Zeiterfassung App für Mitarbeiter – QR-Code, GPS und Face ID ab 9,95 € im Monat
QRtimetrack ist eine Zeiterfassungs-App, die auf dem Handy Ihrer Mitarbeiter läuft, ohne Installation aus dem App Store. Ihr Team stempelt per QR-Code am Eingang, per GPS oder am Tablet, Sie sehen in Echtzeit, wer da ist, und exportieren am Monatsende Beginn, Ende und Pausen nach Excel oder PDF. Bis 5 Mitarbeiter kostet das 9,95 € im Monat.
Aktualisiert:
So funktioniert die Zeiterfassung in 3 Schritten
- Konto und Standorte anlegen. Sie tragen Büro, Filiale oder Baustelle ein, legen den GPS-Radius fest und drucken den QR-Code des Standorts aus. Das dauert wenige Minuten.
- Mitarbeiter einladen. Jede Person bekommt einen Aktivierungslink aufs Handy, öffnet ihn und legt die App auf den Startbildschirm. Läuft auf Android und iPhone, ohne App-Store-Konto.
- Stempeln und auswerten. Ein Tipp für Kommen, Pause und Gehen. Im Dashboard sehen Sie sofort, wer da ist, wer zu spät kommt und wer fehlt.
Sie brauchen keine Stempeluhr, keine Verkabelung und keinen Techniker. Fast alle Beschäftigten haben ein Smartphone; für alle anderen gibt es das Tablet am Eingang mit PIN.
Stempelmethoden: für jeden Standort die passende
Jeder Standort kann eine eigene Methode haben. Ein Büro braucht etwas anderes als eine Baustelle oder ein Restaurant, deshalb lassen sich die Methoden kombinieren.
| Methode | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| Gedruckter QR-Code | Der Mitarbeiter scannt den Code an der Tür oder am Bauzaun mit der App. | Läden, Lager, Baustellen |
| QR-Code am Bildschirm | Auf Tablet oder Monitor erscheint ein Code, der sich alle 15 Sekunden ändert. Ein weitergeschicktes Foto funktioniert nicht. | Empfang, Eingänge mit viel Andrang |
| GPS (Geofence) | Gestempelt wird nur innerhalb des Radius, den Sie um den Standort festlegen. | Außendienst, Baustellen, Reinigung |
| Selfie (optional) | Beim Stempeln wird ein Foto gemacht, 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. | Standorte mit Sichtkontrolle |
| Face ID / Fingerabdruck | Die biometrische Prüfung läuft auf dem Handy per Passkey. Wir erhalten weder Fingerabdruck noch Gesichtsbild. | Wer Sicherheit ohne Biometriedaten im Betrieb will |
| Tablet am Eingang (Kiosk) | PIN, gedruckter Ausweis oder persönlicher Code vom Handy, der sich alle 30 Sekunden ändert. | Produktion, Gastronomie, Mitarbeiter ohne Smartphone |
| Computer | Stempeln im Browser, nur aus dem Firmennetz (IP) zugelassen. | Büro |
| Homeoffice | Stempeln an der hinterlegten Wohnadresse. | Mobiles Arbeiten, hybride Teams |
Mehr zu den einzelnen Methoden lesen Sie in den Ratgebern zur Zeiterfassung per QR-Code und zur Zeiterfassung per GPS.
Funktioniert auch ohne Netz
Im Keller, in der Lagerhalle oder auf der Baustelle ist der Empfang oft weg. Die App speichert die Stempelung mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy und sendet sie automatisch, sobald wieder Netz da ist. Im Bericht steht die Uhrzeit der Stempelung, nicht die der Übertragung.
Schutz vor Manipulation: kein Stempeln für Kollegen
Das größte Problem von Stundenzetteln und einfachen Stempelkarten: Ein Kollege stempelt für den anderen. QRtimetrack prüft jede Stempelung mehrfach:
- Serverzeit statt Handyzeit. Wer die Uhr am Handy verstellt, wird markiert.
- Ein Handy pro Mitarbeiter. Ein neues Gerät muss die Führungskraft freigeben.
- Unmögliche Wege. Zwei Stempelungen an weit entfernten Orten in kurzer Zeit lösen eine Warnung aus.
- Rotierender QR-Code am Bildschirm, der sich nicht abfotografieren und weiterleiten lässt.
- Risiko-Ampel (grün, gelb, rot) für jede Stempelung. Gelbe und rote geben Sie frei oder lehnen sie ab; abgelehnte zählen nicht.
