Stundenzettel Vorlage 2026 – kostenlos als Excel und PDF, online erstellt
Mit diesem Generator erstellen Sie einen Stundenzettel für einen Monat und beliebig viele Mitarbeiter: Monat wählen, Namen eintragen, übliche Arbeitszeit und Pause festlegen, dann als PDF drucken oder als Excel herunterladen. Ohne Anmeldung. Der Stundenzettel enthält Beginn, Ende, Pause und Tagessumme, also das, was die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verlangt.
Aktualisiert:
Stundenzettel-Generator
— · November 2026 · 08:00–16:30
| Mitarbeitende | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | Stunden gesamt | Unterschrift |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | F | F | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | F | F | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | F | F | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | F | F | 8 | 168 |
F = frei (Wochenende), FT = Feiertag
So nutzen Sie den Stundenzettel-Generator
- Monat und Jahr wählen, für die der Stundenzettel gelten soll.
- Feiertage markieren. Gesetzliche Feiertage unterscheiden sich in Deutschland nach Bundesland. Lassen Sie „Keine Feiertage“ eingestellt und klicken Sie im Kalender auf die Feiertage Ihres Bundeslandes, um sie als frei zu markieren. Wochenenden sind bereits frei.
- Namen eintragen, eine Person pro Zeile. Jede bekommt einen eigenen Abschnitt.
- Übliche Zeiten festlegen, zum Beispiel 08:00 bis 16:30 mit 30 Minuten Pause. Sie werden an Arbeitstagen vorausgefüllt; ändern Sie nur die Abweichungen.
- Drucken oder herunterladen. Über den Druckdialog als PDF speichern oder auf Papier drucken, oder die Excel-Datei laden und am Computer bearbeiten.
Sie brauchen kein Konto. Erstellen Sie jeden Monat einen neuen Zettel oder kopieren Sie die Excel-Datei für den nächsten Monat.
Was ein Stundenzettel enthalten muss
Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Für Minijobber und Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung verlangt § 17 MiLoG ausdrücklich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, eingetragen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags. Ein brauchbarer Stundenzettel enthält deshalb:
| Feld | Warum |
|---|---|
| Name des Mitarbeiters | Eindeutige Zuordnung |
| Firma und Monat | Ordnung im Archiv |
| Datum | Jeder Tag einzeln |
| Beginn | Pflichtangabe |
| Ende | Pflichtangabe |
| Pause | Für die tatsächliche Arbeitszeit und die Pausenregel nach § 4 ArbZG |
| Tagessumme | Dauer der Arbeitszeit, Grundlage für Überstunden |
| Abwesenheit (Urlaub, krank, frei) | Erklärt Lücken |
| Monatssumme | Für die Lohnabrechnung |
| Unterschrift (optional) | Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber hilfreich als Bestätigung |
Einzeln oder für das ganze Team?
Ein Stundenzettel pro Person eignet sich, wenn Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen, etwa im Außendienst oder Homeoffice. Ein Sammelblatt für das Team passt, wenn ein Schicht- oder Bauleiter die Anwesenheit führt. Der Generator erzeugt beides: ein Name ergibt einen Einzelzettel, mehrere Namen ein Blatt mit Abschnitten pro Person.
Eine Liste nur mit „anwesend/abwesend“ ist kein Stundenzettel. Den Unterschied erklärt der Ratgeber zur Anwesenheitsliste.
Stundenzettel für die Baustelle
Auf dem Bau wird der Stundenzettel oft vom Polier für die ganze Kolonne geführt. Tragen Sie wirklich die Zeiten jedes Einzelnen ein, nicht „alle 7 bis 17 Uhr“, und notieren Sie die Baustelle. Der Zoll prüft vor Ort und erwartet die Aufzeichnungen binnen sieben Tagen. Wie es ohne Papier geht, zeigt Zeiterfassung auf der Baustelle.
