Reloj de fichar: huella, tarjeta, tablet o app, cuál te conviene
Un reloj de fichar con huella parece la opción más barata para una oficina con una sola puerta. Pero a tres años, con varios centros y con lo que exige la AEPD para los datos biométricos, las cuentas cambian. Comparamos el reloj de huella, el de tarjeta, la tablet en la entrada y el fichaje con QR desde el móvil.
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En resumen: qué elegir según tu empresa
| Tu situación | Opción recomendada |
|---|---|
| Un solo centro, todos entran por la misma puerta | Tablet en la entrada o código QR. Un reloj de tarjeta también sirve si aceptas que alguien pueda fichar por un compañero. |
| Varias tiendas, locales o delegaciones | Fichaje con QR desde el móvil: un código por centro y todo en una sola cuenta. |
| Obras o equipos que se desplazan | QR + GPS en el móvil, con fichaje sin cobertura. |
| Trabajadores sin smartphone | Tablet en la entrada con PIN o con tarjeta impresa. |
| Quieres verificación biométrica | Face ID o huella del propio móvil del trabajador (passkey), no un lector de huellas de la empresa. |
Sea cual sea el aparato, la obligación es la misma: registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador y conservar los registros cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Lo explicamos en la guía del registro de jornada.
Coste a 3 años: reloj de fichar frente a app
El precio del aparato es solo una parte. Para comparar bien, suma tres años de aparato, instalación, software, centros adicionales y el tiempo que se va en pasar los fichajes a nómina. El ejemplo es para 15 trabajadores.
| Opción | Qué pagas | Total estimado 3 años, 1 centro | Total estimado 3 años, 3 centros |
|---|---|---|---|
| Reloj de fichar con huella | Aparato, instalación y a menudo licencia de software | 100–1.000 € | 300–2.500 € |
| Reloj de fichar con tarjeta RFID | Lector, tarjetas y a menudo software | 100–800 € | 300–2.000 € |
| Tablet en la entrada + QRtimetrack | Pack completo de 299 € (tablet + 3 meses gratis) y después 29,85 €/mes | 1.284,05 € | 1.284,05 € + una tablet por cada centro adicional |
| QRtimetrack solo en el móvil (QR + GPS) | Suscripción de 29,85 €/mes | 1.074,60 € | 1.074,60 € |
La conclusión honesta: para un solo centro, un reloj de fichar barato puede costar menos sobre el papel. La diferencia está en lo que no sale en la factura:
- El cierre de mes. Muchos relojes solo exportan una lista de marcajes. Alguien tiene que convertirla en horas, pausas y horas extra.
- Cada centro nuevo necesita otro aparato, instalación y un enchufe.
- El cumplimiento del RGPD con la huella: evaluación de impacto, información a la plantilla y alternativa para quien no quiera usarla.
- Las averías. Un lector que deja de reconocer huellas significa fichajes perdidos y correcciones a mano.
Precio de QRtimetrack: 9,95 €/mes hasta 5 empleados activos y 1,99 € por empleado activo al mes a partir del sexto, sin IVA. Más detalles en la app de fichaje.
El reloj de huella y la protección de datos
Un reloj de fichar con huella trata datos biométricos. En su guía de noviembre de 2023 sobre control de presencia con sistemas biométricos, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) concluye que:
- La huella o la cara usadas para identificar al trabajador son datos de categoría especial (art. 9 RGPD), cuyo tratamiento está prohibido salvo excepciones.
- La obligación general de registrar la jornada (art. 34.9 ET) no basta por sí sola como base jurídica para usar biometría.
- El consentimiento del trabajador difícilmente es libre, por la relación de dependencia con la empresa.
- Es un tratamiento de alto riesgo que exige una evaluación de impacto (EIPD) y demostrar que no hay alternativas menos intrusivas.
En la práctica, muchas empresas han sustituido el reloj de huella por tarjeta, código QR o app. Si ya tienes uno, revísalo con tu delegado de protección de datos o tu asesor.
Si quieres una verificación biométrica sin esos riesgos, la vía es el Face ID o la huella del móvil del trabajador. La comprobación la hace el propio teléfono mediante una llave de acceso (passkey) y QRtimetrack solo recibe la confirmación: la empresa no guarda huellas ni plantillas faciales. Comparamos todos los sistemas en la guía de control horario electrónico.
