Zeiterfassung in der Gastronomie: Schichten, Minijobs und Überstunden ohne Zettelwirtschaft

Warum Zeiterfassung in der Gastronomie schwierig ist

Ein Restaurant hat selten „9 bis 17 Uhr“. Es gibt überlappende Schichten, Teilzeitkräfte, Aushilfen am Wochenende und Abende, die enden, wenn der letzte Gast geht. Der Zettel in der Küche hält da nicht mit:

• Kurzfristig getauschte Schichten. Auf Papier steht der Dienstplan, nicht die tatsächliche Arbeitszeit.
• Minijobber über der Grenze. Die Aushilfe mit Minijob arbeitet mehr als geplant. Wird die Verdienstgrenze von 603 € im Monat (2026) überschritten, ist es kein Minijob mehr.
• Später Feierabend. Stunden nach 23 Uhr sind Nachtzeit und können Anspruch auf Nachtzuschlag begründen, werden aber selten getrennt notiert.
• Kollegen tragen sich gegenseitig ein. „Trag mich mit ein, ich bin in zehn Minuten da.“
• Mehrere Betriebe. Der Koch hilft im zweiten Lokal aus, und die Stunden verschwinden zwischen zwei Listen.
• Hohe Fluktuation. Neue Leute jeden Monat, die ab dem ersten Tag stempeln müssen.

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Deshalb gilt § 17 MiLoG für alle Beschäftigten: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren. Verstöße können mit bis zu 50.000 € geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, häufig im laufenden Betrieb.

So stempelt Ihr Personal

Niemand installiert etwas aus dem App Store: Link öffnen, App auf den Startbildschirm, ab der ersten Schicht stempeln. Die App spricht 23 Sprachen, praktisch für internationale Teams. Mehr zu den Methoden unter Zeiterfassung per QR-Code und Stempeluhr oder Tablet.

Schichten, Verspätungen und wer fehlt

• Arbeitszeiten pro Lokal oder pro Person: Früh, Spät, geteilter Dienst.
• Die Liste „noch nicht da“ in Echtzeit, damit Sie vor der Öffnung wissen, dass ein Koch fehlt.
• Verspätungen und früheres Gehen werden automatisch berechnet.
• Pausen werden gestempelt, so sehen Sie die tatsächliche Arbeitszeit und ob die Pausen nach § 4 ArbZG eingehalten wurden.
• Restaurantleitung oder Schichtleiter sehen in der Teamleiter-App nur ihr Team und geben Stempelungen vom Handy frei.
• Mitteilungen wie „Morgen Bankett ab 18 Uhr“ gehen über den internen Chat mit Lesebestätigung.

Überstunden bestätigt statt „aufgerundet“

Der Abend endet selten zur geplanten Zeit. Wenn Sie die Überstundenbestätigung aktivieren, bestätigt der Mitarbeiter, der länger bleibt, per QR-Code und Foto, dass er noch im Lokal ist. Ohne Bestätigung wird er zum Schichtende automatisch ausgestempelt. So zahlen Sie keine Stunden, die am Handy verbracht wurden, und verlieren keine, die wirklich gearbeitet wurden.

• Mehrstunden erscheinen getrennt, für Auszahlung oder Arbeitszeitkonto nach Vertrag oder Tarif. Siehe Überstunden berechnen.
• Bei Teilzeit und Minijob sehen Sie sofort, wenn jemand über die vereinbarten Stunden kommt.
• Stunden zwischen 23 und 6 Uhr (Nachtzeit) und ab 20 Uhr (steuerlich) erscheinen getrennt. Die Regeln stehen im Ratgeber Nachtarbeit und Nachtzuschlag.

Ruhezeit, Sonntage und Feiertage

Gastronomie arbeitet, wenn andere frei haben. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt das, aber mit Regeln, die Sie nachweisen sollten:

• Ruhezeit: grundsätzlich 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. In Gaststätten und Beherbergung darf sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Spätschicht bis Mitternacht und Frühschicht um 9 Uhr passt also nicht.
• Sonn- und Feiertage: Beschäftigung ist in Gaststätten zulässig (§ 10 ArbZG), aber mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben, und für Sonntagsarbeit gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (§ 11 ArbZG).
• Höchstarbeitszeit: 10 Stunden pro Tag, im Schnitt 8 (§ 3 ArbZG).
• Jugendliche dürfen in der Gastronomie nur eingeschränkt abends arbeiten (Jugendarbeitsschutzgesetz).

In der App erscheinen Sonntags- und Feiertagsstunden getrennt im Bericht, so dass die Lohnbuchhaltung Zuschläge direkt übernehmen kann.

Mehrere Lokale oder ein Hotel mit Abteilungen

• Jedes Lokal, die Zentralküche oder jede Abteilung (Rezeption, Housekeeping, Restaurant) ist ein eigener Standort mit eigenem QR-Code.
• Ein Mitarbeiter kann an mehreren Standorten stempeln, die Stunden sehen Sie pro Standort.
• Mehrere Firmen (etwa Restaurant-GmbH und Catering-GmbH) verwalten Sie in einem Konto.
• Urlaub wird in der App beantragt und mit einem Klick genehmigt; im Urlaub ist Stempeln gesperrt.

Bei der Zoll-Prüfung und in der Lohnabrechnung

Steht der Zoll im Lokal, erzeugt die Restaurantleitung in der App einen zeitlich begrenzten Link, über den die Prüfer Stempelungen und Korrekturen der letzten drei Monate nur lesen können. Mehr zur Rechtslage im Ratgeber Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

1. Gelb oder rot markierte Stempelungen prüfen und freigeben oder ablehnen.
2. Monat abschließen; danach ändert niemand mehr die Stunden.
3. Mitarbeiter bestätigen ihre Stunden am Handy oder widersprechen.
4. Export als Excel, CSV oder PDF mit normalen, Über-, Nacht- und Sonntagsstunden an die Lohnbuchhaltung.

Preise und Sonderangebot

Der Standard-Tarif kostet 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 5 Mitarbeiter werden berechnet (9,95 € im Monat), zzgl. MwSt. Sie zahlen nur Mitarbeiter, die im Monat aktiv waren; Saisonkräfte kosten also nicht das ganze Jahr. Start mit 7 Tagen kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter.

Für den Personaleingang gibt es ein Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate QRtimetrack gratis und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für 299 €. Das Tablet richten Sie mit der Anleitung in etwa 10 Minuten selbst ein. Das Angebot gilt für eine begrenzte Startauflage von 100 Systemen, Details auf der Angebotsseite.

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Häufige Fragen