Control horario para empresas de limpieza: prueba de que el equipo estuvo en el cliente y horas por centro
En una empresa de limpieza, cada trabajador ficha al llegar al cliente escaneando el código QR pegado en sus instalaciones, y la app comprueba también la ubicación GPS de ese momento. Ves en tiempo real quién está en qué cliente, cuántas horas se hacen en cada contrato y tienes la prueba de presencia si un cliente dice que el equipo no fue.
Actualizado:
Los problemas del registro de jornada en limpieza
- Equipos repartidos. La gente trabaja en decenas de clientes, a menudo muy temprano o por la noche, sin un encargado al lado.
- «Hoy no ha venido nadie». El cliente se queja y solo tienes la palabra del trabajador.
- Horas por cliente. Los contratos se facturan por horas o por servicio, pero las horas reales están en hojas que se rellenan al final de la semana.
- Desplazamientos entre clientes. No sabes qué parte de la jornada es trayecto y cuál es trabajo en el centro.
- Mucha rotación y subrogaciones. Personal nuevo con frecuencia, a veces sin dominar el español.
- Edificios sin cobertura. Sótanos, garajes, naves.
El registro de jornada es obligatorio para todo el personal, también para quien trabaja repartido entre varios clientes (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Y en limpieza abundan los contratos a tiempo parcial: sin registro diario, se presume que el contrato es a jornada completa (art. 12.4.c ET). Todo en la guía del registro de jornada.
Cómo fichan los equipos en el cliente
| Método | Cómo funciona | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| QR en el cliente | Un código impreso pegado en el cuarto de limpieza o en la conserjería; el trabajador lo escanea al llegar y al irse | Contratos recurrentes: oficinas, comunidades, tiendas |
| Zona GPS | El fichaje solo se acepta dentro del radio alrededor de la dirección del cliente | Servicios puntuales donde no puedes pegar un código |
| Selfie (opcional) | Foto al fichar, guardada 30 días y borrada automáticamente | Cuando un cliente exigente quiere una confirmación visual |
| Face ID o huella del móvil | La comprobación se hace en el móvil del trabajador mediante passkey; solo recibimos la confirmación | Para que nadie fiche por un compañero |
El GPS se lee solo en el momento de fichar, no durante todo el día. El trabajador no está localizado entre clientes, algo importante también para la protección de datos: el art. 90 de la LOPDGDD obliga a informar antes, de forma expresa y clara, de cualquier uso de la geolocalización. Más en fichaje GPS.
Horas por cliente, para facturar y presupuestar
Cada cliente o edificio es un centro en la app, con su código QR y su zona GPS. Las horas se suman por centro, así que sabes exactamente:
- cuántas horas ha trabajado el equipo en cada cliente este mes;
- si un contrato de «20 horas al mes» en realidad consume 32;
- qué pedir al renovar el contrato o en un presupuesto nuevo;
- qué enviar al cliente como prueba de presencia, con hora de llegada y salida.
Filtras la exportación en Excel, CSV o PDF por cliente. Con la API y los webhooks (Zapier, Make, n8n) puedes enviar las horas directamente a tu programa de facturación.
Desplazamientos entre clientes: ¿son tiempo de trabajo?
Es una de las dudas más frecuentes en limpieza. Cuando el trabajador va de un cliente a otro durante su jornada, por orden de la empresa, ese trayecto forma parte normalmente del tiempo de trabajo. Además, el Tribunal de Justicia de la UE (asunto C-266/14, Tyco, 2015) declaró que, para trabajadores sin centro fijo, el desplazamiento diario desde casa al primer cliente y desde el último a casa también es tiempo de trabajo.
Cómo se aplica en tu caso depende de la organización del servicio y de tu convenio. La app te muestra por separado el tiempo en cada cliente y los huecos entre fichajes, para que puedas decidir con datos.
Sin cobertura en el sótano: el fichaje funciona sin conexión
El fichaje se guarda en el móvil con la hora real y la ubicación y se envía solo cuando vuelve la señal. En el informe aparece la hora del fichaje, no la del envío, y si alguien cambia la hora del móvil, queda marcado.
Los coordinadores ven a sus equipos
- El coordinador de zona usa la app de jefe de equipo: ve quién ha llegado a cada cliente y quién todavía no.
- Los fichajes fuera de zona («me han mandado a otro cliente») llegan con motivo y los apruebas o rechazas.
- Puedes enviar tareas desde la app («limpieza a fondo en la 3.ª planta») y mensajes por el chat interno.
- Las vacaciones se piden y aprueban desde la app; de vacaciones no se puede fichar.
- Si el grupo tiene varias sociedades (limpieza, mantenimiento, vigilancia), las gestionas desde la misma cuenta.
Turnos de madrugada, noche y horas extra
La limpieza de oficinas se hace a menudo antes de las 06:00 o después de las 22:00. Ese tramo es trabajo nocturno (art. 36 ET) y su retribución específica la fija el convenio; lo explicamos en plus de nocturnidad. En la app, las horas nocturnas, de fin de semana y extra aparecen separadas.
Si activas la confirmación de horas extra, quien se queda más tiempo confirma con el QR y una foto que sigue en el cliente; si no, la app registra la salida a la hora prevista. Recuerda que el tiempo parcial no puede hacer horas extra salvo fuerza mayor, solo horas complementarias pactadas. Más en cómo calcular las horas extra.
Precios
1,99 € por empleado activo al mes, mínimo 5 empleados facturados (9,95 €/mes), sin IVA. El número de clientes o centros no influye. Empiezas con 7 días gratis, sin tarjeta, para hasta 10 empleados. Si quieres una tablet en tu sede para quien empieza allí la jornada, mira la oferta especial: tablet, 3 meses gratis y guía para instalarla tú mismo en unos 10 minutos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo demuestro a un cliente que el equipo estuvo allí?
Cada fichaje lleva la hora del servidor, la ubicación GPS del momento y, si usas el QR del cliente, la prueba de que el trabajador estuvo junto al código. Opcionalmente puedes pedir un selfie. Después exportas en PDF las horas de ese cliente.
¿Es legal usar el GPS con el personal de limpieza?
Sí, si es proporcionado y se informa antes. El art. 90 de la LOPDGDD y el art. 20 bis del Estatuto de los Trabajadores exigen informar de forma expresa, clara e inequívoca. La ubicación solo se lee al fichar, no de forma continua, y la app incluye una plantilla de evaluación de impacto (EIPD).
¿Cómo registro la jornada de quien va de un cliente a otro?
Cada trabajador ficha al llegar y al salir de cada cliente, y la app suma las horas por día y por centro. El registro diario de inicio y fin de jornada que exige el art. 34.9 ET sale directamente de esos fichajes.
¿Se paga el tiempo de desplazamiento entre clientes?
Normalmente, el trayecto entre clientes durante la jornada y por orden de la empresa es tiempo de trabajo. Para trabajadores sin centro fijo, el TJUE (asunto Tyco, C-266/14) consideró tiempo de trabajo incluso el trayecto de casa al primer cliente y del último a casa. Revisa tu convenio y tu caso con tu asesor.
¿Puedo pegar el código QR en las instalaciones del cliente?
Sí, con su permiso. Es un código impreso, sin electrónica, que se pega en un sitio discreto (cuarto de limpieza, conserjería). Si no es posible, usas solo la zona GPS de la dirección.
¿Cuánto cuesta para una empresa de limpieza con 30 trabajadores?
30 × 1,99 € = 59,70 € al mes, más IVA, con independencia del número de clientes. Solo pagas a los trabajadores activos ese mes.