Zeiterfassung auf der Baustelle: echte Stunden für jeden Arbeiter, ohne Stundenzettel
Auf der Baustelle stempeln Ihre Leute mit dem Handy am QR-Code am Bauzaun oder im GPS-Bereich der Baustelle, auch ohne Empfang. Der Bauleiter sieht live, wer da ist, Sie sehen die Stunden pro Baustelle. Für das Baugewerbe verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer für alle Beschäftigten, binnen sieben Tagen.
Aktualisiert:
Die Probleme der Zeiterfassung auf dem Bau
Der Stundenzettel liegt im Container und wird vom Polier am Abend ausgefüllt, oder schlimmer, am Monatsende. Wer auf dem Bau arbeitet, kennt die Folgen:
- Verlorene oder nasse Zettel. Die Stunden werden aus dem Gedächtnis rekonstruiert, mit Streit bei der Abrechnung.
- Pauschale Stunden. „Die ganze Kolonne 10 Stunden“, obwohl die Hälfte um 15 Uhr gegangen ist.
- Stempeln für Kollegen. Jemand wird als anwesend eingetragen, der gar nicht da war.
- Kein Netz. Neue Baustellen, Keller und Tiefgaragen haben oft keinen Empfang, viele Apps versagen dort.
- Arbeiter aus anderen Ländern. Sie verstehen die Formulare nicht und können nicht prüfen, was für sie eingetragen wurde.
- Mehrere Baustellen. Sie wissen nicht, wie viele Stunden auf welche Baustelle entfallen, und damit auch nicht, was der Lohnanteil wirklich gekostet hat.
Das Baugewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Beschäftigte müssen ihren Ausweis mitführen, und für alle gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit bis zu 50.000 € geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Geprüft wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, oft direkt auf der Baustelle.
So stempeln Ihre Arbeiter auf der Baustelle
Wählen Sie die Methode, die zur Baustelle passt, und kombinieren Sie sie. Jede Stempelung dauert Sekunden, mit großen Schaltflächen.
| Methode | So sieht es aus | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Gedruckter QR-Code | Code am Bauzaun oder Container; der Arbeiter scannt ihn mit der App | Jede Baustelle, ohne Kosten |
| QR-Code am Tablet | Der Code ändert sich alle 15 Sekunden, ein Foto per WhatsApp funktioniert nicht | Große Baustellen, wenn Sie sicher sein wollen, dass jemand vor Ort ist |
| Tablet am Eingang (Kiosk) | Persönlicher Code vom Handy (wechselt alle 30 Sekunden), PIN oder gedruckter Ausweis | Für alle, die nicht selbst scannen wollen oder kein Smartphone haben |
| GPS-Bereich | Stempeln wird nur im Bereich der Baustelle angenommen | Große Baustellen, Kolonnen, die oft wechseln |
Der Arbeiter installiert nichts aus dem App Store. Er bekommt einen Aktivierungslink, legt die App auf den Startbildschirm (Android oder iPhone) und hat drei Aktionen am Tag: Kommen, Pause, Gehen.
Kein Netz? Der Offline-Modus
Ohne Empfang stempelt der Arbeiter ganz normal. Die Stempelung wird mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy gespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Netz da ist, zum Beispiel auf dem Heimweg. Gespeichert wird die Zeit der Stempelung, nicht die der Übertragung; eine verstellte Handyuhr wird erkannt.
Jeder Arbeiter in seiner Sprache
Die Mitarbeiter-App spricht 23 Sprachen, darunter Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch, Tschechisch, Ungarisch, Ukrainisch, Russisch und Türkisch. Jeder sieht seine Stunden, Pausen und die Monatsbestätigung in seiner Sprache, Sie sehen alles auf Deutsch.
Mehrere Baustellen, mehrere Bauleiter
- Jede Baustelle ist ein Standort mit eigenem QR-Code und GPS-Bereich.
- Jeder Bauleiter oder Polier sieht in der Teamleiter-App nur seine Baustellen: wer da ist, wer zu spät ist, wer fehlt.
- Auffällige Stempelungen (außerhalb, neues Handy, verstellte Uhr) erscheinen gelb oder rot und werden freigegeben oder abgelehnt.
- Korrekturen nur mit Grund, sie bleiben im Verlauf.
- Morgens kommt die Anwesenheit per E-Mail.
- Durchsagen wie „Morgen Betonage, Beginn 6 Uhr“ laufen über den internen Chat mit Lesebestätigung.
- Mehrere Firmen (zum Beispiel Bau-GmbH und Subunternehmen der Gruppe) verwalten Sie in einem Konto.
Arbeitszeit, Überstunden und Grenzen des ArbZG
Auf dem Bau ist der lange Tag keine Ausnahme, und genau hier entstehen bei Prüfungen die Probleme. Die App zeigt Verspätungen, früheres Gehen und die Liste „noch nicht da“ automatisch.
