Zeiterfassung im Sicherheitsdienst: wer am Posten ist, wann die Schicht begann und wie viele Nachtstunden anfielen
Im Wach- und Sicherheitsgewerbe arbeiten Ihre Leute verteilt auf Kundenobjekte, oft nachts und in langen Schichten. Mit QRtimetrack scannt der Wachmann den QR-Code am Posten bei Übernahme und Übergabe, Sie sehen sofort, wenn ein Posten unbesetzt ist, und erhalten Stunden pro Objekt. Weil das Gewerbe unter § 2a SchwarzArbG fällt, gilt § 17 MiLoG für alle Beschäftigten.
Aktualisiert:
Was die Zeiterfassung im Sicherheitsdienst besonders macht
- Posten bei Kunden, oft weit vom Büro, ohne Vorgesetzte vor Ort.
- Lange Schichten bei Tag und Nacht, auch an Wochenenden und Feiertagen.
- Schichtübergabe. Kommt die Ablösung zu spät, ist der Posten unbesetzt, und der Kunde merkt es zuerst.
- Abrechnung nach Postenstunden. Ohne Nachweis gibt es Streit bei der Rechnung.
- Viele Mitarbeiter, die zwischen Objekten rotieren, mit monatlich wechselnden Dienstplänen.
Das Wach- und Sicherheitsgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Für alle Beschäftigten gilt deshalb § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Verstöße können mit bis zu 50.000 € geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG).
So stempelt der Wachmann am Posten
| Methode | So funktioniert es | Warum im Sicherheitsdienst |
|---|---|---|
| QR-Code am Posten | Gedruckter Code in der Pförtnerloge oder am Kontrollpunkt; Scan bei Übernahme und Übergabe | Belegt, dass der Mitarbeiter physisch am Posten war |
| GPS-Bereich | Stempeln nur im Radius des Objekts | Große Objekte oder mobile Streifen |
| Tablet am Posten | PIN, gedruckter Ausweis oder persönlicher Code vom Handy | Feste Posten mit mehreren Mitarbeitern pro Schicht |
| Selfie oder Face ID (optional) | Foto beim Stempeln, nach 30 Tagen gelöscht, oder Prüfung am Handy per Passkey | Damit nicht ein anderer die Schicht stempelt |
Der Standort wird nur beim Stempeln gelesen, nicht während der ganzen Schicht. Ohne Empfang wird die Stempelung mit echter Uhrzeit gespeichert und später gesendet. Mehr dazu unter Zeiterfassung per QR-Code und Zeiterfassung per GPS.
Unbesetzte Posten: Sie wissen es vor dem Kunden
- Für jeden Posten hinterlegen Sie Schichtzeiten und Mitarbeiter; die Liste „noch nicht da“ aktualisiert sich in Echtzeit.
- Einsatzleitung oder Bereichsleiter sehen in der Teamleiter-App nur ihre Objekte.
- Stempelungen außerhalb des Bereichs oder von einem neuen Handy erscheinen gelb oder rot und werden freigegeben oder abgelehnt.
- Anweisungen wie „Objekt X: neuer Zugangscode ab heute“ gehen über den internen Chat mit Lesebestätigung.
- Mehrere Firmen der Gruppe (Sicherheit, Reinigung, Facility) verwalten Sie in einem Konto.
12-Stunden-Schichten und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes
Die Zeiterfassung muss nicht nur Anwesenheit zeigen, sondern auch, dass die Grenzen eingehalten sind:
| Regel | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| Höchstarbeitszeit | 8 Stunden werktäglich, bis 10 Stunden mit Ausgleich auf 8 im Schnitt | § 3 ArbZG |
| Über 10 Stunden | Nur per Tarifvertrag oder darauf beruhender Betriebsvereinbarung, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst anfällt | § 7 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a ArbZG |
| Durchschnitt | Dann höchstens 48 Stunden pro Woche im Schnitt von 12 Kalendermonaten | § 7 Abs. 8 ArbZG |
| Über 12 Stunden | Unmittelbar danach mindestens 11 Stunden Ruhezeit | § 7 Abs. 9 ArbZG |
| Ruhezeit | Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen | § 5 ArbZG |
| Nachtarbeitnehmer | 8 Stunden, Verlängerung auf 10 nur mit Ausgleich innerhalb eines Monats oder vier Wochen | § 6 Abs. 2 ArbZG |
12-Stunden-Schichten sind im Sicherheitsdienst üblich, aber ohne tarifliche Grundlage nach § 7 ArbZG nicht zulässig. Prüfen Sie, welcher Tarifvertrag für Ihr Unternehmen gilt, und lassen Sie Ihr Schichtmodell im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen.
