemas muy distintos. Unos necesitan un aparato en la pared y otros solo el móvil del trabajador. La gran diferencia, además del precio, es si el sistema trata datos biométricos.

Para pymes y empresas con varios centros, la combinación QR + GPS en el móvil cubre la mayoría de casos sin aparatos y sin biometría. Lo detallamos en fichaje con QR y fichaje GPS.

Huella y reconocimiento facial: qué dice la AEPD

En noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos publicó su guía sobre el tratamiento de datos biométricos para el control de presencia. Sus conclusiones son claras:

• La huella o la cara usadas para identificar a una persona son datos de categoría especial (art. 9 RGPD).
• La obligación de registrar la jornada (art. 34.9 ET) no habilita por sí sola el uso de biometría.
• El consentimiento del trabajador no suele ser una base válida, por el desequilibrio con la empresa.
• Es un tratamiento de alto riesgo: exige evaluación de impacto (EIPD) y justificar que no hay alternativas menos intrusivas.

Hay una alternativa sin esos riesgos: el Face ID o la huella del propio móvil del trabajador, usados como llave de acceso (passkey). La comprobación ocurre en el teléfono y la empresa solo recibe la confirmación de que ha fichado la persona correcta. Así funciona la app de fichaje QRtimetrack.

Si ya usas un reloj de huella o facial, revísalo con tu delegado de protección de datos o tu asesor. No significa que todo sistema biométrico sea ilegal, pero tienes que poder demostrar que es necesario y proporcionado.

El GPS y el selfie también son datos personales, aunque no biométricos. Informa por escrito a la plantilla de qué datos recoges, para qué y cuánto tiempo los guardas. En QRtimetrack la ubicación solo se registra en el momento del fichaje, los selfies se borran a los 30 días, los datos se alojan en la UE (Fráncfort) y tienes una plantilla de evaluación de impacto (EIPD) lista para adaptar.

Cuánto cuesta un sistema de control horario: aparato o suscripción

Los aparatos se pagan una vez; las apps, cada mes. Para comparar bien, calcula el coste a tres años con tu número de centros. Ejemplo para 20 trabajadores:

Sobre el papel, un aparato barato en un único centro puede salir más económico. Las cuentas cambian al sumar:

• Centros nuevos. Cada tienda u obra necesita otro aparato, instalación y corriente. La app no necesita nada.
• El tiempo del cierre de mes. Muchos aparatos solo exportan marcajes en bruto que alguien tiene que convertir en horas.
• El cumplimiento del RGPD con biometría: evaluación de impacto, información y alternativa para quien no quiera usarla.
• Averías. Un lector estropeado son días sin fichaje automático.

Comparamos aparato y app con más detalle en reloj de fichar.

Checklist para elegir un sistema de control horario

1. ¿Cuántos centros tienes y cuánto cambian? Una sede fija admite un aparato; obras, tiendas nuevas o equipos en la calle piden una solución en el móvil.
2. ¿Cómo evita que alguien fiche por otro? Busca varias capas: código que cambia, zona GPS, un móvil por trabajador, avisos de fichajes sospechosos.
3. ¿Trata datos biométricos en la empresa? Si es así, necesitas base jurídica y evaluación de impacto. Si no, te ahorras el problema.
4. ¿Funciona sin conexión? En obras, sótanos y almacenes es imprescindible.
5. ¿Qué obtienes a final de mes? Exportación con hora de entrada y salida de cada día, pausas y totales, sin trabajo manual.
6. ¿El trabajador puede ver y confirmar sus horas? Evita discusiones con la nómina.
7. ¿Las correcciones quedan registradas? Quién cambió qué, cuándo y por qué. Es lo que previsiblemente exigirá el nuevo decreto.
8. ¿Dónde se guardan los datos? Mejor en la UE.
9. ¿Cuánto cuesta a tres años, con todos los centros, y no solo el primer aparato?
10. ¿Puedes probarlo gratis antes de pagar?

Del papel al control horario electrónico en un día

Con una app en el móvil no hay que instalar aparatos. Un plan realista para una pyme:

1. Por la mañana, la cuenta y los centros. Creas la cuenta, añades los centros con su radio GPS y el horario. Imprimes los códigos QR.
2. Pegas los códigos QR en la entrada, a la vista.
3. Envías las invitaciones. Cada trabajador recibe su enlace de activación y añade la app a la pantalla de inicio. Para quien no tenga smartphone, preparas una tablet con PIN o tarjeta impresa.
4. Consultas a los representantes, si los hay, como pide el art. 34.9 ET, e informas a la plantilla por escrito sobre el tratamiento de datos.
5. Primer fichaje de prueba. Todos fichan una vez y compruebas en el panel que aparece bien.
6. Mantienes el papel en paralelo un mes si quieres comparar y estar tranquilo ante una inspección.

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