Program de pontaj pentru angajați: ce face și cum alegi software-ul potrivit
Un program de pontaj înregistrează ora de sosire și de plecare a fiecărui angajat, calculează orele lucrate, pauzele și suplimentarele și scoate la final de lună evidența cerută de Codul muncii. Mai jos găsești criteriile după care alegi un software de pontaj, diferența dintre cloud și instalat și cât costă.
Actualizat:
Ce face un program de pontaj
Un software de pontaj înlocuiește condica și tabelul Excel completat de mână. Indiferent de furnizor, un program bun face cinci lucruri:
- Înregistrează pontajul. Sosire, pauză, plecare, cu ora exactă și locul de unde s-a pontat.
- Verifică dacă pontajul e real. Că angajatul era la locație și că nu a pontat un coleg în locul lui.
- Calculează orele. Ore lucrate, întârzieri, plecări mai devreme, ore suplimentare, ore de noapte și de weekend, după programul setat.
- Arată situația în timp real. Cine e la muncă acum, cine lipsește, cine a întârziat.
- Închide luna și exportă. Foaia de pontaj pentru contabil și evidența pentru ITM, cu ora de început și de sfârșit pe fiecare zi.
Pe lângă acestea, multe programe moderne adaugă comunicarea cu echipa (anunțuri, ședințe, alerte), sarcini și cereri de concediu, ca să nu mai folosești trei aplicații diferite pentru aceiași oameni.
Legea nu cere un anumit program. Codul muncii (art. 119) cere evidența orelor prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit, prezentată inspectorilor la cerere. Orice software care produce corect aceste date este valabil.
Cum alegi un program de pontaj: criteriile care contează
Demo-urile arată toate la fel de bine. Diferențele apar în prima lună de folosire reală: pe șantier fără semnal, la tura de noapte, la primul control ITM. Verifică fiecare criteriu de mai jos înainte să semnezi.
| Criteriu | Ce întrebi furnizorul | De ce contează |
|---|---|---|
| Funcționare offline | Pontajul se salvează fără internet, cu ora reală a scanării? | Pe șantier, în subsol sau în depozit semnalul dispare. Fără offline pierzi pontaje sau primești ore greșite. |
| Anti-fraudă | Ce împiedică un coleg să ponteze pentru altul? Ce se întâmplă dacă angajatul își schimbă ora pe telefon? | Pontajul pentru colegi este cea mai frecventă problemă la condică și la sistemele simple. |
| Mai multe locații | Pot avea sedii, magazine sau șantiere diferite, fiecare cu metoda și managerul ei? | Fiecare locație nouă nu trebuie să însemne un aparat nou și o centralizare manuală. |
| Limbi | În ce limbi vede angajatul aplicația? | Cu muncitori străini, o aplicație doar în română generează erori și telefoane la birou. |
| Export pentru ITM | Exportul are ora de intrare și ieșire pe fiecare zi, nu doar totaluri? | Un total de „8 ore” pe zi nu respectă art. 119 din Codul muncii. |
| GDPR și biometrie | Prelucrează amprenta sau fața angajaților în firmă? Unde sunt găzduite datele? | Datele biometrice sunt categorie specială (art. 9 GDPR) și cer temei legal și evaluare de impact. |
| Preț | Cât plătesc pe 3 ani, cu toate locațiile, inclusiv hardware, montaj și licențe? | Prețul primului aparat sau al primei luni nu spune totul. |
| Test gratuit | Pot testa cu oamenii mei înainte să plătesc? | Singurul mod sigur să vezi dacă angajații chiar îl folosesc. |
Pentru un checklist mai larg despre tipurile de sistem (card, amprentă, facial, QR, GPS) și costurile lor pe 3 ani, vezi ghidul despre pontajul electronic.
Program de pontaj în cloud sau instalat pe calculator?
