Zeiterfassung mit GPS: Stempeln im festgelegten Bereich, ohne den ganzen Tag geortet zu werden
Bei der GPS-Zeiterfassung tippt der Mitarbeiter am Handy auf „Kommen“, und die App prüft, ob er sich im Bereich befindet, den Sie auf der Karte festgelegt haben, zum Beispiel 150 m um Büro oder Baustelle. Der Standort wird nur im Moment des Stempelns gelesen, nicht dauerhaft. Stempelungen außerhalb werden markiert und von Ihnen freigegeben oder abgelehnt.
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So funktioniert der GPS-Bereich (Geofence)
Ein Geofence ist ein Kreis auf der Karte um einen Standort: Büro, Filiale, Lager, Baustelle oder die Wohnadresse im Homeoffice. Sie wählen Adresse und Radius. Beim Stempeln vergleicht die App die Position des Handys mit dem Bereich.
- Standort im Dashboard anlegen: Adresse und Radius (zum Beispiel 100 bis 200 m).
- Mitarbeiter einem oder mehreren Standorten zuordnen.
- Der Mitarbeiter öffnet die App und tippt auf „Kommen“.
- Die App liest die Position einmal und sendet sie mit der Serverzeit.
- Im Bereich wird die Stempelung direkt übernommen, außerhalb wird sie zur Prüfung markiert.
Keine Installation aus dem App Store: Der Mitarbeiter bekommt einen Aktivierungslink und legt die App auf den Startbildschirm, auf Android oder iPhone.
GPS-Genauigkeit und der richtige Radius
Handy-GPS ist im Freien meist auf einige Meter bis einige Dutzend Meter genau. In Hochhäusern, Kellern, Stahlhallen oder engen Straßen wird es ungenauer. Der Radius sollte deshalb nicht zu klein sein.
| Standort | Empfohlener Radius | Warum |
|---|---|---|
| Büro oder Laden in der Stadt | 100–150 m | Schwächeres Signal zwischen Gebäuden |
| Lager, Halle, Werk | 150–300 m | Großes Gelände, mehrere Eingänge |
| Baustelle | 200–500 m | Großer Bereich, Baustelleneinrichtung oft getrennt |
| Homeoffice | 100–200 m | Hinterlegte Wohnadresse |
Den Radius können Sie jederzeit ändern. Wenn viele Stempelungen am selben Standort „außerhalb“ landen, ist meist der Radius zu klein, nicht das Team unehrlich.
Was passiert, wenn jemand außerhalb stempelt?
Die Stempelung wird nicht blockiert, denn es gibt echte Gründe: eine Lieferung beim Kunden, eine Schulung, ein Notfalleinsatz. Stattdessen fragt die App nach dem Grund, und die Stempelung erscheint bei der Führungskraft als auffällig.
- Der Mitarbeiter sieht, dass er außerhalb ist, und gibt den Grund an („Montage beim Kunden, Hauptstraße 5“).
- Die Führungskraft sieht die Stempelung mit Grund und Ort auf der Karte.
- Sie gibt frei oder lehnt ab. Abgelehnte Stempelungen zählen nicht zur Arbeitszeit.
- Jede Entscheidung bleibt mit Person und Datum im Verlauf.
Jede Stempelung bekommt außerdem eine Risiko-Ampel (grün, gelb, rot), damit Sie nur die prüfen, auf die es ankommt.
Schutz vor Fake-GPS und Stempeln für Kollegen
Es gibt Apps, die den GPS-Standort fälschen. Keine Lösung erkennt sie auf jedem Handy sicher, deshalb verlassen wir uns nicht allein auf GPS:
- Serverzeit: Wer die Uhr am Handy verstellt, wird markiert.
- Unmögliche Wege: Eine Stempelung in München und eine in Hamburg 20 Minuten später wird automatisch gemeldet.
- Ein Handy pro Mitarbeiter: Ein neues Gerät muss freigegeben werden; niemand stempelt vom eigenen Handy für einen anderen.
- Optionales Selfie, nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
- Face ID oder Fingerabdruck am Handy: Die Prüfung läuft auf dem Gerät, wir erhalten nur die Bestätigung, keine Biometriedaten.
- Zufällige Anwesenheitsprüfungen für Büro und Homeoffice: Bestätigung per Selfie innerhalb von 10 Minuten.
- QR-Code am Standort: Wo es darauf ankommt, kombinieren Sie GPS mit einem QR-Code am Eingang, der die Anwesenheit vor Ort belegt.
