Zeiterfassung per QR-Code: Code aufhängen, Mitarbeiter scannen, Stunden zählen sich selbst
Bei der Zeiterfassung per QR-Code hängt am Eingang ein Code, den Ihre Mitarbeiter beim Kommen und Gehen mit der App scannen. Die Stempelung wird mit Serverzeit und Ort gespeichert, Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet. Gegen weitergeschickte Fotos hilft ein Code am Tablet, der sich alle 15 Sekunden ändert.
Aktualisiert:
So funktioniert die Zeiterfassung mit QR-Code
- Sie legen den Standort an (Büro, Filiale, Baustelle) und erzeugen dessen QR-Code.
- Sie drucken den Code aus und hängen ihn an den Eingang oder zeigen ihn auf einem Tablet.
- Der Mitarbeiter öffnet die App auf dem Handy und tippt auf „Kommen“.
- Er scannt den Code. Gespeichert wird die Serverzeit und der Ort.
- Beim Gehen genauso. Die Pause stempelt er in der App.
Der QR-Code belegt, dass das Handy tatsächlich vor Ort war. Anders als bei einer Stempeluhr kaufen und montieren Sie nichts, und anders als beim Fingerabdruck verarbeiten Sie keine Biometriedaten.
Gedruckter QR-Code oder rotierender Code am Bildschirm
| Gedruckter QR-Code | Rotierender QR-Code am Tablet | |
|---|---|---|
| Kosten | Null, ein Blatt Papier | Ein Tablet oder vorhandener Monitor |
| Einrichtung | Drucken und aufhängen | Code-Seite auf dem Tablet öffnen |
| Foto an Kollegen weitergeschickt | Funktioniert, wenn nicht mit GPS kombiniert | Funktioniert nicht: Code läuft nach 15 Sekunden ab |
| Geeignet für | Kleine Teams, Standorte mit Vertrauen | Läden, Produktion, große Baustellen |
Der häufigste Trick beim gedruckten Code: Jemand fotografiert ihn und schickt das Bild dem Kollegen, der noch zu Hause ist. Der rotierende Code verhindert das, und der GPS-Bereich verhindert es auch beim gedruckten Code, weil die Stempelung von zu Hause außerhalb des Bereichs liegt.
QR-Code kombiniert mit GPS und Face ID
Der QR-Code sagt: „Das Handy war am Code.“ Damit klar ist, dass es auch in der richtigen Hand war, ergänzen Sie eine weitere Prüfung:
- GPS-Bereich: Die Stempelung wird zusätzlich nach Ort geprüft. Siehe Zeiterfassung per GPS.
- Face ID oder Fingerabdruck am Handy: Der Mitarbeiter bestätigt mit der Entsperrung seines eigenen Handys. Die Prüfung läuft auf dem Gerät, QRtimetrack erhält nie Fingerabdruck oder Gesichtsbild.
- Optionales Selfie: wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
- Ein Handy pro Mitarbeiter: Ein neues Gerät muss freigegeben werden.
- Risiko-Ampel: Jede Stempelung ist grün, gelb oder rot; Sie prüfen nur die auffälligen.
In 5 Minuten eingerichtet
- Konto anlegen, ohne Kreditkarte.
- Standort hinzufügen: Adresse und GPS-Radius.
- QR-Code drucken oder den rotierenden Code auf einem Tablet am Eingang öffnen.
- Mitarbeiter hinzufügen und den Aktivierungslink schicken.
- Mitarbeiter legen die App auf den Startbildschirm (Android oder iPhone) und stempeln zum ersten Mal.
Nichts aus dem App Store, keine IT-Abteilung nötig. Das Dashboard öffnen Sie im Browser, am Computer oder Handy.
Was Sie nach dem Stempeln bekommen
- Wer gerade arbeitet, wer zu spät ist und wer noch fehlt.
- Pausen, Überstunden und Wochenendstunden automatisch berechnet.
- Anwesenheitsbericht jeden Morgen per E-Mail.
- Monatsabschluss mit Bestätigung der Stunden durch die Mitarbeiter am Handy.
- Export als Excel, CSV oder PDF mit Beginn und Ende für jeden Tag, so wie es die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verlangt.
Was das Gesetz verlangt und welche Bußgelder drohen, lesen Sie unter Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Was kostet die Zeiterfassung per QR-Code?
| Aktive Mitarbeiter | Preis pro Monat (zzgl. MwSt.) |
|---|---|
| 1–5 | 9,95 € |
| 10 | 19,90 € |
| 25 | 49,75 € |
| 50 | 99,50 € |
Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter. Für den rotierenden Code am Eingang gibt es das Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate gratis und eine Anleitung, mit der Sie das Tablet in etwa 10 Minuten selbst einrichten, für 299 €, solange die begrenzte Startauflage von 100 Systemen reicht.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Zeiterfassung per QR-Code?
Sie können QRtimetrack 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte mit bis zu 10 Mitarbeitern testen. Danach kostet es 9,95 € im Monat bis 5 aktive Mitarbeiter. Kostenlose QR-Generatoren erzeugen nur den Code; Speicherung, Auswertung und Schutz vor Manipulation fehlen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter ein Foto des QR-Codes weiterschickt?
Beim rotierenden Code am Bildschirm nichts, denn er läuft nach 15 Sekunden ab. Beim gedruckten Code fällt es durch den GPS-Bereich auf: Wer von zu Hause scannt, liegt außerhalb und die Stempelung wird zur Prüfung markiert. Außerdem darf jeder nur von seinem eigenen, freigegebenen Handy stempeln.
Müssen die Mitarbeiter eine App installieren?
Nicht aus dem App Store. Sie öffnen den Aktivierungslink und legen die Web-App auf den Startbildschirm. Für Mitarbeiter ohne Smartphone gibt es das Tablet am Eingang mit PIN oder gedrucktem Ausweis.
Kann ich mehrere QR-Codes für mehrere Standorte nutzen?
Ja. Jeder Standort hat einen eigenen Code und, wenn Sie wollen, einen eigenen GPS-Radius. Die Stunden sehen Sie pro Standort und gesamt, in einem Konto. Teamleiter sehen nur ihre Standorte.
Erfüllt die QR-Zeiterfassung die gesetzliche Pflicht?
Ja, wenn Beginn und Ende der Arbeitszeit für alle Mitarbeiter verlässlich erfasst werden. Das geltende Recht schreibt keine Technik vor. QRtimetrack exportiert die Daten pro Tag und Mitarbeiter als Excel, CSV oder PDF.
Funktioniert das Scannen ohne Internet?
Ja. Der Scan wird mit echter Uhrzeit auf dem Handy gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Netz da ist. Im Bericht steht die Uhrzeit des Scans.