App de fichaje para empleados: control horario y de presencia desde el móvil
QRtimetrack es una app de fichaje para empresas pequeñas y medianas: tus empleados fichan entrada, salida y pausa desde su móvil con un código QR, por GPS o con la huella del teléfono, y tú ves quién está trabajando, cierras el mes y exportas el registro de jornada que pide la Inspección de Trabajo.
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Cómo funciona el fichaje con QRtimetrack
Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas en España deben llevar un registro diario de jornada con la hora de inicio y fin de cada trabajador (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Lo explicamos en detalle en nuestra guía del registro de jornada. Una app de fichaje convierte esa obligación en algo que se hace en dos toques al día.
- Creas la empresa y los centros de trabajo en el panel web: oficina, obra, local, almacén. Para cada uno eliges cómo se ficha (QR, GPS, quiosco, ordenador).
- Invitas a tus empleados con un enlace de activación. Lo abren en el móvil y añaden la app a la pantalla de inicio. Funciona en Android y en iPhone, sin descargas desde Google Play ni App Store.
- El trabajador ficha: entrada, pausa y salida con botones grandes, en su idioma (uno de 21 idiomas, entre ellos español, inglés, rumano, portugués, ucraniano, nepalí, hindi, bengalí y vietnamita).
- Tú lo ves en tiempo real: quién está trabajando ahora, quién llega tarde y quién aún no ha fichado. Cada mañana recibes un resumen por correo.
- Cierras el mes y exportas: el trabajador confirma sus horas desde el móvil y tú descargas el registro en Excel, CSV o PDF.
Formas de fichar: elige la que encaja con cada centro
No todos los puestos de trabajo son iguales. Una obra no se controla como una oficina, y un equipo de limpieza que cambia de edificio cada día necesita algo distinto a una tienda. Por eso puedes combinar varios métodos.
| Método | Cómo funciona | Dónde encaja |
|---|---|---|
| QR impreso | Pegas un código QR en la puerta o en la caseta. El trabajador lo escanea al llegar y al salir. | Obras, almacenes, locales |
| QR rotativo en pantalla | Una tablet o pantalla muestra un QR que cambia cada 15 segundos. Una foto enviada a un compañero no sirve. | Recepción, fábricas, hoteles |
| GPS con geovalla | El fichaje solo es válido dentro del radio que tú defines para cada centro. | Equipos móviles, limpieza, mantenimiento |
| Huella o Face ID del móvil | El móvil comprueba la identidad con sus propias llaves de acceso (passkeys). QRtimetrack no recibe huellas ni plantillas faciales. | Cualquier puesto donde quieras confirmar quién ficha |
| Selfie opcional | Foto al fichar como prueba adicional. Se borra automáticamente a los 30 días. | Centros sin QR ni quiosco |
| Quiosco en la entrada | Una tablet en la entrada: el empleado muestra un código personal de su móvil que cambia cada 30 segundos, o teclea un PIN. Plan Standard. | Trabajadores sin móvil propio o turnos grandes |
| Ordenador | Fichaje desde el navegador, aceptado solo desde la red de la oficina (IP). | Oficinas |
| Teletrabajo | Fichaje desde el domicilio declarado del trabajador. | Personal en remoto |
Si fichar con código QR es lo que más te interesa, en la página de fichaje con QR explicamos cuándo conviene el QR impreso y cuándo el rotativo.
Funciona sin cobertura
En un sótano, en una nave o en una finca sin señal, el fichaje no se pierde. La app guarda en el móvil la hora real y la ubicación del momento en que el trabajador pulsó el botón y lo envía automáticamente cuando vuelve la conexión. En el panel ves que fue un fichaje sin conexión y cuándo llegó al servidor.
Control de fichajes falsos
Un sistema de control de presencia solo sirve si los datos son fiables. QRtimetrack revisa cada fichaje y te avisa de lo que no cuadra, sin que tengas que revisar cientos de líneas.
- Hora del servidor: si alguien cambia la hora de su móvil, el fichaje queda marcado.
- Viaje imposible: si un trabajador ficha en dos sitios demasiado lejanos para el tiempo transcurrido, lo ves.
- Un móvil por empleado: fichar desde un teléfono nuevo requiere tu aprobación, así nadie ficha por otro con su propio móvil.
- Semáforo de riesgo: cada fichaje lleva un color verde, amarillo o rojo para que revises solo los dudosos.
- Comprobaciones aleatorias de presencia para oficina y teletrabajo: el empleado confirma con un selfie en un plazo de 10 minutos.
- QR rotativo: el código cambia cada 15 segundos, así que una foto del QR no sirve para fichar desde casa.
Tú decides: apruebas o rechazas los fichajes sospechosos, y los rechazados no cuentan en las horas. Si alguien ficha fuera de la zona, puede escribir el motivo en ese momento (por ejemplo, «visita a cliente»).
Horarios, retrasos, horas extra y vacaciones
- Horarios para toda la empresa o por empleado. La app te muestra los retrasos, las salidas anticipadas y la lista de quién no ha llegado todavía.
- Pausas, horas extra y horas en fin de semana calculadas automáticamente a partir de los fichajes.
- Vacaciones y ausencias: el trabajador las pide desde el móvil y tú las apruebas con un clic.
- Responsables de centro: el encargado de una obra o de una tienda ve solo sus centros.
- Correcciones con historial: si alguien olvida fichar y corriges la hora, queda guardado quién lo cambió, cuándo y por qué.
Para el trabajador todo es sencillo: una entrada, una salida y una pausa al día, con botones grandes. No tiene que aprender nada.
Cierre de mes y confirmación del trabajador
Al final del mes cierras el periodo y ya no se puede editar. Cada empleado recibe una notificación y confirma sus horas desde el móvil, o indica que no está de acuerdo. La confirmación aparece en el informe. Así tienes un registro revisado por ambas partes, algo muy útil si alguna vez hay una reclamación de horas.
