勤怠管理システムの選び方：比較のポイントと導入手順
勤怠管理システムは、打刻、集計、承認、出力をまとめて行う仕組みです。選ぶときは、自社の働き方に合う打刻方法があるか、代理打刻を防げるか、時間外・休日・深夜を分けて集計し36協定の上限を管理できるか、修正履歴が残るか、そして端末代を含めた総費用で比べることが大切です。
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勤怠管理システムでできること
- 打刻： スマホ、PC、タブレット、ICカード、生体認証などで出退勤を記録。
- 勤務予定との照合： 遅刻、早退、未出勤を自動で検出。
- 集計： 実労働時間、休憩、時間外、休日、深夜の時間を自動計算。
- 上限管理： 月45時間・年360時間、複数月平均80時間などの36協定の上限に近づく人を把握。
- 申請・承認： 休暇、打刻修正、残業の申請と承認。
- 出力・連携： 給与計算ソフトや社会保険労務士に渡すデータの出力。
- 保存： 出勤簿として5年間（当分の間3年間）保存。
比較のチェックリスト
| 比較ポイント | 確認すること |
|---|---|
| 打刻方法 | 店舗・現場・外回り・在宅など、自社の働き方すべてに対応できるか |
| 客観性 | 時刻がサーバーで記録され、従業員が後から変えられないか |
| 不正防止 | 代理打刻を防ぐ仕組み（1人1台の端末、切替QR、GPS、写真）があるか |
| 電波のない場所 | オフラインでも打刻し、実際の時刻で同期できるか |
| 集計 | 時間外・休日・深夜・月60時間超を分けて集計できるか |
| 修正履歴 | 誰がいつなぜ修正したかが残るか |
| 従業員の確認 | 本人が勤務時間を確認・異議申し立てできるか |
| 管理者の権限 | 現場責任者に担当拠点だけを見せられるか |
| 多言語 | 外国人スタッフが母国語で使えるか |
| 個人情報 | 生体データや位置情報をどこにどれだけ保存するか |
| 出力・連携 | Excel・CSV・PDF、API連携があるか |
| 費用 | 初期費用、月額、端末代、最低利用人数、解約条件 |
クラウド型かインストール型か
| インストール型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 初期費用 | ソフト購入費、サーバー | なし、または小さい |
| 法改正への対応 | バージョンアップが必要 | 自動で更新 |
| 複数拠点 | 拠点間のデータ連携が手間 | どこからでも同じデータ |
| 外出先からの確認 | 難しい | スマホやブラウザで可能 |
| バックアップ | 自社で管理 | 提供会社が管理 |
従業員数が数百人以下の中小企業では、初期費用がかからず、拠点が増えても対応しやすいクラウド型が一般的です。クラウド型を選ぶ場合は、データの保存先と、個人情報保護法上の委託先の監督の観点から、提供会社の安全管理措置を確認しましょう。
Excel、インストール型、タイムレコーダー、クラウドアプリの比較
| Excel | インストール型ソフト | タイムレコーダー | QRtimetrack | |
|---|---|---|---|---|
| 打刻の客観性 | 自己申告 | 連携する端末次第 | あり | あり（サーバー時刻） |
| 複数拠点・外回り | 難しい | 難しい | 拠点ごとに端末 | QR・GPSで対応 |
| 集計 | 手作業 | 自動 | 手作業が多い | 自動 |
| 電波のない現場 | － | － | － | オフライン打刻 |
| 従業員の確認 | なし | 製品による | なし | スマホで確認 |
| 初期費用 | なし | あり | あり | なし |
QRtimetrackの機能
- 打刻： 従業員のスマホでQRコード、GPSエリア、自撮り。Face ID・指紋は端末内で認証。入口タブレット（PIN、印刷バッジ、個人コード）。社内PC（IP制限）。在宅勤務。
- オフライン： 電波がなくても打刻し、実際の時刻で同期。
- 不正防止： 1人1台の端末、15秒ごとに変わるQR、サーバー時刻、移動の不整合チェック、緑・黄・赤のリスク表示、ランダムな在席確認。
- 残業の確認： 予定を過ぎて働く人はQRと写真で確認。確認がなければ予定の終業時刻で退勤扱い。
- 管理： チームリーダー用アプリ、チャットとお知らせ、タスク、休暇申請、複数の会社。
- 月締め： 締め後は編集不可、従業員がスマホで確認。
- 出力・連携： Excel、CSV、PDF。StandardプランでREST API、Webhook（Zapier、Make、n8n）、Webサイト用ウィジェット。
- 多言語： 従業員アプリは23言語（ベトナム語、ネパール語、フィリピノ語など）。
- データ： EU（フランクフルト）で保管、自撮り写真は30日で自動削除。
1日で使い始める
- 無料トライアルに登録（クレジットカード不要）。
- 拠点を作成し、QRを印刷するかGPSエリアを設定。
- 勤務予定を登録。
- 従業員に招待リンクを送信。
- その日から打刻開始。月末に締めて出力。
まず1つの店舗や現場で並行運用し、問題がなければ全拠点に広げる進め方がおすすめです。打刻方法の詳細は勤怠管理アプリ、電子勤怠管理の種類、オンライン勤怠をご覧ください。
料金
| 稼働従業員数 | 月額（税別） |
|---|---|
| 1〜5人 | 9.95ユーロ（最低5人分） |
| 15人 | 29.85ユーロ |
| 40人 | 79.60ユーロ |
| 100人 | 199.00ユーロ |
無料トライアル： 7日間、クレジットカード不要、10人まで（タスクと外部連携は対象外）。特別オファー： 入口用のSamsung Galaxy Tab A9+、3か月無料、手順書のセットで299ユーロ。手順書に沿ってお客様ご自身で約10分で設定できます。数量限定100台です。オファーを見る。タブレットのセットは提供地域が限られるため、日本への発送の可否はお問い合わせください。
よくある質問
勤怠管理システムの導入は義務ですか？
システムの導入そのものは義務ではありません。ただし使用者には始業・終業時刻の確認と記録、労働時間の状況の客観的な把握が求められます。人数や拠点が増えるほど、紙やExcelでこれを正確に行うのは難しくなります。
中小企業はどんな基準で選べばよいですか？
自社の働き方に合う打刻方法、代理打刻への対策、時間外・深夜・休日の自動集計、修正履歴、そして端末代を含めた総費用が主なポイントです。最低利用人数や長期契約の有無も確認しましょう。QRtimetrackは最低5人分、月払いで長期契約はありません。
給与計算ソフトと連携できますか？
Excel、CSV、PDFで出力でき、多くの給与計算ソフトで取り込めます。StandardプランではREST APIやWebhook（Zapier、Make、n8n）で他のシステムにデータを送ることもできます。
導入にどれくらい時間がかかりますか？
拠点の作成、QRの印刷、従業員への招待リンクの送信までなら、その日のうちに終わります。最初の月は既存の方法と並行して運用し、月末の集計結果を比べると安心です。
解約に違約金はかかりますか？
かかりません。月払いでいつでも解約できます。料金は稼働従業員1人あたり月1.99ユーロ、最低5人分（月9.95ユーロ、税別）で、その月に稼働した人数分だけ請求されます。