Ohne Netz: Stempeln funktioniert offline
Im Keller, auf dem Land oder auf der Baustelle ohne Empfang stempelt der Mitarbeiter ganz normal. Die Stempelung wird mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Netz da ist. Sie sehen sie mit der Uhrzeit der Stempelung.
Datenschutz: Standort nur beim Stempeln, kein Tracking
Der Unterschied zwischen GPS-Zeiterfassung und GPS-Überwachung ist auch rechtlich entscheidend. Die App sendet die Position nur, wenn der Mitarbeiter stempelt (und im Homeoffice bei Anwesenheitsprüfungen, wenn Sie diese aktivieren). Es gibt keine Ortung im Hintergrund, keine Bewegungsprofile, keine Ortung in Pausen oder nach Feierabend.
- Klarer, begrenzter Zweck: Nachweis des Arbeitsorts bei Beginn und Ende.
- Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO: nur ein Standortpunkt pro Stempelung.
- Keine Biometriedaten (Face ID bleibt auf dem Handy).
- Daten in der EU (Frankfurt), Selfies nach 30 Tagen gelöscht.
Informieren Sie die Beschäftigten schriftlich über Zweck, Daten und Speicherdauer (Art. 13 DSGVO). Mit Betriebsrat ist die GPS-Funktion mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; regeln Sie sie in einer Betriebsvereinbarung. Für die Datenschutz-Folgenabschätzung stellt QRtimetrack eine DSFA-Vorlage bereit. Im Zweifel klären Sie den Einzelfall mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Zeiterfassung im Homeoffice
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch zu Hause. Mit GPS hinterlegen Sie die Wohnadresse als Standort, und der Mitarbeiter stempelt dort Kommen, Pause und Gehen.
- Büro- und Homeoffice-Tage in einem Konto, mit unterschiedlichen Standorten.
- Arbeitszeit pro Mitarbeiter, Verspätungen und früheres Gehen sichtbar.
- Zufällige Anwesenheitsprüfungen, wenn Sie mehr als die Stempelung brauchen.
- Im Büro auch Stempeln am Computer, nur aus dem Firmennetz.
Mehr dazu im Ratgeber Zeiterfassung im Homeoffice.
Für Außendienst und mehrere Standorte
Installateure, Servicetechniker, Reinigungsteams, Sicherheitsdienst, Vertrieb: Die Leute starten jeden Tag woanders. Legen Sie so viele Standorte an wie nötig und ordnen Sie die Mitarbeiter zu. Teamleiter sehen nur ihre Standorte, und morgens bekommen Sie per E-Mail, wer da ist und wer nicht.
Für Baustellen, wo Empfang und Mitarbeiter aus anderen Ländern hinzukommen, siehe Zeiterfassung auf der Baustelle. Für Reinigungsteams mit vielen Kundenobjekten siehe Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung mit GPS erlaubt?
Ja, wenn sie verhältnismäßig ist und die Beschäftigten informiert sind. Ein Standortpunkt beim Stempeln, um den Arbeitsort zu belegen, greift deutlich weniger ein als eine Dauerortung. Informieren Sie schriftlich, beteiligen Sie den Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und dokumentieren Sie den Zweck.
Verfolgt die App den Mitarbeiter den ganzen Tag?
Nein. Die Position wird nur gelesen, wenn der Mitarbeiter auf Kommen, Pause oder Gehen tippt. Es gibt keine Hintergrundortung, keine Route und keine Ortung nach Feierabend. Die Führungskraft sieht nur, wo gestempelt wurde.
Was passiert, wenn jemand außerhalb des Bereichs stempelt?
Die Stempelung wird nicht blockiert, aber markiert. Der Mitarbeiter gibt einen Grund an, die Führungskraft sieht den Ort auf der Karte und gibt frei oder lehnt ab. Abgelehnte Stempelungen zählen nicht, die Entscheidung bleibt im Verlauf.
Lässt sich GPS mit einer Fake-GPS-App austricksen?
Auf manchen Handys ja, deshalb setzen wir nicht nur auf GPS. Die Zeit kommt vom Server, unmögliche Wege werden gemeldet, jeder hat ein freigegebenes Handy, und Sie können Selfie, Face ID oder QR-Code am Standort verlangen. Auffällige Stempelungen bekommen Gelb oder Rot.
Funktioniert es ohne Internet?
Ja. Die Stempelung wird mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Netz da ist. Praktisch in Kellern, Hallen oder Funklöchern.
Was kostet die GPS-Zeiterfassung?
7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter. Danach 9,95 € im Monat für 1 bis 5 aktive Mitarbeiter und ab 6 Mitarbeitern 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter, zzgl. MwSt. Monatlich kündbar.