中小企業のための勤怠管理アプリ

勤怠管理アプリに求められること

多くの中小企業は、紙の出勤簿やタイムカード、Excelから勤怠管理を始めます。人数が少なく、職場が一か所のうちはそれで回ります。しかし従業員が増えたり、現場が複数に分かれたり、労働基準監督署から「いつ誰が働いたか」を示すよう求められたりすると、限界が見えてきます。勤怠管理アプリが果たすべき役割は、従業員がすばやく正確に打刻できること、管理者が状況をひと目で把握できること、そして月末にそのまま使える集計が出ることの3つです。

法律面の背景もあります。2019年4月から、労働安全衛生法第66条の8の3により、すべての事業者に労働時間の状況の把握が義務づけられました。方法は、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法が原則です。厚生労働省のガイドラインも、始業・終業時刻を確認し記録することを使用者に求めています。詳しくは労働時間の把握義務の解説をご覧ください。

QRtimetrackは、貴社にどの法令がどう適用されるかを判断するものではありません。始業・終業・休憩の時刻を、改ざんしにくい形で正確に記録し、求められたときに提示できるようにするためのツールです。

打刻方法は職場に合わせて選べます

従業員は届いた招待リンクを開き、アプリをホーム画面に追加するだけで使い始められます（AndroidでもiPhoneでも可）。打刻方法は拠点ごとに組み合わせられます。ある店舗はQR、ある現場はGPS、本社の入口はタブレット、という運用も可能です。

任意で自撮り写真を追加したり、スマートフォンのパスキー機能を使ってFace IDや指紋認証を求めたりできます。生体認証はスマートフォン本体の中で完結し、指紋や顔のデータがQRtimetrackのサーバーに送られることはありません。詳しくはGPS勤怠とQRコード勤怠のページをご覧ください。

電波のない現場でも打刻できます

地下、山間部、鉄骨の建物の中など、電波が届かない場所は少なくありません。オフラインのときは、打刻が実際の時刻と位置情報とともにスマートフォンに保存され、通信が戻った時点で自動的に送信されます。従業員が何かを覚えておく必要はなく、管理者には送信時刻ではなく実際の打刻時刻が表示されます。

代理打刻などの不正を防ぐ仕組み

同僚の代わりに打刻する「代理打刻」は、紙の出勤簿や共用のタイムカードで起きやすい典型的な問題です。QRtimetrackは複数のチェックを組み合わせて防ぎます。

• 1人1台の端末。 新しいスマートフォンからの打刻には管理者の承認が必要です。
• サーバー時刻。 時刻はサーバー側で記録され、端末の時計を変更すると検知されます。
• 移動の不整合。 短時間で移動できない距離の打刻はフラグが立ちます。
• 切り替わるQR。 画面のコードは15秒ごとに変わるため、写真では打刻できません。
• リスク表示。 すべての打刻に緑・黄・赤の判定が付き、確認が必要なものだけを見れば済みます。
• ランダムな在席確認。 オフィスや在宅勤務者に、10分以内に自撮りで応答してもらう確認ができます。

疑わしい打刻は管理者の判断待ちになり、承認または却下できます。却下した打刻は労働時間に算入されません。エリア外で打刻する場合、従業員は理由（例：「仕入先で資材を受け取り」）を入力できます。

シフト、遅刻、未出勤をひと目で

会社全体または従業員ごとに勤務予定を設定できます。ダッシュボードには、いま勤務中の人、遅刻した人、早退した人、そしてまだ打刻していない人の「未出勤」リストが表示されます。ダッシュボードを開かない管理者向けに、毎朝の勤怠サマリーをメールで送ることもできます。

• 休憩、時間外労働、休日の勤務時間を自動で集計します。
• 休暇申請はワンクリックで承認できます。
• 現場責任者はチームリーダー用アプリで自分の拠点だけを確認できます。
• チャットとお知らせ、タスクの指示も同じアプリで行えます。
• 修正はすべて、理由と修正者が履歴に残ります。
• 複数の会社（グループ会社など）を1つのアカウントで管理できます。

従業員側の画面はシンプルです。1日に出勤・休憩・退勤の大きなボタンだけ。従業員アプリは英語、ベトナム語、ネパール語、フィリピノ語、ヒンディー語、ポルトガル語など23言語に対応しており、特定技能や技能実習などで働く外国人スタッフにも使いやすい設計です。

残業は確認してから計上

予定の終業時刻を過ぎて働き続ける従業員は、現場のQRコードと写真で残業していることを確認します。確認がなければ、予定の終業時刻で退勤として扱われます。スマホを見ていただけの時間ではなく、実際に働いた残業に対して支払うことができます。割増賃金の計算方法は残業代の計算方法で解説しています。

月締めと従業員による確認

月末に管理者が期間を締めると、その月の勤怠は編集できなくなります。従業員には通知が届き、自分の勤務時間をスマートフォンで確認、または異議を申し立てます。確認の結果はレポートに記載されるため、紙に署名や押印を集めて回る必要はありません。

給与計算へのデータ出力

Excel、CSV、PDFで出力できます。日ごとの始業・終業時刻、休憩、時間外労働、深夜・休日の時間、従業員ごとの合計が並び、賃金台帳の作成や社会保険労務士・税理士への受け渡しに使える形式です。Standardプランでは、REST API、Webhook（Zapier、Make、n8n）、Webサイト用ウィジェットで他のシステムと連携することもできます。

データはEU（ドイツ・フランクフルト）のサーバーで保管されます。EUは、個人情報保護委員会が日本と同等水準の個人情報保護制度を持つと認めた地域です。自撮り写真は30日後に自動削除されます。

料金

プランはStandardの1種類、月払いです。料金がかかるのはその月に稼働した従業員だけ。いつでも解約でき、お支払いはクレジットカードです。価格は税別です。

7日間の無料トライアルはクレジットカード不要で、従業員10人まで利用できます（タスク機能と外部連携はトライアルの対象外です）。

入口に打刻用の端末を置きたい場合は特別オファーがあります。Samsung Galaxy Tab A9+、QRtimetrack 3か月無料、手順書付きで299ユーロ。手順書に沿ってお客様ご自身で約10分で設定できます。数量限定100台です。タブレットのセットは提供地域が限られるため、日本への発送の可否はお問い合わせください。

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紙、Excel、タイムレコーダー、アプリの比較

指紋や顔の特徴データは、個人情報保護法上「個人識別符号」にあたり、取り扱いには利用目的の明示や安全管理措置など慎重な対応が求められます。QRコード、GPS、スマートフォンのパスキーを使えば、会社が生体データそのものを保管する必要はありません。すぐに切り替えられない場合は、まず無料の勤務表テンプレートからどうぞ。

導入している業種

• 建設業： 現場ごとのGPSエリアやQR、オフライン打刻、現場責任者は自分の現場だけを確認。建設業の勤怠管理
• 飲食業： 従業員入口のタブレットや切替QR、中抜け休憩、土日のシフト。飲食店の勤怠管理
• 清掃業： 顧客先ごとの短時間作業、顧客ごとのGPSエリア。清掃業の勤怠管理
• 小売業： バックヤードのQR、開店前の遅刻と未出勤の確認。小売店の勤怠管理
• 物流業： 倉庫は切替QR、ドライバーはGPS打刻。
• 警備業： 顧客施設での勤務、ランダム在席確認、深夜時間の集計。警備員の勤怠管理

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よくある質問