- Zufällige Anwesenheitsprüfungen für Büro und Homeoffice: Der Mitarbeiter bestätigt innerhalb von 10 Minuten mit einem Selfie.
Stempelt jemand außerhalb des Bereichs (zum Beispiel beim Kunden), kann er den Grund direkt in der App angeben. Sie entscheiden, ob die Zeit zählt.
Arbeitszeiten, Verspätungen, Überstunden und Urlaub
Sie hinterlegen Arbeitszeiten für die ganze Firma oder pro Person. Die App berechnet Verspätungen, früheres Gehen, Pausen, Überstunden und Wochenendstunden selbst.
- Liste „noch nicht da“ in Echtzeit.
- Tägliche E-Mail am Morgen mit der Anwesenheit von gestern und heute.
- Überstunden mit Bestätigung: Wer länger bleibt, bestätigt per QR-Code und Foto, dass er noch vor Ort ist. Ohne Bestätigung wird automatisch zum Schichtende ausgestempelt.
- Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigen; im Urlaub ist Stempeln gesperrt.
- Teamleiter-App: Bauleiter, Filial- oder Schichtleiter sehen nur ihre Leute und geben Stempelungen vom Handy frei.
- Interner Chat und Mitteilungen mit Lesebestätigung, dazu Aufgaben für das Team.
- Jede Korrektur braucht einen Grund und bleibt im Verlauf sichtbar.
Wie Überstunden und Zuschläge abgerechnet werden, erklärt der Ratgeber Überstunden berechnen.
Monatsabschluss und Bestätigung durch den Mitarbeiter
Am Monatsende schließt die Führungskraft den Monat, danach lassen sich die Zeiten nicht mehr ändern. Jeder Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung und bestätigt seine Stunden auf dem Handy oder widerspricht mit einer Nachricht. Die Bestätigung erscheint im Bericht.
Eine Unterschrift unter die Arbeitszeitaufzeichnung schreibt das Gesetz nicht vor. Eine bestätigte, lückenlose Aufzeichnung hilft aber, wenn es Streit über Überstunden gibt.
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfüllen
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht nicht vor: Papier, Excel oder App sind möglich, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
QRtimetrack exportiert pro Mitarbeiter und Tag Kommen, Gehen, Pausen und Summen als Excel, CSV oder PDF. Bei einer Prüfung durch Zoll oder Arbeitsschutzbehörde erzeugen Sie zusätzlich einen zeitlich begrenzten Link mit Lesezugriff. Alle Details stehen im Ratgeber zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Haben Sie einen Betriebsrat? Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Für die Datenschutz-Folgenabschätzung stellen wir eine DSFA-Vorlage bereit.
Preise
Ein Tarif, Standard: 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 5 Mitarbeiter werden berechnet, also 9,95 € im Monat für 1 bis 5 aktive Mitarbeiter. Alle Preise zzgl. MwSt., monatliche Zahlung per Karte, jederzeit kündbar.
| Aktive Mitarbeiter | Preis pro Monat (zzgl. MwSt.) |
|---|---|
| 3 | 9,95 € |
| 5 | 9,95 € |
| 10 | 19,90 € |
| 25 | 49,75 € |
| 50 | 99,50 € |
| 100 | 199,00 € |
Testphase: 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter. Tablet-Modus, Aufgaben und Integrationen (API, Webhooks für Zapier, Make oder n8n) sind in der Testphase nicht enthalten.
Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+ für den Eingang, 3 Monate QRtimetrack gratis für das ganze Team und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie das Tablet in etwa 10 Minuten selbst einrichten, für 299 €. Nur für eine begrenzte Startauflage von 100 Systemen, Details auf der Angebotsseite.
Papier, Excel, Stempeluhr oder App?
| Stundenzettel | Excel | Stempeluhr mit Fingerabdruck | QRtimetrack | |
|---|---|---|---|---|
| Anschaffung | Fast null | Null | Gerät + Montage pro Standort | Null |
| Stempeln für Kollegen | Leicht | Leicht | Schwer | Schwer (rotierender QR, GPS, ein Handy pro Person) |
| Mehrere Standorte / Baustellen | Ein Zettel pro Ort | Manuell zusammenführen | Ein Gerät pro Ort | Ein Konto für alle |
| Wer ist gerade da? | Nein | Nein | Teilweise, mit Software | Ja, in Echtzeit |
| Pausen, Überstunden berechnen | Von Hand | Mit Formeln | Teilweise | Automatisch |
| Biometriedaten im Betrieb | Nein | Nein | Ja (Art. 9 DSGVO) | Nein |
| Nachweis bei Prüfung | Kopien | Wenn sauber gepflegt | Je nach Gerät | Excel, CSV, PDF, Prüferlink |
Für wenige Mitarbeiter in einem Büro kann ein sauber geführter Stundenzettel reichen. Der Unterschied zeigt sich bei mehreren Standorten, Schichten oder Teams im Außendienst. Den Kostenvergleich finden Sie unter Stempeluhr oder App.
