Fichaje GPS: tus empleados fichan dentro de la zona definida, sin seguimiento durante el día

Cómo funciona la geovalla

Una geovalla (en inglés, «geofence») es un círculo en el mapa alrededor de un centro de trabajo: oficina, tienda, almacén, obra o el domicilio de quien teletrabaja. Tú eliges la dirección y el radio. Cuando el trabajador ficha, la app compara la posición del móvil con esa zona.

1. Añades el centro en el panel: dirección y radio (por ejemplo, 100–200 m).
2. Asignas a los trabajadores a uno o varios centros.
3. El trabajador abre la app desde la pantalla de inicio y pulsa «Entrada».
4. La app toma la posición una sola vez y la envía junto con la hora del servidor.
5. Si está dentro de la zona, el fichaje entra directamente. Si no, queda marcado para revisar.

No hay que instalar nada desde una tienda de aplicaciones: el trabajador recibe un enlace de activación y añade la app a la pantalla de inicio, en Android o iPhone. Cada fichaje forma parte del registro de jornada obligatorio.

Precisión del GPS y qué radio elegir

El GPS del móvil suele tener una precisión de unos pocos metros a varias decenas de metros al aire libre. Entre edificios altos, en sótanos o en naves metálicas el error puede aumentar, así que el radio no debe ser demasiado pequeño.

Puedes cambiar el radio cuando quieras. Si ves muchos fichajes «fuera de zona» en el mismo centro, normalmente el radio es demasiado pequeño, no es que la gente haga trampas.

Qué pasa si el trabajador está fuera de la zona

El fichaje no se bloquea, porque hay situaciones reales: una entrega a un cliente, una formación, una urgencia. En su lugar, la app pide al trabajador que escriba el motivo y el fichaje llega al responsable como dudoso.

• El trabajador ve que está fuera de la zona y escribe el motivo («montaje en casa del cliente, calle X»).
• El responsable ve el fichaje marcado, con el motivo y el punto en el mapa.
• Lo aprueba o lo rechaza; los rechazados no cuentan en las horas, pero no desaparecen.
• Cada decisión queda en el historial, con autor y fecha.

Cada fichaje lleva además un semáforo de riesgo (verde, amarillo o rojo) para que revises solo los que importan.

Antifraude: ubicación falsa, fotos y fichar por otro

Existen apps que falsean la ubicación del GPS. Ninguna solución las detecta con seguridad en cualquier móvil, así que no nos fiamos solo del GPS. Combinamos varias señales:

• Hora del servidor: si alguien cambia la hora del móvil, el fichaje queda marcado.
• Viaje imposible: un fichaje en Madrid y otro en Zaragoza con 20 minutos de diferencia se señala automáticamente.
• Un móvil por trabajador: un móvil nuevo necesita la aprobación del responsable, así nadie ficha por otro desde su propio teléfono.
• Selfie opcional al fichar, borrado automáticamente a los 30 días.
• Face ID o huella del móvil: la comprobación se hace en el teléfono del trabajador y solo recibimos la confirmación, nunca datos biométricos.
• Comprobaciones aleatorias de presencia para oficina y teletrabajo: el trabajador confirma con un selfie en 10 minutos.
• QR en el centro: donde importa mucho, combinas el GPS con un código QR en la entrada, que demuestra la presencia física.

Sin cobertura: el fichaje funciona sin conexión

En un sótano, en el campo o en una obra sin señal, el trabajador ficha igual. El fichaje se guarda en el móvil con la hora real y la ubicación y se envía solo cuando vuelve la señal. El responsable lo ve con la hora en que se hizo, no con la hora en que llegó.

Protección de datos: ubicación al fichar, no seguimiento

La diferencia entre fichar con GPS y rastrear por GPS también es jurídica. La app solo envía la posición cuando el trabajador pulsa el botón de fichaje (y, en teletrabajo, en las comprobaciones de presencia si las activas). No hay seguimiento en segundo plano, ni ruta en el mapa, ni localización en pausas o fuera del horario.

• El fin es claro y limitado: acreditar el lugar de trabajo al empezar y al terminar.
• El art. 90 de la LOPDGDD y el art. 20 bis del Estatuto de los Trabajadores permiten usar la geolocalización para el control laboral, pero obligan a informar antes a los trabajadores, de forma expresa, clara e inequívoca, sobre la existencia y las características de ese tratamiento.
• No se tratan datos biométricos (el Face ID se queda en el móvil).
• Los datos se alojan en la UE (Fráncfort) y los selfies se borran a los 30 días.

Informa por escrito a la plantilla de qué datos recoges y para qué, recógelo en tu política interna y, si hay representantes de los trabajadores, consúltales al organizar el registro (art. 34.9 ET). En QRtimetrack tienes una plantilla de evaluación de impacto (EIPD) para adaptar a tu empresa. Para tu caso concreto, revísalo con tu delegado de protección de datos o tu asesor.

Fichaje para teletrabajo

La Ley 10/2021 de trabajo a distancia dice expresamente que el registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo, incluido el momento de inicio y fin de la jornada (art. 14). Con el fichaje GPS es sencillo: configuras como centro el domicilio que figura en el acuerdo de trabajo a distancia y el trabajador ficha entrada, pausa y salida desde allí.

• Días de oficina y días en casa en la misma cuenta, con centros distintos.
• Horario por trabajador, con retrasos y salidas anticipadas visibles.
• Comprobaciones aleatorias de presencia si necesitas algo más que el fichaje.
• En la oficina también puedes aceptar el fichaje desde el ordenador, solo desde la red de la empresa.

Qué debe decir el acuerdo de trabajo a distancia lo explicamos en registro de jornada en teletrabajo, y más opciones para la oficina en control horario online.

Para equipos móviles y varios centros

Instaladores, servicio técnico, limpieza, vigilancia, comerciales: gente que cada día empieza en un sitio distinto. Puedes crear todos los centros que necesites y asignar a cada trabajador. Los jefes de equipo ven solo sus centros desde la app de responsable, y cada mañana recibes por correo quién ha llegado y quién no.

Para obras, donde además están el problema de la cobertura y los operarios de otros países, mira control horario en obras. Y si quieres un punto fijo en la entrada, la oferta especial incluye tablet, 3 meses gratis y guía de instalación paso a paso.

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