Nachtstunden, Sonn- und Feiertage
Wer regelmäßig nachts arbeitet, ist Nachtarbeitnehmer und hat ohne tarifliche Regelung Anspruch auf einen angemessenen Nachtzuschlag oder bezahlte freie Tage (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Nachtzuschläge sind bis 25 % (0 bis 4 Uhr bei Arbeitsbeginn vor Mitternacht bis 40 %) nach § 3b EStG steuerfrei. QRtimetrack ordnet Schichten über Mitternacht korrekt zu und zeigt Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden getrennt. Details im Ratgeber Nachtarbeit und Nachtzuschlag.
Stunden pro Objekt für die Abrechnung
Jeder Posten ist ein Standort. Sie sehen pro Objekt und Monat die geleisteten Stunden, mit Uhrzeit von Übernahme und Übergabe. Das ist Ihr Leistungsnachweis für die Rechnung und hilft, unbesetzte Zeiten aufzudecken, bevor der Kunde reklamiert. Export als Excel, CSV oder PDF, nach Objekt oder Mitarbeiter.
Prüfung und Datenschutz
Bei einer Prüfung durch den Zoll erzeugen Sie einen zeitlich begrenzten Link, über den die Prüfer die Stempelungen der letzten drei Monate nur lesen können. Die Rechtslage steht im Ratgeber Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Datenschutz: Standort nur beim Stempeln, keine Dauerortung, keine Biometriedaten auf unseren Servern, Selfies nach 30 Tagen gelöscht, Daten in Frankfurt. Mit Betriebsrat ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine DSFA-Vorlage ist enthalten.
Preise
1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 5 Mitarbeiter berechnet (9,95 € im Monat), zzgl. MwSt., egal wie viele Objekte. Start mit 7 Tagen kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter.
Für einen festen Posten mit Tablet gibt es das Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate gratis und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie das Tablet in etwa 10 Minuten selbst einrichten, für 299 €. Begrenzte Startauflage von 100 Systemen.
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Häufige Fragen
Sind 12-Stunden-Schichten im Sicherheitsdienst erlaubt?
Nur mit tariflicher Grundlage: Nach § 7 ArbZG kann ein Tarifvertrag oder eine darauf beruhende Betriebsvereinbarung die Arbeitszeit über 10 Stunden verlängern, wenn regelmäßig Arbeitsbereitschaft anfällt. Dann gilt im Schnitt höchstens 48 Stunden pro Woche, und nach mehr als 12 Stunden folgen mindestens 11 Stunden Ruhe.
Wie weise ich dem Kunden nach, dass der Posten besetzt war?
Über die Stempelungen per QR-Code am Posten bei Übernahme und Übergabe, auf Wunsch mit GPS und Selfie. Pro Objekt erhalten Sie einen Bericht mit Uhrzeiten, den Sie als PDF weitergeben können.
Was passiert, wenn am Objekt kein Empfang ist?
Die Stempelung wird mit echter Uhrzeit auf dem Handy gespeichert und gesendet, sobald wieder Netz da ist. Der gedruckte QR-Code braucht weder Strom noch Internet.
Wie werden Nachtstunden vergütet?
Nach Tarifvertrag, sonst mit einem angemessenen Zuschlag oder bezahlten freien Tagen (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Das BAG hält in der Regel 25 % für angemessen, bei Dauernachtarbeit 30 %.
Darf ich den Wachmann während der Schicht per GPS orten?
QRtimetrack ortet nicht während der Schicht, sondern liest den Standort nur beim Stempeln. Eine Dauerortung wäre ein erheblicher Eingriff und bräuchte eine eigene Rechtfertigung nach DSGVO sowie die Zustimmung des Betriebsrats.