Programele de pontaj clasice se instalau pe un calculator din firmă și citeau datele de la un aparat de la intrare. Programele noi rulează în cloud: deschizi un site, iar angajații pontează de pe telefon sau de pe o tabletă.
| Software instalat | Program de pontaj în cloud | |
|---|---|---|
| Unde rulează | Pe un calculator sau server din firmă | Pe serverele furnizorului, accesat din browser |
| Acces de acasă sau de pe șantier | Greu, de obicei doar din birou | De oriunde, de pe calculator sau telefon |
| Actualizări | Le instalezi tu sau un tehnician | Automate, fără intervenție |
| Backup | Responsabilitatea ta | Făcut de furnizor |
| Cost | Licență plătită o dată, plus mentenanță | Abonament lunar |
| Mai multe locații | Rețea sau sincronizare între sedii | Toate locațiile în același cont |
Software-ul instalat poate avea sens dacă ai un singur sediu, un departament IT și reguli interne care interzic cloud-ul. Pentru o firmă mică sau medie, cu oameni pe teren sau în mai multe locații, cloud-ul elimină aproape toată partea tehnică. Verifică însă unde sunt găzduite datele: preferabil în Uniunea Europeană.
Excel, software instalat, ceas cu amprentă sau aplicație cloud?
Cele patru variante pe care le compară de obicei firmele din România, pe criteriile care contează zilnic:
| Excel | Software instalat | Ceas cu amprentă | Aplicație cloud pe telefon | |
|---|---|---|---|---|
| Cost inițial | Zero | Licență + instalare | Aparat + montaj pe fiecare locație | Zero |
| Cine înregistrează orele | Managerul, de mână | Aparatul sau angajatul, la calculator | Aparatul | Angajatul, de pe telefon sau tabletă |
| Pontaj pentru colegi | Ușor | Depinde de aparat | Greu | Greu, dacă are QR rotativ, GPS și un telefon per angajat |
| Echipe pe teren sau șantiere | Raportare telefonică | Greu | Un aparat pe fiecare punct | Da, cu GPS |
| Fără internet | Nu e cazul | Depinde | Da, local | Doar dacă are mod offline |
| Calcul ore și suplimentare | Formule făcute de tine | Da | Parțial, cu software separat | Automat |
| Date biometrice în firmă | Nu | Depinde | Da | Nu, dacă verificarea se face pe telefon |
| Export pentru ITM | Dacă e completat corect | Da | Depinde de model | Da |
Excelul funcționează pentru câțiva oameni la un birou, dacă îl completezi zilnic cu orele reale. Poți porni de la o foaie de pontaj gratuită. Ceasul cu amprentă rezolvă pontajul pentru colegi, dar aduce costuri pe fiecare locație și obligații GDPR. Comparația detaliată aparat vs. telefon e în ghidul ceas de pontaj sau aplicație.
Ce primești în programul de pontaj QRtimetrack
QRtimetrack este un program de pontaj în cloud. Managerii lucrează din browser, iar angajații pontează din aplicația de pe telefon, care se deschide dintr-un link și se adaugă pe ecranul principal, fără Google Play sau App Store. Merge pe Android și iPhone.
- Metode de pontaj pe locație: cod QR tipărit, cod QR pe ecran care se schimbă la 15 secunde, GPS cu zonă pe hartă, selfie opțional (șters după 30 de zile), Face ID sau amprentă prin passkey, tabletă la intrare cu cod personal sau PIN, pontaj din browser doar din rețeaua biroului și telemuncă de la adresa declarată.
- Offline: pontajul se salvează pe telefon cu ora reală și se trimite când revine semnalul.
- Anti-fraudă: ora serverului, un singur telefon per angajat, alertă la deplasare imposibilă, semafor de risc pe fiecare pontaj.
- Ecranul „La lucru acum”: un panou pe care îl pui pe un monitor și vezi cine e la muncă în timp real.
- Închiderea lunii: managerul blochează orele, angajatul le confirmă sau le contestă din telefon.
- Export în Excel, CSV sau PDF, cu intrare și ieșire pe fiecare zi.
- Comunicare: anunțuri, ședințe și alerte cu notificări push, sarcini și cereri de concediu.
- Limbi: aplicația angajatului în 21 de limbi, dashboard-ul în română, engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană și olandeză.
- Date găzduite în UE, la Frankfurt. Nicio dată biometrică pe server.
Detalii despre fiecare metodă găsești în paginile despre aplicația de pontaj, pontajul cu cod QR și pontajul GPS. Dacă angajații pontează de acasă sau din browser, vezi pontajul online.