El trabajador a tiempo parcial debe recibir cada mes, junto con la nómina, el resumen de todas sus horas (art. 12.4.c ET), y quien hace horas extra también tiene derecho a ese resumen (art. 35.5 ET). El informe mensual de QRtimetrack te da ese resumen listo para entregar.
Exportación para la Inspección de Trabajo
Si la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pide el registro, lo exportas en Excel, CSV o PDF con la hora de inicio y fin de cada día, las pausas y los totales por trabajador. Debes conservar los registros cuatro años; el historial queda guardado en la plataforma, con los datos alojados en la UE (Fráncfort).
El Gobierno prepara un Real Decreto que obligará a que el registro sea digital y accesible a distancia para la Inspección. A 19 de octubre de 2026 todavía no se ha publicado. Te contamos el estado actual en registro horario digital.
Precios
| Plan | Precio | Qué incluye |
|---|---|---|
| Prueba gratis | 0 € durante 14 días, sin tarjeta | Hasta 25 empleados. Sin integraciones. |
| Standard, 1–9 empleados activos | 19 €/mes | Todo: métodos de fichaje, quiosco, informes, API, webhooks (Zapier, Make, n8n) y widget para tu web |
| Standard, desde 10 empleados activos | 1,99 € por empleado activo al mes | Lo mismo. Ejemplos: 10 empleados = 19,90 €; 50 empleados = 99,50 € |
Si buscas una app de control horario gratis, la prueba de 14 días te permite usarla con hasta 25 empleados sin dar ninguna tarjeta. Para un equipo pequeño, el plan Standard cuesta lo mismo que unos cafés al mes.
Papel, Excel, reloj de fichar o app
| Hoja en papel | Excel | Reloj de fichar con huella | QRtimetrack | |
|---|---|---|---|---|
| Coste inicial | Casi nulo | Nulo | Compra del aparato e instalación | Nulo |
| Varios centros u obras | Una hoja por centro | Hay que recopilar archivos | Un aparato por centro | Todos en un panel |
| Fiabilidad de los datos | Se puede rellenar a posteriori | Se puede editar sin dejar rastro | Alta | Alta, con historial de correcciones |
| Protección de datos | Sin problemas especiales | Sin problemas especiales | Datos biométricos: exige evaluación de impacto según la AEPD | Sin datos biométricos en el servidor |
| Informe mensual | Manual | Manual | Según el software | Automático, con confirmación del trabajador |
| Preparado para el registro digital | No | Dudoso | Depende del modelo | Sí: digital, con trazabilidad y exportación |
Si de momento prefieres el papel, puedes usar nuestra plantilla de registro de jornada gratuita. Ten en cuenta que, si el Real Decreto sale como está previsto, el papel y el Excel editable dejarán de servir.
Sectores donde más se usa
- Construcción: un QR impreso en la caseta de cada obra, fichaje sin cobertura y un encargado que solo ve su obra.
- Hostelería: turnos partidos, horas extra y fines de semana calculados solos. Un quiosco en la cocina para quien no quiere usar su móvil.
- Limpieza: equipos que cambian de edificio cada día; la geovalla GPS confirma que estaban en el sitio correcto.
- Comercio y retail: QR rotativo en la caja o en el almacén, horarios por tienda y lista de quién no ha llegado.
- Agricultura: fincas sin señal, temporeros de varios países que usan la app en su idioma.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el fichaje de los empleados?
Sí. Desde mayo de 2019 el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, conservar esos registros cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección. No importa el tamaño de la empresa.
¿Hay una app de control horario gratis?
QRtimetrack tiene una prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta, para hasta 25 empleados. Después, el plan Standard cuesta 19 € al mes hasta 9 empleados activos y 1,99 € por empleado activo a partir de 10, más IVA. Puedes cancelar en cualquier momento.
¿Los empleados tienen que instalar una app?
No desde una tienda de aplicaciones. Reciben un enlace de activación, lo abren en el móvil y añaden la app a la pantalla de inicio. Funciona en Android y iPhone. Quien no quiera usar su móvil puede fichar en un quiosco en la entrada con un PIN (plan Standard).
¿Qué pasa si no hay cobertura?
El fichaje se guarda en el móvil con la hora real y la ubicación del momento en que se hizo y se envía solo cuando vuelve la señal. En el panel ves que fue un fichaje sin conexión. Es lo habitual en obras, sótanos o fincas.
¿Puede un trabajador fichar por otro?
Es difícil. Cada empleado ficha con un único móvil (uno nuevo necesita tu aprobación), el QR rotativo cambia cada 15 segundos, el GPS comprueba la ubicación y puedes pedir huella o Face ID del propio móvil. Los fichajes dudosos aparecen en amarillo o rojo para que los revises.
¿Es legal fichar con huella dactilar?
La AEPD considera que los sistemas biométricos de control de presencia tratan datos de categoría especial y exigen, entre otras cosas, una evaluación de impacto y valorar alternativas menos intrusivas. Con QRtimetrack la comprobación de huella o cara la hace el propio móvil: nosotros no recibimos ni guardamos esos datos.
¿Qué le enseño a la Inspección de Trabajo?
El registro diario de cada trabajador con hora de entrada y salida. Desde el panel lo exportas en Excel, CSV o PDF con inicio, fin, pausas y totales por día, además de las correcciones registradas y la confirmación mensual del trabajador.
¿Dónde se guardan los datos?
En servidores de la Unión Europea, en Fráncfort (Alemania). Los selfies, si los activas, se borran automáticamente a los 30 días. Las huellas y caras nunca salen del móvil del trabajador.