Für welche Branchen
- Bau. Jede Baustelle mit eigenem QR-Code und GPS-Radius, offline-fähig, der Bauleiter sieht nur seine Leute. Siehe Zeiterfassung auf der Baustelle.
- Gastronomie und Hotellerie. Wechselnde Schichten, Minijobber, Tablet am Personaleingang. Siehe Zeiterfassung in der Gastronomie.
- Gebäudereinigung. Teams wechseln zwischen Kundenobjekten, Stunden pro Objekt. Siehe Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.
- Einzelhandel. Mehrere Filialen, ein Konto. Siehe Zeiterfassung im Einzelhandel.
- Sicherheitsdienst. QR-Code am Posten, Nacht- und 12-Stunden-Schichten. Siehe Zeiterfassung im Sicherheitsdienst.
- Logistik und Landwirtschaft. Saisonkräfte, App in ihrer Sprache, Stempeln auch ohne Empfang.
Die Mitarbeiter-App spricht 23 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch, Türkisch, Ukrainisch und Russisch. Die Daten liegen in der EU, in Frankfurt. Mehrere Firmen verwalten Sie in einem Konto.
Häufige Fragen
Muss die App aus Google Play oder dem App Store installiert werden?
Nein. QRtimetrack ist eine installierbare Web-App. Der Mitarbeiter öffnet den Aktivierungslink und legt die App auf den Startbildschirm. Sie läuft auf Android und iPhone, aktualisiert sich selbst und braucht kaum Speicher. Führungskräfte nutzen das Dashboard im Browser, am Computer oder am Handy.
Was ist mit Mitarbeitern ohne Smartphone?
Dafür gibt es das Tablet am Eingang im Kiosk-Modus. Der Mitarbeiter tippt eine persönliche PIN oder hält einen gedruckten Ausweis vor die Kamera. Wer ein Handy hat, zeigt einen persönlichen Code, der sich alle 30 Sekunden ändert. Der Kiosk-Modus ist im Standard-Tarif enthalten, nicht in der Testphase.
Erfüllt eine App die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, wenn sie Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit objektiv und verlässlich erfasst. Das geltende Recht schreibt keine bestimmte Form vor. Eine behördliche Zulassung für Zeiterfassungs-Apps gibt es in Deutschland nicht. QRtimetrack liefert die Daten als Excel, CSV oder PDF pro Mitarbeiter.
Können Mitarbeiter von zu Hause oder anderswo stempeln?
Nur wenn Sie es erlauben. Per GPS wird nur im Radius des Standorts angenommen. Für das Homeoffice hinterlegen Sie die Wohnadresse. Wer außerhalb stempelt, gibt einen Grund an und die Stempelung geht zur Freigabe an Sie. Abgelehnte Stempelungen zählen nicht zur Arbeitszeit.
Was passiert, wenn kein Netz da ist?
Die Stempelung wird mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Netz da ist. Im Bericht steht die Zeit der Stempelung. Der Server prüft außerdem, ob die Uhr am Handy verstellt wurde.
Speichert die App Fingerabdrücke oder Gesichter?
Nein. Face ID oder Fingerabdruck werden auf dem Handy des Mitarbeiters per Passkey geprüft, wie beim Online-Banking. QRtimetrack erhält nur die Bestätigung, keine biometrischen Daten. Das Selfie ist optional und wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Was kostet die Zeiterfassung für 20 Mitarbeiter?
1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, bei 20 Mitarbeitern also 39,80 € im Monat zzgl. MwSt. Mindestens 5 Mitarbeiter werden berechnet, bis 5 Personen zahlen Sie 9,95 € im Monat. Monatliche Zahlung, keine lange Vertragsbindung.
Kann ich die Stunden an die Lohnabrechnung übergeben?
Ja. Sie exportieren als Excel, CSV oder PDF mit Kommen, Gehen, Pausen, Überstunden und Summen pro Mitarbeiter. Im Standard-Tarif gibt es außerdem eine REST-API und Webhooks, um Daten automatisch über Zapier, Make oder n8n weiterzugeben.