Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2026: was gilt, wer betroffen ist und welche Bußgelder drohen

Die Rechtsgrundlagen im Überblick

Was das BAG 2022 entschieden hat

Eigentlich ging es um eine Frage des Betriebsrats: Darf er die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung verlangen? Das BAG verneinte ein solches Initiativrecht, aber mit einer Begründung, die alle Arbeitgeber betrifft: Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht schon kraft Gesetzes. Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils C-55/18, muss der Arbeitgeber ein System einführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.

• Alle Beschäftigten sind erfasst, nicht nur Überstunden. Ausnahmen gelten nach dem Arbeitszeitgesetz etwa für leitende Angestellte.
• Keine Formvorschrift: Bis zu einer gesetzlichen Regelung hat der Arbeitgeber einen Gestaltungsspielraum. Papier, Excel und elektronische Systeme sind möglich.
• Delegation erlaubt: Die Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst erfassen. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich und muss kontrollieren.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Der Arbeitgeber verzichtet auf feste Lage der Arbeitszeit, nicht auf deren Erfassung.

Das Urteil des BAG vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) stellt klar: Wer Überstundenvergütung einklagt, muss die Überstunden weiterhin selbst darlegen. Eine saubere Zeiterfassung hilft trotzdem beiden Seiten, weil sie den Streit früh entscheidet.

§ 16 Abs. 2 ArbZG: Aufzeichnung und Aufbewahrung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen […]. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (Auszug)

Zusammen mit dem BAG-Beschluss bedeutet das in der Praxis: Erfassen Sie die gesamte Arbeitszeit jedes Tages und bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf. Außerdem gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes, die Ihre Aufzeichnung sichtbar machen sollte:

• Höchstarbeitszeit: 8 Stunden werktäglich, bis 10 Stunden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Schnitt 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens 11 Stunden ununterbrochen nach Arbeitsende (§ 5 ArbZG).
• Sonn- und Feiertage: grundsätzlich Beschäftigungsverbot mit Ausnahmen, mindestens 15 freie Sonntage im Jahr und Ersatzruhetag (§§ 9 bis 11 ArbZG).

§ 17 MiLoG: strengere Pflichten für Minijobs und bestimmte Branchen

Für Minijobber und für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt seit 2015 eine ausdrückliche Aufzeichnungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, aufbewahrt mindestens zwei Jahre. Die Unterlagen müssen im Inland und auf Deutsch bereitgehalten werden. Geprüft wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls.

Die Branchen nach § 2a SchwarzArbG sind unter anderem: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich Lieferdiensten, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Branchenspezifische Seiten: Baustelle, Gastronomie, Gebäudereinigung und Sicherheitsdienst.

Bußgelder bei fehlender Zeiterfassung

Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss (§ 3 ArbSchG) gibt es kein unmittelbares Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber eine Anordnung erlassen; wer sie nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld. Hinzu kommen die Folgen im Streit um Überstunden und Mindestlohn.

Betriebsrat und Datenschutz

Das Ob der Zeiterfassung ist gesetzlich vorgegeben, deshalb hat der Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung. Beim Wie bestimmt er mit: Eine elektronische Zeiterfassung ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Regeln Sie Stempelmethoden, GPS, Fotos, Auswertungen und Zugriffsrechte deshalb in einer Betriebsvereinbarung.

Datenschutzrechtlich ist die Zeiterfassung durch die gesetzliche Pflicht gedeckt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zusätzliche Daten brauchen eine eigene Begründung:

• GPS nur im Moment des Stempelns, nicht als Dauerortung. Mehr dazu unter Zeiterfassung per GPS.
• Biometrie (Fingerabdruck, Gesichtserkennung am Terminal) ist eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO und im Arbeitsverhältnis nur schwer zu rechtfertigen. Face ID oder Fingerabdruck auf dem eigenen Handy per Passkey vermeidet das: Der Arbeitgeber erhält keine Biometriedaten.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO), wenn ein hohes Risiko besteht. QRtimetrack liefert dafür eine DSFA-Vorlage.
• Information der Beschäftigten über Zweck, Speicherdauer und Rechte (Art. 13 DSGVO).

Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes

Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt: elektronische Erfassung am selben Tag, Ausnahmen für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten und gestaffelte Übergangsfristen. Zum 29. Oktober 2026 ist dieser Entwurf weder vom Kabinett beschlossen noch im Bundestag eingebracht. Es gilt das oben beschriebene Recht. Den aktuellen Stand verfolgen wir im Ratgeber Digitale Zeiterfassung: Gesetz und Reform.

Österreich und Schweiz in Kürze

• Österreich: § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet Arbeitgeber seit langem, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Bei selbstbestimmter Arbeitszeit oder überwiegender Arbeit zu Hause genügen unter Umständen Saldenaufzeichnungen.
• Schweiz: Art. 46 Arbeitsgesetz und Art. 73 ArGV 1 verlangen Verzeichnisse über Arbeits- und Ruhezeiten, die mindestens fünf Jahre aufzubewahren sind. Für bestimmte Beschäftigte gibt es vereinfachte Erfassung oder Verzicht (Art. 73a und 73b ArGV 1).

So erfüllen Sie die Pflicht ohne Papierkram

1. Alle Beschäftigten erfassen, auch Teilzeit, Minijob, Außendienst und Homeoffice.
2. Beginn, Ende und Pausen täglich aufzeichnen, nicht nachträglich am Monatsende.
3. Korrekturen nachvollziehbar machen: Wer hat was wann und warum geändert?
4. Grenzen sichtbar machen: 10-Stunden-Tag, 11 Stunden Ruhezeit, Pausen.
5. Zwei Jahre aufbewahren und bei Prüfungen schnell vorlegen.
6. Betriebsrat einbinden und Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO informieren.

Mit der Zeiterfassung App von QRtimetrack stempeln Mitarbeiter per QR-Code, GPS oder Tablet; jede Korrektur braucht einen Grund, der Monat wird abgeschlossen und vom Mitarbeiter bestätigt, und Sie exportieren als Excel, CSV oder PDF. Wer noch auf Papier arbeitet, nutzt unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage.

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