Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter: was sie können muss und wie Sie die richtige finden
Eine Zeiterfassungssoftware speichert Kommen, Gehen und Pausen Ihrer Mitarbeiter, berechnet Überstunden und liefert die Daten für die Lohnabrechnung. Entscheidend sind verlässliche Stempelungen an allen Standorten, nachvollziehbare Korrekturen, Datenschutz und ein fairer Preis. Hier finden Sie die Kriterien und einen ehrlichen Vergleich.
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Was eine Zeiterfassungssoftware leistet
- Stempeln: Kommen, Pause, Gehen am Handy, Computer, Tablet oder Terminal.
- Arbeitszeitmodelle: feste Zeiten, Schichten, Teilzeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit.
- Berechnung: Ist- gegen Sollstunden, Überstunden, Pausen, Nacht- und Wochenendstunden.
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich.
- Kontrolle: Wer ist da, wer fehlt, auffällige Stempelungen, Korrekturen mit Grund.
- Export: Daten für Lohnbuchhaltung, Steuerberatung und Prüfungen.
So wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware: die wichtigen Kriterien
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Rechtssicherheit | Erfasst Beginn, Ende und Pausen täglich; Korrekturen bleiben sichtbar; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre. |
| Manipulationsschutz | Serverzeit, Schutz gegen Stempeln für Kollegen, Erkennung auffälliger Stempelungen. |
| Standorte | Baustellen, Filialen, Homeoffice ohne zusätzliche Geräte. |
| Offline | Stempeln ohne Netz mit echter Uhrzeit. |
| Datenschutz | Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine unnötige Biometrie, Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung. |
| Mitbestimmung | Rollen und Rechte, die sich in einer Betriebsvereinbarung abbilden lassen. |
| Bedienung | Für Mitarbeiter ohne Schulung nutzbar, in ihrer Sprache. |
| Export und Schnittstellen | Excel, CSV, PDF; API oder Webhooks für Lohnsoftware. |
| Kosten | Preis pro Mitarbeiter, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. |
Cloud oder lokal installiert?
| Cloud-Software | Lokal installierte Software | |
|---|---|---|
| Installation | Keine, Zugriff per Browser und App | Auf einem Server oder PC im Betrieb |
| Updates | Automatisch | Manuell, oft kostenpflichtig |
| Mehrere Standorte | Sofort | Netzwerk, VPN oder Synchronisation nötig |
| Datensicherung | Beim Anbieter | Ihre Verantwortung |
| Kosten | Monatlich pro Mitarbeiter | Lizenz einmalig plus Wartung |
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist Cloud-Software die einfachere Wahl. Achten Sie auf Server in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu unter Online-Zeiterfassung.
Excel, Stempeluhr, lokale Software oder Cloud-App?
| Excel | Stempeluhr | Lokale Software | Cloud-App (QRtimetrack) | |
|---|---|---|---|---|
| Anschaffung | Keine | Gerät pro Standort | Lizenz | Keine |
| Stempeln vor Ort | Nein, Nachtragen | Ja | Mit Terminal | Ja, Handy oder Tablet |
| Außendienst / Baustelle | Schwierig | Nein | Schwierig | Ja, mit GPS, offline |
| Korrekturen nachvollziehbar | Nein | Teilweise | Ja | Ja, mit Grund |
| Berechnung Überstunden | Formeln | Teilweise | Ja | Ja |
| Wartung | Sie | Sie | Sie | Anbieter |
Wer nur wenige Mitarbeiter im Büro hat, kommt anfangs mit einem Stundenzettel aus. Einen Kostenvergleich mit Hardware finden Sie unter Stempeluhr oder App.
Was Sie in QRtimetrack bekommen
- Stempeln per QR-Code (gedruckt oder rotierend), GPS, Selfie, Face ID oder Fingerabdruck am Handy, Tablet am Eingang mit PIN, Ausweis oder persönlichem Code.
- Offline-Stempeln mit echter Uhrzeit.
- Schutz vor Manipulation: Serverzeit, ein Handy pro Mitarbeiter, unmögliche Wege, Risiko-Ampel.
- Arbeitszeiten, Verspätungen, Pausen, Überstunden mit Bestätigung per QR-Code und Foto.
- Urlaub, Aufgaben, interner Chat mit Lesebestätigung.
- Teamleiter-App für Bauleiter, Filial- und Schichtleiter.
- Monatsabschluss mit Bestätigung durch die Mitarbeiter.
- Export als Excel, CSV, PDF; REST-API und Webhooks für Zapier, Make oder n8n.
- Mehrere Firmen in einem Konto, Mitarbeiter-App in 23 Sprachen.
- Daten in Frankfurt, keine Biometriedaten auf unseren Servern, DSFA-Vorlage.
Einführung an einem Tag
- Konto anlegen und Standorte eintragen.
- QR-Codes drucken oder Tablet am Eingang einrichten.
- Arbeitszeiten und Teamleiter festlegen.
- Mitarbeiter per Link einladen und informieren; mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung abstimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Ab dem nächsten Tag stempeln, nach einem Monat erster Abschluss.
Was kostet die Zeiterfassungssoftware?
Standard-Tarif: 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 5 Mitarbeiter berechnet (9,95 € im Monat), zzgl. MwSt. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Sie zahlen nur Mitarbeiter, die im Monat aktiv waren.
Testphase: 7 Tage, ohne Kreditkarte, bis 10 Mitarbeiter. Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+ mit Schritt-für-Schritt-Anleitung (Einrichtung durch Sie in etwa 10 Minuten) und 3 Monate gratis für 299 €, begrenzte Startauflage von 100 Systemen. Details auf der Angebotsseite.
Häufige Fragen
Gibt es kostenlose Zeiterfassungssoftware?
Es gibt kostenlose Tabellen und einfache Apps, meist ohne Manipulationsschutz, Standorte oder Export. QRtimetrack können Sie 7 Tage kostenlos mit bis zu 10 Mitarbeitern testen; danach ab 9,95 € im Monat. Eine kostenlose Papier-Alternative ist unsere Stundenzettel-Vorlage.
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassungssoftware und Zeiterfassung App?
Meist keiner: Moderne Zeiterfassungssoftware besteht aus einem Dashboard im Browser für die Verwaltung und einer App, mit der die Mitarbeiter stempeln. Ältere Software läuft dagegen lokal auf einem PC und braucht Terminals.
Muss ich etwas auf den Firmen-PCs installieren?
Nein. Das Dashboard läuft im Browser, die Mitarbeiter-App ist eine Web-App auf dem Handy. Im Büro kann auch im Browser gestempelt werden, beschränkt auf das Firmennetz.
Erfüllt eine Software die gesetzliche Pflicht?
Ja, wenn sie Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter verlässlich erfasst. Eine behördliche Zertifizierung gibt es nicht. Wichtig sind nachvollziehbare Korrekturen und zwei Jahre Aufbewahrung.
Funktioniert die Software für mehrere Baustellen oder Filialen?
Ja. Jeder Standort hat einen eigenen QR-Code und GPS-Bereich, die Teamleiter sehen nur ihre Standorte, und Sie sehen alles in einem Konto, auch über mehrere Firmen.
Werden Fingerabdrücke gespeichert?
Nein. Face ID oder Fingerabdruck werden nur auf dem Handy des Mitarbeiters per Passkey geprüft. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, keine biometrischen Daten.
Wie lange dauert die Einführung?
Die technische Einrichtung dauert unter einer Stunde, die Einführung im Team meist einen Tag. Rechnen Sie mit Betriebsrat zusätzlich die Zeit für die Betriebsvereinbarung ein.