Registro de jornada: qué exige la ley y cómo cumplirla en 2026

Qué es el registro de jornada y desde cuándo es obligatorio

El registro de jornada (también llamado registro horario, control horario o, en el día a día, «fichaje») es la anotación diaria de a qué hora empieza y termina de trabajar cada empleado. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que añadió un apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET). La obligación se aplica desde el 12 de mayo de 2019.

Antes de 2019 solo había que registrar las horas extraordinarias y la jornada de los contratos a tiempo parcial. El objetivo de la reforma fue poder comprobar el tiempo realmente trabajado y combatir las horas extra no pagadas ni cotizadas. Dos días después de su entrada en vigor, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea confirmó en el asunto C-55/18 (14 de mayo de 2019) que los Estados deben exigir a las empresas un sistema «objetivo, fiable y accesible» para medir la jornada diaria.

Qué dice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), redacción dada por el Real Decreto-ley 8/2019

De este texto salen las cuatro obligaciones básicas: registrar cada día, registrar hora de inicio y hora de fin, organizar el sistema por convenio, acuerdo o decisión de la empresa tras consultar a los representantes, y conservar los registros cuatro años a disposición de quien tiene derecho a verlos.

Quién está obligado a llevar el registro de jornada

La obligación es de la empresa y alcanza a todas, sin excepción por tamaño ni sector: un bar con dos camareros tiene la misma obligación que una multinacional. Afecta a toda la plantilla con contrato laboral, sea indefinida, temporal, fija discontinua, a jornada completa o parcial.

Algunos colectivos (transporte, trabajo en el mar, sector ferroviario, entre otros) tienen reglas específicas sobre jornada en el Real Decreto 1561/1995 y pueden tener particularidades en su registro. Si tu caso es especial, revisa tu convenio colectivo o consulta con tu asesor laboral.

Qué datos hay que registrar

El mínimo legal es la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador, cada día. No basta con anotar «8 horas» ni con copiar el horario teórico: hay que reflejar las horas reales.

• Pausas: la ley no obliga a registrarlas, pero la Guía del Ministerio de Trabajo recomienda hacerlo. Si no constan, puede ser difícil demostrar que una pausa no era tiempo de trabajo.
• Horas extraordinarias: se registran día a día, se suman en el periodo de pago de la nómina y el trabajador recibe copia del resumen (art. 35.5 ET).
• Tiempo parcial: registro diario, total mensual y copia del resumen junto con la nómina (art. 12.4.c ET).
• Teletrabajo: el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad, incluyendo inicio y fin de la jornada (art. 14 Ley 10/2021).

Lo habitual es anotar también la fecha, el nombre del trabajador, el centro de trabajo y, si las hay, las incidencias (olvido de fichaje, corrección, ausencia justificada). Un buen sistema guarda quién corrigió un dato y por qué.

Cómo se puede llevar el registro: papel, Excel o app

Hoy la ley no impone un formato. La Guía del Ministerio de Trabajo admite cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que ofrezca información fiable y que no pueda modificarse a posteriori. En la práctica, las opciones son:

Si aún llevas el registro a mano, puedes generar gratis una plantilla de registro de jornada. Si quieres automatizarlo, una app de fichaje te ahorra recopilar hojas cada mes.

Está en tramitación un Real Decreto que exigirá un registro exclusivamente digital con acceso remoto para la Inspección. A 19 de octubre de 2026 no se ha publicado en el BOE. Lo seguimos en registro horario digital.

Conservación durante cuatro años y acceso a los registros

La empresa debe conservar los registros cuatro años. Durante ese tiempo tienen que estar a disposición de:

• Las personas trabajadoras, que pueden consultar sus propios registros.
• Sus representantes legales (comité de empresa o delegados de personal).
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Según la Guía del Ministerio, los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. Si los guardas en una oficina central o en la nube, asegúrate de que el responsable de cada centro puede mostrarlos cuando lleguen los inspectores.

Teletrabajo y trabajo fuera del centro

El registro también se aplica a quien trabaja desde casa, en ruta o en las instalaciones de un cliente. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia dice expresamente que el sistema de registro debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo y el momento de inicio y fin de la jornada.

Para estos casos el papel funciona mal: el trabajador no está en la oficina para firmar. Las soluciones habituales son fichar desde el ordenador o desde el móvil. Si se usa la geolocalización, el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) obliga a informar antes a los trabajadores de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y características de ese tratamiento.

Trabajadores a tiempo parcial: una regla más estricta

El artículo 12.4.c del ET ya obligaba antes de 2019 a registrar día a día la jornada de los trabajadores a tiempo parcial, totalizarla mensualmente y entregar al trabajador, junto con la nómina, un resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias.