Implementarea într-o singură zi
Un program de pontaj în cloud nu cere tehnician, cabluri sau instalare pe calculatoare. Pentru o firmă cu 10–50 de angajați, planul arată așa:
- Creezi contul și adaugi locațiile: sediul, magazinele sau șantierele, fiecare cu raza GPS și metoda de pontaj.
- Setezi programul de lucru pentru toată firma sau pe angajat: ore, pauze, ture.
- Tipărești codurile QR și le lipești la intrare. Unde ai trafic mare, pui codul rotativ pe o tabletă sau un monitor.
- Trimiți invitațiile. Fiecare angajat primește un link, îl deschide și adaugă aplicația pe ecranul principal. Pentru cine nu are smartphone, pregătești tableta cu PIN.
- Informezi angajații în scris ce date se colectează la pontaj, de ce și cât timp se păstrează.
- Faceți un pontaj de probă și verifici în dashboard că toată lumea apare corect.
Dacă vrei siguranță la primul control, păstrează condica în paralel o lună. Ce trebuie să conțină evidența găsești în ghidul despre evidența timpului de muncă.
Cât costă programul de pontaj
Un singur plan, Standard: 19 €/lună pentru 1–9 angajați activi. De la 10 angajați plătești 1,99 € pe angajat activ pe lună. Prețurile sunt fără TVA, plata e lunară cu cardul, fără contract pe termen lung.
| Angajați activi | Preț pe lună (fără TVA) |
|---|---|
| 5 | 19 € |
| 9 | 19 € |
| 15 | 29,85 € |
| 30 | 59,70 € |
| 80 | 159,20 € |
Perioada de probă: 14 zile gratuit, fără card, pentru maximum 25 angajați. În perioada de probă nu sunt incluse doar integrările.
Întrebări frecvente
Există program de pontaj gratuit?
QRtimetrack nu are un plan gratuit permanent. Ai 14 zile de probă gratuită, fără card, pentru maximum 25 angajați. După aceea plătești 19 € pe lună până la 9 angajați și 1,99 € pe angajat pe lună de la 10 angajați, fără TVA. Dacă vrei o variantă complet gratuită, poți folosi o foaie de pontaj în Excel sau pe hârtie, completată zilnic cu orele reale.
Ce diferență e între un program de pontaj și o aplicație de pontaj?
În practică, termenii se folosesc pentru același lucru. „Program” sau „software” de pontaj se referă de obicei la partea de administrare (orele, rapoartele, exportul), iar „aplicația” la ce folosește angajatul pe telefon. În QRtimetrack ai ambele: dashboard în browser pentru manageri și aplicație pe telefon pentru angajați.
Trebuie să instalez ceva pe calculatoarele din firmă?
Nu. Programul rulează în cloud și îl deschizi din browser, de pe orice calculator sau telefon. Angajații nu instalează nimic din magazinul de aplicații: deschid linkul primit și adaugă aplicația pe ecranul principal.
Este acceptat de ITM un software de pontaj?
Da. Codul muncii cere evidența orelor zilnice cu ora de început și de sfârșit, fără să impună o formă anume, și ca evidența să fie prezentată la cerere. Un export din program cu aceste date este valabil. Nu există programe „aprobate” de ITM; inspectorii verifică datele, nu software-ul.
Pot folosi programul pe mai multe șantiere sau magazine?
Da. Fiecare locație are propriul cod QR, propria zonă GPS și, dacă vrei, propriul manager, care își vede doar oamenii. Toate locațiile sunt în același cont, fără aparate noi. Vezi și pagina despre pontajul pe șantier.
Programul de pontaj folosește amprenta angajaților?
Nu. Face ID sau amprenta se verifică pe telefonul angajatului, prin passkey, iar serverul primește doar confirmarea. Nu stocăm date biometrice. Selfie-ul este opțional și se șterge automat după 30 de zile.
Pot exporta orele pentru contabil?
Da, în Excel, CSV sau PDF, cu intrarea și ieșirea pe fiecare zi, pauzele, orele suplimentare și totalurile pe angajat. Pentru verificarea sporului de ore suplimentare poți folosi și calculatorul de ore suplimentare.
Cât durează să încep să folosesc programul?
Pentru o firmă mică, de la creare cont până la primul pontaj real durează de obicei o zi sau mai puțin: adaugi locațiile, tipărești codurile QR și trimiți invitațiile angajaților.