Elektronische Zeiterfassung: welche Systeme es gibt, was sie kosten und was erlaubt ist
Elektronische Zeiterfassung heißt: Beginn, Ende und Pausen werden nicht auf Papier notiert, sondern am Terminal, mit Chip, am Tablet oder per App gespeichert. In Deutschland ist sie derzeit erlaubt, aber noch nicht vorgeschrieben; Pflicht ist die Erfassung an sich. Wir vergleichen die Systeme, die Kosten und die Datenschutzfragen.
Aktualisiert:
Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen alle Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine Form schreibt das geltende Recht nicht vor. Das Gericht verlangt nur, dass das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist, wie es der EuGH 2019 formuliert hat (C-55/18).
Eine Pflicht zur elektronischen Form sieht erst der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vom Juni 2026 vor, mit Übergangsfristen und Ausnahmen für Kleinbetriebe. Er ist zum 29. Oktober 2026 nicht beschlossen. Den Stand verfolgen wir unter Digitale Zeiterfassung: Gesetz und Reform.
Praktisch spricht trotzdem viel für elektronisch: Papier wird nachträglich ausgefüllt, ist leicht zu manipulieren und muss von Hand addiert werden. Bei Minijobbern und in Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung verlangt § 17 MiLoG zudem eine Aufzeichnung binnen sieben Tagen, die der Zoll prüft.
Arten der elektronischen Zeiterfassung im Vergleich
| System | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Terminal mit Chipkarte oder Transponder | Bewährt, schnell am Eingang | Gerät und Montage pro Standort; Karte kann weitergegeben werden |
| Fingerabdruck-Terminal | Kein Stempeln für Kollegen | Biometriedaten nach Art. 9 DSGVO, im Arbeitsverhältnis schwer zu rechtfertigen |
| Gesichtserkennung am Terminal | Berührungslos | Ebenfalls Biometrie; Fehlerkennungen bei Licht, Helm, Maske |
| Software am PC | Günstig fürs Büro | Nicht für Baustelle, Lager oder Außendienst |
| App mit QR-Code | Keine Hardware; ein Code pro Standort | Ohne Zusatzschutz kann ein Foto des Codes weitergeschickt werden |
| App mit GPS | Für Außendienst und wechselnde Orte | GPS ist in Gebäuden ungenau; Ortung muss datenschutzkonform begrenzt sein |
| Tablet am Eingang (Kiosk) | Fester Stempelpunkt ohne Spezialgerät, auch für Mitarbeiter ohne Handy | Ein Tablet pro Eingang |
In QRtimetrack lassen sich QR-Code, GPS, Tablet, Selfie und Face ID pro Standort kombinieren. Details finden Sie unter Zeiterfassung per QR-Code und Zeiterfassung per GPS.
Was kostet ein Zeiterfassungssystem?
Der Gerätepreis ist nur ein Teil der Rechnung. Vergleichen Sie über drei Jahre: Hardware, Montage, Software-Lizenz, zusätzliche Standorte und die Zeit für das monatliche Zusammenführen der Stunden.
| Variante | Typische Kosten | Laufende Kosten |
|---|---|---|
| Stempeluhr / Terminal | Je nach Modell von unter hundert bis mehrere hundert Euro pro Gerät, plus Montage | Software, Wartung, Ersatzkarten |
| Biometrie-Terminal | Ähnlich, plus Aufwand für Datenschutz-Folgenabschätzung und Alternative für Verweigerer | Wie oben |
| App (QRtimetrack) | Keine Hardware nötig | 9,95 € im Monat bis 5 Mitarbeiter, danach 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter, zzgl. MwSt. |
| App + Tablet am Eingang | Ein handelsübliches Tablet | Wie App |
Einen ausführlichen Kostenvergleich über drei Jahre finden Sie unter Stempeluhr oder App.
Biometrie und DSGVO: warum der Fingerabdruck ein Problem ist
Fingerabdruck und Gesichtsgeometrie sind biometrische Daten, eine besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur ausnahmsweise erlaubt. Im Arbeitsverhältnis ist eine Einwilligung problematisch, weil Beschäftigte gegenüber dem Arbeitgeber selten wirklich frei entscheiden. Für reine Anwesenheitserfassung gibt es fast immer mildere Mittel.