Gesetzliche Feiertage 2026 in Deutschland
| Datum | Feiertag | Wo |
|---|---|---|
| 1. Januar (Do) | Neujahr | bundesweit |
| 6. Januar (Di) | Heilige Drei Könige | BW, BY, ST |
| 8. März (So) | Internationaler Frauentag | BE, MV |
| 3. April (Fr) | Karfreitag | bundesweit |
| 6. April (Mo) | Ostermontag | bundesweit |
| 1. Mai (Fr) | Tag der Arbeit | bundesweit |
| 14. Mai (Do) | Christi Himmelfahrt | bundesweit |
| 25. Mai (Mo) | Pfingstmontag | bundesweit |
| 4. Juni (Do) | Fronleichnam | BW, BY, HE, NW, RP, SL sowie Teile von SN und TH |
| 15. August (Sa) | Mariä Himmelfahrt | SL, Teile von BY |
| 20. September (So) | Weltkindertag | TH |
| 3. Oktober (Sa) | Tag der Deutschen Einheit | bundesweit |
| 31. Oktober (Sa) | Reformationstag | BB, HB, HH, MV, NI, SN, ST, SH, TH |
| 1. November (So) | Allerheiligen | BW, BY, NW, RP, SL |
| 18. November (Mi) | Buß- und Bettag | SN |
| 25. Dezember (Fr) | 1. Weihnachtstag | bundesweit |
| 26. Dezember (Sa) | 2. Weihnachtstag | bundesweit |
Österreich und Schweiz: Die Feiertage weichen ab (in der Schweiz zudem je nach Kanton). Markieren Sie sie im Generator ebenfalls per Klick.
Häufige Fehler beim Stundenzettel
- Am Monatsende nachgetragen. Dann stimmen die Zeiten selten. Tragen Sie täglich ein; nach § 17 MiLoG spätestens nach sieben Tagen.
- Immer dieselben Zeiten. „8 bis 17 Uhr“ an jedem Tag wirkt bei einer Prüfung unglaubwürdig.
- Pausen vergessen. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause Pflicht (§ 4 ArbZG).
- Mehr als 10 Stunden ohne Hinweis. Das ist nach § 3 ArbZG grundsätzlich unzulässig und fällt bei einer Prüfung sofort auf.
- Ruhezeit übersehen. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen 11 Stunden liegen (§ 5 ArbZG).
- Zu früh weggeworfen. Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Wann der Stundenzettel nicht mehr reicht
Papier und Excel funktionieren für wenige Mitarbeiter an einem Ort. Bei mehreren Standorten, Schichten, Minijobbern oder Außendienst kostet das Abtippen und Prüfen mehr Zeit als eine App. Außerdem sieht der geplante neue Rechtsrahmen eine elektronische Erfassung vor, siehe Digitale Zeiterfassung: Gesetz und Reform.
Mit der Zeiterfassung App stempeln Mitarbeiter per QR-Code oder GPS am Handy, und am Monatsende exportieren Sie denselben Stundenzettel automatisch als Excel oder PDF. Überstunden berechnen Sie mit dem Ratgeber Überstunden berechnen.
Häufige Fragen
Ist ein Stundenzettel Pflicht?
Eine Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, der Stundenzettel ist eine mögliche Form davon. Seit 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn und Ende der Arbeitszeit erfassen; für Minijobber und bestimmte Branchen gilt zusätzlich § 17 MiLoG. Papier, Excel oder App sind derzeit gleichermaßen zulässig.
Darf ich den Stundenzettel in Excel führen?
Ja, nach geltendem Recht. Die Tabelle muss täglich gepflegt werden und Beginn, Ende und Pausen enthalten. Schwachpunkt ist, dass Änderungen keine Spur hinterlassen. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist geplant, aber noch nicht beschlossen.
Muss der Mitarbeiter den Stundenzettel unterschreiben?
Nein, das schreibt kein Gesetz vor. Eine Unterschrift oder Bestätigung des Mitarbeiters ist aber ein gutes Beweismittel, wenn es später Streit über Überstunden gibt.
Wie viele Arbeitsstunden hat ein Monat?
Das hängt von den Arbeitstagen und den Feiertagen Ihres Bundeslandes ab. Bei einer 40-Stunden-Woche rechnet man im Durchschnitt mit etwa 173 Stunden pro Monat (40 × 13 ÷ 3). Der Generator zählt die Arbeitstage des gewählten Monats.
Wie trage ich Urlaub und Krankheit ein?
Lassen Sie Beginn und Ende leer und vermerken Sie die Abwesenheit, zum Beispiel „U“ für Urlaub oder „K“ für krank. So ist für jeden Tag erklärt, warum keine Arbeitszeit erfasst wurde.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG). Sind die Stundenzettel Grundlage der Lohnabrechnung, können steuerliche Aufbewahrungsfristen länger sein; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Ist der Stundenzettel-Generator kostenlos?
Ja, ohne Anmeldung und ohne Begrenzung. Wenn Sie die Zeiten künftig automatisch erfassen wollen, können Sie QRtimetrack 7 Tage kostenlos testen.