La consecuencia de no hacerlo es seria: si no hay registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. Eso puede suponer reclamaciones de salario y cotizaciones como si el trabajador hubiera estado a jornada completa. Los tribunales han aplicado esta presunción en numerosas ocasiones.

Sanciones por no llevar el registro de jornada

El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos y registro de jornada. Las cuantías vigentes desde el 1 de octubre de 2021 (art. 40 LISOS, modificado por la Ley 10/2021) son:

La falta de registro suele ser solo el principio. Si la Inspección detecta horas extra no pagadas ni cotizadas, puede levantar actas por otras infracciones y por las cotizaciones no ingresadas. Y en el caso de los trabajadores a tiempo parcial, ya hemos visto que la falta de registro activa la presunción de jornada completa.

El borrador del Real Decreto de registro digital planteaba sancionar por cada trabajador afectado en vez de por empresa. El Consejo de Estado, en su dictamen de marzo de 2026, consideró que eso requiere una norma con rango de ley. Hasta que cambie la LISOS, se aplican las cuantías de la tabla.

Qué revisa la Inspección de Trabajo

La Inspección puede presentarse sin aviso o requerirte documentación. En materia de tiempo de trabajo suele comprobar:

• Que existe un registro diario para todos los trabajadores, incluido el día de la visita.
• Que recoge horas reales de inicio y fin, no el horario teórico copiado.
• Que coincide con lo que se observa en el centro y con los cuadrantes de turnos.
• Que las horas extra están registradas, pagadas o compensadas con descanso y cotizadas, y que no superan 80 al año (art. 35.2 ET).
• Que se respetan los descansos: 12 horas entre jornadas (art. 34.3 ET), descanso semanal de día y medio (art. 37.1 ET) y pausa de 15 minutos en jornadas de más de seis horas seguidas (art. 34.4 ET).
• Que la jornada ordinaria no supera 9 horas diarias salvo que el convenio o un acuerdo distribuyan la jornada de otra forma, ni 40 horas semanales de promedio en cómputo anual (art. 34.1 y 34.3 ET).
• Que los registros de los últimos cuatro años están disponibles.

Un registro con correcciones sin explicar, horas idénticas todos los días o firmas hechas el mismo día para todo el mes despierta sospechas. Un sistema con historial de cambios y confirmación del trabajador te da mucha más seguridad.

Protección de datos: huella, reconocimiento facial y geolocalización

El registro de jornada implica tratar datos personales, así que hay que cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD: informar a los trabajadores, tratar solo los datos necesarios y conservarlos el tiempo debido.

El punto más delicado es la biometría. En noviembre de 2023 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó su guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos. Sus conclusiones principales:

• La huella dactilar y el reconocimiento facial usados para identificar a una persona son datos de categoría especial (art. 9 RGPD), cuyo tratamiento está prohibido salvo excepciones.
• Para la AEPD, la obligación genérica de registrar la jornada del art. 34.9 ET no es por sí sola base suficiente para usar biometría.
• El consentimiento del trabajador difícilmente es libre por el desequilibrio entre empresa y empleado.
• El tratamiento se considera de alto riesgo y exige una evaluación de impacto (EIPD) y valorar alternativas menos intrusivas.

La cuestión ha sido discutida por algunos juristas, pero en la práctica muchas empresas han sustituido los relojes de huella por tarjetas, códigos QR o apps. Si ya usas biometría, revísalo con tu delegado de protección de datos o tu asesor.

En QRtimetrack, cuando el trabajador usa la huella o Face ID, la comprobación la hace su propio móvil mediante llaves de acceso (passkeys): nosotros no recibimos ni guardamos huellas ni plantillas faciales. Para la geolocalización, solo se registra la ubicación en el momento del fichaje, dentro de la zona que definas, y debes informar previamente a la plantilla (art. 90 LOPDGDD).

Cómo cumplir paso a paso

1. Revisa tu convenio colectivo: puede fijar cómo se organiza el registro.
2. Consulta a los representantes de los trabajadores si los hay, y documenta la decisión sobre el sistema elegido.
3. Elige el sistema: papel, reloj o app. Valora cuántos centros tienes, si hay teletrabajo y si estarás preparado para el registro digital.
4. Informa a la plantilla sobre cómo fichar y sobre el tratamiento de sus datos.
5. Revisa los registros cada mes: olvidos, horas extra, descansos. Corrige con motivo y deja constancia.
6. Entrega los resúmenes mensuales a quien tenga contrato a tiempo parcial o haga horas extra.
7. Conserva todo cuatro años y ten los registros accesibles en cada centro.

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