- Sie brauchen eine tragfähige Rechtsgrundlage und eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO).
- Beschäftigte, die nicht zustimmen, brauchen eine gleichwertige Alternative.
- Der Betriebsrat bestimmt mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Bei Ende der Nutzung müssen die Templates nachweisbar gelöscht werden.
Die Alternative: Face ID oder Fingerabdruck auf dem eigenen Handy des Mitarbeiters, per Passkey. Die Prüfung findet auf dem Gerät statt, QRtimetrack erhält nur die Bestätigung. Im Betrieb liegen keine Biometriedaten.
Checkliste: So wählen Sie ein Zeiterfassungssystem
- Erfasst es Beginn, Ende und Pausen pro Tag und Person?
- Sind Korrekturen nachvollziehbar (wer, wann, warum)?
- Funktioniert es an allen Standorten, auch auf der Baustelle und im Homeoffice?
- Funktioniert es ohne Netz?
- Erkennt es Stempeln für Kollegen und verstellte Uhren?
- Zeigt es Grenzen an: 10-Stunden-Tag, Pausen, Ruhezeit?
- Gibt es Exporte für Lohnbuchhaltung und Prüfungen (Excel, CSV, PDF)?
- Wo liegen die Daten (EU?) und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Können Mitarbeiter ihre Zeiten einsehen?
- Was kostet es über drei Jahre, inklusive neuer Standorte?
In einem Tag von Papier auf elektronisch umstellen
- Vormittag: Konto anlegen, Standorte mit Adresse und GPS-Radius eintragen, QR-Codes drucken und aufhängen.
- Mittag: Arbeitszeiten hinterlegen, Mitarbeiter per Link einladen, Teamleiter festlegen.
- Nachmittag: Mitarbeiter informieren (Zweck, Daten, Speicherdauer), mit dem Betriebsrat abstimmen, falls vorhanden.
- Ab morgen: Alle stempeln per App oder Tablet. Am Monatsende schließen Sie den Monat ab und exportieren.
Ein fester Stempelpunkt am Eingang ist mit dem Sonderangebot schnell eingerichtet: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate gratis und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie das Tablet in etwa 10 Minuten selbst einrichten, für 299 € (begrenzte Startauflage von 100 Systemen).
Häufige Fragen
Ist die elektronische Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Nein, noch nicht. Pflicht ist seit 2022 die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, in beliebiger Form. Die elektronische Pflicht ist im Referentenentwurf vom Juni 2026 vorgesehen, der zum 29. Oktober 2026 nicht beschlossen ist.
Wird die Erfassung per Handy-App rechtlich anerkannt?
Ja. Das Gesetz schreibt keine Technik vor. Eine App, die Beginn und Ende objektiv und verlässlich speichert und Korrekturen nachvollziehbar macht, erfüllt die Anforderungen. Eine behördliche Zulassung für Zeiterfassungssysteme gibt es nicht.
Darf ich ein Fingerabdruck-Terminal verwenden?
Nur mit tragfähiger Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO, meist mit Datenschutz-Folgenabschätzung und einer Alternative für Beschäftigte, die nicht zustimmen. Für die reine Zeiterfassung ist das schwer zu begründen. Lassen Sie den Einzelfall von Ihrer Datenschutzberatung prüfen.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Bei der Ausgestaltung ja. Ein elektronisches System kann Verhalten und Leistung überwachen und unterliegt deshalb der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ob überhaupt erfasst wird, entscheidet dagegen das Gesetz.
Wie lange müssen die Daten gespeichert werden?
Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre. Zusätzliche Daten wie Fotos sollten Sie nur so lange speichern wie nötig; bei QRtimetrack werden Selfies nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Welches System eignet sich für mehrere Baustellen?
Eine App mit QR-Code und GPS pro Baustelle, die auch ohne Netz funktioniert. So brauchen Sie kein Terminal mit Strom am Bauzaun, und der Bauleiter sieht seine Leute direkt am Handy.