Zeiterfassung im Einzelhandel: Schichten, Samstage und mehrere Filialen in einem Konto
Im Einzelhandel arbeiten Vollzeit, Teilzeit und Minijobber in wechselnden Schichten, oft verteilt auf mehrere Filialen. Mit QRtimetrack stempeln Ihre Mitarbeiter per QR-Code am Handy oder am Tablet im Personalraum, Filialleitungen sehen ihr Team, und Sie sehen alle Filialen in einem Konto, inklusive Warnungen bei zu kurzer Ruhezeit.
Aktualisiert:
Was die Zeiterfassung im Handel kompliziert macht
- Lange Öffnungszeiten, Früh- und Spätschichten, Samstage, Inventur und Aktionstage.
- Viele Teilzeitkräfte und Minijobber mit festen Stundenkontingenten.
- Mehrere Filialen mit eigenen Listen, die die Zentrale zusammenführen muss.
- Springer, die in verschiedenen Filialen aushelfen.
- Spät- und Frühschicht direkt hintereinander, die die Ruhezeit verletzen.
Passende Stempelmethoden für den Laden
| Methode | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| Tablet im Personalraum | PIN, gedruckter Ausweis oder persönlicher Code vom Handy | Teams, die nicht mit dem privaten Handy stempeln wollen |
| QR-Code der Filiale | Code im Personalbereich, Scan mit der App | Kleine Läden, ohne Kosten |
| Rotierender QR-Code | Code am Tablet wechselt alle 15 Sekunden | Große Märkte mit Schichtwechsel |
| GPS-Bereich | Stempeln nur im Radius der Filiale | Außenverkauf, Marktstände, Promotion |
Einen Kostenvergleich mit klassischen Geräten finden Sie unter Stempeluhr oder App.
Ein Konto für alle Filialen
- Jede Filiale ist ein Standort mit eigenem QR-Code und eigener Filialleitung.
- Filialleitungen sehen in der Teamleiter-App nur ihr Team, die Zentrale sieht alles.
- Springer stempeln in jeder Filiale, die Stunden erscheinen pro Filiale.
- Morgens kommt per E-Mail, wer da ist und wer fehlt.
- Mitteilungen an alle Filialen oder einzelne Teams über den internen Chat, mit Lesebestätigung.
- Mehrere Firmen (zum Beispiel Franchise-Gesellschaften) in einem Konto.
Ruhezeit, Samstag, Sonntag: was die Zeiterfassung zeigen muss
- 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG). Anders als in Gastronomie oder Krankenhäusern sieht das Gesetz für den Einzelhandel keine Verkürzung vor. Wer bis 20:30 Uhr Kasse macht, darf nicht um 6:30 Uhr die Ware annehmen.
- Höchstarbeitszeit: 10 Stunden pro Tag, im Schnitt 8 (§ 3 ArbZG). Der Samstag ist ein Werktag.
- Sonntage: Verkaufsoffene Sonntage regeln die Ladenöffnungsgesetze der Länder. Wer sonntags arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen; mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei (§ 11 ArbZG).
- Pausen: 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 bei mehr als neun (§ 4 ArbZG).
QRtimetrack zeigt Samstags-, Sonntags- und Feiertagsstunden getrennt und warnt bei zu langen Tagen. Wie Zuschläge berechnet werden, steht unter Überstunden berechnen.
Teilzeit und Minijobs ohne böse Überraschung
Für Minijobber verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen; Verstöße können mit bis zu 50.000 € geahndet werden. Wird die Minijob-Grenze von 603 € im Monat (2026) überschritten, endet der Minijob-Status. Bei Teilzeitkräften zählt jede Mehrstunde für Lohn und gegebenenfalls Zuschlag.
In der App sehen Sie in Echtzeit, wer sich seinem Stundenkontingent nähert. Überstunden müssen per QR-Code und Foto bestätigt werden; ohne Bestätigung wird zum Schichtende ausgestempelt. Die Rechtslage im Überblick: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Monatsabschluss für die Lohnabrechnung
- Filialleitungen prüfen auffällige Stempelungen und geben sie frei.
- Die Zentrale schließt den Monat ab; danach sind die Stunden gesperrt.
- Mitarbeiter bestätigen ihre Stunden am Handy oder widersprechen.
- Export als Excel, CSV oder PDF, pro Filiale oder gesamt, an die Lohnbuchhaltung.
Preise und Tablet für den Personalraum
1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 9,95 € (5 Mitarbeiter), zzgl. MwSt., egal wie viele Filialen. Saisonkräfte zahlen Sie nur in den Monaten, in denen sie aktiv sind. Start mit 7 Tagen kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter.
Das Sonderangebot umfasst ein Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate QRtimetrack gratis und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für 299 €; Sie richten das Tablet in etwa 10 Minuten selbst ein. Begrenzte Startauflage von 100 Systemen, siehe Angebotsseite.
Häufige Fragen
Brauche ich in jeder Filiale eine eigene Zeiterfassung?
Sie brauchen in jeder Filiale eine Möglichkeit zu stempeln, aber kein eigenes System. Mit QRtimetrack hat jede Filiale einen QR-Code oder ein Tablet, und alle Daten laufen in einem Konto zusammen.
Wie stempeln Verkäufer, die ihr Handy nicht nutzen wollen?
Am Tablet im Personalraum mit persönlicher PIN oder gedrucktem Ausweis. Niemand muss das private Handy verwenden.
Gibt es einen Zuschlag für Sonntagsarbeit im Einzelhandel?
Gesetzlich ist ein Ersatzruhetag vorgeschrieben, kein Zuschlag. Zuschläge ergeben sich aus Tarif- oder Arbeitsvertrag. Gezahlte Sonntagszuschläge sind nach § 3b EStG bis 50 % steuerfrei.
Kann ich die Stunden pro Filiale getrennt sehen?
Ja. Jede Stempelung gehört zu einer Filiale, Sie sehen Stunden pro Filiale, pro Mitarbeiter und gesamt, und können getrennt exportieren.
Was kostet die Zeiterfassung für 4 Filialen mit 40 Mitarbeitern?
40 × 1,99 € = 79,60 € im Monat zzgl. MwSt., wenn alle 40 aktiv waren. Die Zahl der Filialen spielt keine Rolle. Tablets für die Personalräume sind optional.