Fichar por un compañero
Es el problema clásico: alguien ficha por el compañero que llega tarde o no viene. En una hoja de firmas basta con firmar por otro; con un reloj de tarjeta, con prestar la tarjeta. La huella lo evita, pero con los problemas de protección de datos que hemos visto.
Una app bien pensada consigue lo mismo sin biometría en la empresa:
- Un móvil por trabajador. Para fichar por otro necesitas su teléfono desbloqueado, y un móvil nuevo requiere la aprobación del responsable.
- QR rotativo en pantalla que cambia cada 15 segundos: una foto enviada por WhatsApp ya no sirve.
- Zona GPS alrededor del centro: desde casa no se puede fichar en la obra.
- Selfie al fichar opcional, que se borra automáticamente a los 30 días.
- Semáforo de riesgo en los fichajes dudosos, que apruebas o rechazas.
Varios centros y obras
El reloj de fichar está pensado para una fábrica con una sola puerta. En una obra aparecen problemas concretos: al principio no hay corriente estable, hay que proteger el aparato del polvo y la lluvia, y cuando acaba la obra hay que desmontarlo. Con tres obras tienes tres aparatos y tres exportaciones que juntar.
Con una app, cada centro tiene su código QR impreso y su radio GPS. Pegas el código en la caseta y listo. El fichaje funciona sin cobertura: se guarda en el móvil con la hora real y se envía cuando vuelve la señal. El encargado ve solo a su gente y tú ves todos los centros a la vez. Más en control horario en obras y fichaje GPS.
La tablet como reloj de fichar
Si quieres un punto fijo de fichaje, como un reloj, pero sin un aparato cerrado, pones una tablet en la entrada en modo quiosco. Encaja en fábricas, cocinas, almacenes o equipos donde no todos tienen smartphone.
- Colocas una tablet junto a la entrada y la vinculas a la cuenta de tu empresa.
- Quien tiene móvil abre la app y muestra su código personal, que cambia cada 30 segundos. La tablet lo lee y registra el fichaje.
- Quien no tiene móvil teclea su PIN o acerca una tarjeta impresa con su código.
- La tablet puede hacer una foto en cada fichaje, y el registro aparece al momento en el panel con las mismas reglas de horario, retrasos y pausas.
La tablet también puede mostrar un QR que cambia cada 15 segundos para que el equipo lo escanee con su móvil y no se formen colas en el cambio de turno. Más sobre el fichaje con QR.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un reloj de fichar con huella?
Los modelos básicos cuestan desde unas decenas de euros y los que incluyen software y conexión a internet pueden llegar a varios cientos, más la instalación. Hay que sumar un aparato por centro y el coste de cumplir el RGPD, porque la huella es un dato biométrico.
¿Es legal el reloj de fichar con huella en España?
No está prohibido de forma automática, pero es difícil de justificar. Según la guía de la AEPD de 2023, la huella es un dato de categoría especial, la obligación de registrar la jornada no basta como base jurídica, y hace falta una evaluación de impacto y valorar alternativas menos intrusivas. Consúltalo con tu asesor.
¿Puedo usar una tablet en lugar de un reloj de fichar?
Sí. Una tablet en la entrada en modo quiosco sustituye al reloj. El trabajador muestra un código personal desde su móvil, teclea un PIN o usa una tarjeta impresa. La ventaja es que las horas llegan directamente al panel, con retrasos, pausas y horas extra calculados.
¿Qué hago con el reloj de fichar que ya tengo?
Puedes cambiar poco a poco: arrancas la app en paralelo en un centro, comparas las horas un mes y decides. Si el reloj usa huella, habla con tu delegado de protección de datos sobre cómo borrar las plantillas de huella cuando dejes de usarlo.
¿Cómo evito que alguien fiche por otro sin usar la huella?
Combinando varias comprobaciones: un único móvil por trabajador, un QR que cambia cada pocos segundos, una zona GPS alrededor del centro y avisos de fichajes sospechosos. Opcionalmente, un selfie o el Face ID del propio móvil. Así la empresa no guarda datos biométricos.
¿El fichaje desde el móvil funciona sin internet?
Sí. En QRtimetrack el fichaje se guarda en el móvil con la hora real y la ubicación y se envía solo cuando vuelve la señal. El servidor comprueba además si se ha cambiado la hora del teléfono.