Online Zeiterfassung für Mitarbeiter: am Handy, im Browser oder am Tablet
Bei der Online-Zeiterfassung stempeln Ihre Mitarbeiter am Handy, im Browser oder am Tablet am Eingang, und die Zeiten landen sofort in einem gemeinsamen Online-Konto. Sie sehen in Echtzeit, wer arbeitet, ohne Server, ohne Software-Installation und ohne Stundenzettel. Fällt das Netz aus, wird offline gespeichert und später übertragen.
Aktualisiert:
Was ist Online-Zeiterfassung und wie funktioniert sie?
Online-Zeiterfassung ist eine Cloud-Anwendung: Die Stempelungen werden nicht auf einem Gerät im Betrieb gespeichert, sondern auf einem Server, auf den Sie von überall zugreifen. QRtimetrack hostet die Daten in der EU, in Frankfurt.
| Wo gestempelt wird | Wie | Typisch für |
|---|---|---|
| Handy des Mitarbeiters | App auf dem Startbildschirm, mit QR-Code, GPS, Selfie oder Face ID | Baustelle, Außendienst, Filialen |
| Browser am Computer | Stempeln im Browser, nur aus dem Firmennetz (IP) | Büro |
| Tablet am Eingang | PIN, gedruckter Ausweis oder persönlicher Code vom Handy | Produktion, Gastronomie, Mitarbeiter ohne Smartphone |
| Homeoffice | Stempeln an der hinterlegten Wohnadresse | Mobiles Arbeiten, hybride Teams |
Online stempeln am Handy
Der Mitarbeiter öffnet den Aktivierungslink und legt die App auf den Startbildschirm, ohne App Store. Drei große Schaltflächen: Kommen, Pause, Gehen. Je nach Standort scannt er dazu einen QR-Code oder die App prüft den GPS-Bereich.
- Funktioniert auf Android und iPhone, aktualisiert sich selbst.
- Optional Face ID oder Fingerabdruck per Passkey, geprüft auf dem Handy, ohne Biometriedaten bei uns.
- Der Mitarbeiter sieht seine eigenen Zeiten, Urlaubstage und Mitteilungen.
- 23 Sprachen für internationale Teams.
Online stempeln im Browser, fürs Büro
Im Büro stempeln Mitarbeiter direkt am Computer im Browser. Damit nicht von überall gestempelt wird, lassen Sie das nur aus dem Firmennetz (über die IP-Adresse) zu. Wer von unterwegs stempeln muss, nutzt das Handy mit GPS.
Online-Zeiterfassung im Homeoffice und hybrid
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch zu Hause. Sie hinterlegen die Wohnadresse als Standort, und der Mitarbeiter stempelt dort per GPS. Büro- und Homeoffice-Tage laufen im selben Konto. Bei Bedarf aktivieren Sie zufällige Anwesenheitsprüfungen, bei denen der Mitarbeiter innerhalb von 10 Minuten per Selfie bestätigt.
Was erlaubt ist und was nicht, lesen Sie unter Zeiterfassung im Homeoffice.
Teams im Außendienst: online, aber auch ohne Netz
Online heißt nicht, dass ständig Empfang da sein muss. Im Keller, in der Halle oder auf dem Land speichert die App die Stempelung mit echter Uhrzeit und Ort und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist. Im Bericht steht die Uhrzeit der Stempelung. Mehr dazu unter Zeiterfassung per GPS.
Was Sie als Führungskraft sehen
- Wer gerade arbeitet, wer zu spät ist und wer noch fehlt, in Echtzeit.
- Pausen, Überstunden, Wochenendstunden, automatisch berechnet.
- Auffällige Stempelungen mit Risiko-Ampel zum Freigeben oder Ablehnen.
- Urlaubsanträge, Aufgaben und interner Chat in derselben App.
- Teamleiter sehen nur ihre Standorte, in der Teamleiter-App am Handy.
- Monatsabschluss mit Bestätigung durch die Mitarbeiter, Export als Excel, CSV oder PDF.
- Mehrere Firmen in einem Konto.
Online-Zeiterfassung und das Gesetz
Arbeitgeber müssen seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Technik ist nicht vorgeschrieben; eine Online-Lösung ist zulässig, wenn sie verlässlich ist und Korrekturen nachvollziehbar macht. Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Datenschutz: Mit dem Anbieter schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Mit Betriebsrat ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Details im Ratgeber Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Online-Zeiterfassung starten, Schritt für Schritt
- Kostenloses Konto anlegen, ohne Kreditkarte.
- Standorte anlegen: Adresse, GPS-Radius, QR-Code drucken.
- Arbeitszeiten hinterlegen.
- Mitarbeiter per Link einladen.
- Ab dem nächsten Tag stempeln alle online, Sie sehen die Zeiten live.
Nach der Testphase kostet der Standard-Tarif 9,95 € im Monat bis 5 aktive Mitarbeiter und 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter ab dem sechsten, zzgl. MwSt. Für einen festen Stempelpunkt gibt es das Sonderangebot mit Tablet für 299 €, inklusive 3 Monaten gratis.
Häufige Fragen
Wie stempelt der Mitarbeiter online?
Am Handy in der App (mit QR-Code oder GPS), im Browser am Büro-Computer oder am Tablet am Eingang mit PIN oder Ausweis. Jede Stempelung landet sofort im Online-Konto mit Serverzeit.
Muss eine App aus dem Store installiert werden?
Nein. QRtimetrack ist eine installierbare Web-App. Der Mitarbeiter öffnet den Link und legt sie auf den Startbildschirm. Im Büro reicht der Browser.
Kann der Mitarbeiter von zu Hause stempeln?
Nur wenn Sie Homeoffice für ihn einrichten. Dann stempelt er an seiner hinterlegten Wohnadresse. Sonst werden Stempelungen außerhalb des Standorts markiert und gehen zur Freigabe an Sie.
Was passiert ohne Internet?
Die Stempelung wird offline mit echter Uhrzeit gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Netz da ist. Eine verstellte Handyuhr wird erkannt.
Wie verhindere ich Stempeln im Browser von überall?
Lassen Sie Browser-Stempelungen nur aus dem Firmennetz zu, also von der IP-Adresse Ihres Büros. Unterwegs und zu Hause wird dann am Handy mit GPS gestempelt.
Ist Online-Zeiterfassung rechtlich zulässig?
Ja. Das geltende Recht verlangt die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, schreibt aber keine Technik vor. Wichtig sind Verlässlichkeit, nachvollziehbare Korrekturen, zwei Jahre Aufbewahrung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.
Was kostet die Online-Zeiterfassung?
7 Tage kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter, danach 9,95 € im Monat bis 5 aktive Mitarbeiter und 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter ab dem sechsten, zzgl. MwSt. Monatlich kündbar.