- 10 Stunden ist die Grenze pro Werktag; im Schnitt von sechs Monaten dürfen es nur 8 sein (§ 3 ArbZG). Was über 8 Stunden hinausgeht, ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin aufzuzeichnen.
- Pausen von 30 bzw. 45 Minuten (§ 4 ArbZG) werden gestempelt, so sehen Sie die tatsächliche Arbeitszeit.
- 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG).
- Überstunden mit Bestätigung: Wer länger bleibt, bestätigt per QR-Code und Foto; sonst wird zum Schichtende ausgestempelt.
- Samstags- und Sonntagsstunden erscheinen getrennt. Wie Zuschläge laut Tarifvertrag berechnet werden, steht unter Überstunden berechnen.
Stunden pro Baustelle für Nachkalkulation und Abrechnung
Weil jede Stempelung einem Standort zugeordnet ist, wissen Sie, wie viele Stunden auf jede Baustelle entfallen. Das hilft bei:
- Stundenlohnarbeiten und Regieberichten;
- der Nachkalkulation: tatsächliche Lohnstunden gegen Kalkulation;
- der Abrechnung als Nachunternehmer;
- dem Nachweis gegenüber dem Generalunternehmer, der nach § 13 MiLoG für den Mindestlohn der Beschäftigten seiner Nachunternehmer haftet.
Monatsabschluss und Zoll-Prüfung
- Auffällige Stempelungen prüfen und freigeben oder ablehnen.
- Monat abschließen; danach ändert niemand mehr die Stunden.
- Die Arbeiter bestätigen ihre Stunden am Handy oder widersprechen.
- Export als Excel, CSV oder PDF für Lohnbuchhaltung und Unterlagen.
Kommt der Zoll auf die Baustelle, erzeugt der Bauleiter in der App einen zeitlich begrenzten Link, über den die Prüfer die Stempelungen und Korrekturen der letzten drei Monate nur lesen können. Die Pflicht, die Unterlagen auf Deutsch im Inland bereitzuhalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG), erfüllen Sie mit dem PDF-Export. Mehr zur Rechtslage im Ratgeber Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Noch auf Papier? Nutzen Sie eine kostenlose Vorlage
Wenn Sie noch nicht umsteigen wollen, erstellen Sie mit unserer Stundenzettel-Vorlage ein Monatsblatt für die ganze Kolonne, als PDF oder Excel. Achten Sie darauf, dass es täglich ausgefüllt wird und Beginn, Ende und Pausen enthält.
Für einen festen Stempelpunkt im Baucontainer gibt es das Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate QRtimetrack gratis und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie das Tablet in etwa 10 Minuten selbst einrichten, für 299 €. Begrenzte Startauflage von 100 Systemen.
Häufige Fragen
Wie erfasse ich Arbeitszeit auf einer Baustelle ohne Internet?
Mit einer offline-fähigen App. Bei QRtimetrack wird die Stempelung mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy gespeichert und gesendet, sobald wieder Netz da ist. Der QR-Code am Bauzaun braucht weder Strom noch Internet.
Wie verhindere ich, dass Arbeiter füreinander stempeln?
Jeder stempelt von seinem eigenen, freigegebenen Handy. Ein QR-Code am Tablet, der sich alle 15 Sekunden ändert, oder ein GPS-Bereich verhindern Stempelungen aus der Ferne. Optional kommt ein Selfie oder Face ID am Handy dazu.
Muss die Zeiterfassung auf der Baustelle vorliegen oder reicht das Büro?
Nach § 17 Abs. 2 MiLoG müssen die Unterlagen im Inland auf Deutsch bereitgehalten werden, auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung. Mit einer App und einem Prüferlink oder PDF sind die Daten jederzeit auf der Baustelle verfügbar.
Was mache ich mit Arbeitern ohne Smartphone?
Stellen Sie ein Tablet im Kiosk-Modus in den Container. Wer kein Handy hat, tippt seine PIN oder nutzt einen gedruckten Ausweis. Der Kiosk-Modus ist im Standard-Tarif enthalten.
Kann ich die Stunden pro Baustelle getrennt sehen?
Ja. Jede Stempelung gehört zu einem Standort, deshalb sehen Sie die Stunden pro Baustelle, pro Arbeiter und gesamt. Das hilft bei Nachkalkulation, Regieberichten und Abrechnung als Nachunternehmer.
Was kostet die Zeiterfassung für Baufirmen?
1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 9,95 € im Monat (5 Mitarbeiter), zzgl. MwSt., unabhängig von der Zahl der Baustellen. Sie zahlen nur Mitarbeiter, die im Monat aktiv waren. 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.