Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Nachweis beim Kunden und Stunden pro Objekt
Reinigungsteams wechseln täglich zwischen Kundenobjekten, oft früh morgens oder abends, ohne Vorgesetzte vor Ort. Mit QRtimetrack scannen Ihre Mitarbeiter einen QR-Code im Objekt oder stempeln im GPS-Bereich, und Sie sehen Stunden pro Kunde. Das belegt die Leistung gegenüber dem Auftraggeber und erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, die in der Gebäudereinigung für alle Beschäftigten gilt.
Aktualisiert:
Die Probleme der Zeiterfassung in Reinigung und Facility Management
- Viele Objekte, wenig Aufsicht. Die Objektleitung kann nicht überall sein; wer wann wo war, steht auf Zetteln.
- Der Kunde fragt nach. „War heute überhaupt jemand da?“ Ohne Nachweis steht Aussage gegen Aussage.
- Stunden pro Objekt unbekannt. Ob ein Auftrag sich rechnet, wissen Sie erst, wenn Sie die tatsächlichen Stunden kennen.
- Viele Minijobs und Teilzeit. Kleine Stundenkontingente, die schnell überschritten werden.
- Früh- und Spätschichten, teils in der Nacht.
Das Gebäudereinigungsgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Deshalb gilt § 17 MiLoG für alle Beschäftigten: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Verstöße können mit bis zu 50.000 € geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Prüfen Sie außerdem, ob ein allgemeinverbindlicher Branchentarif für Sie gilt.
So stempeln Teams beim Kunden
| Methode | So funktioniert es | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| QR-Code im Objekt | Ein gedruckter Code hängt im Putzraum, Technikraum oder an einer abgesprochenen Stelle; die Mitarbeiter scannen bei Beginn und Ende | Feste Objekte, Büros, Praxen |
| GPS-Bereich | Stempeln nur im Radius der Kundenadresse | Wechselnde Einsätze, Außenanlagen, Treppenhäuser |
| QR + GPS | Beides zusammen, damit ein abfotografierter Code nicht reicht | Wichtige Kunden mit Nachweispflicht |
| Selfie (optional) | Foto beim Stempeln, nach 30 Tagen gelöscht | Wenn Sie sicher wissen wollen, wer da war |
Der Standort wird nur im Moment des Stempelns gelesen, nicht während der Arbeit. Mehr dazu unter Zeiterfassung per QR-Code und Zeiterfassung per GPS.
Stunden pro Kunde, für Abrechnung und Kalkulation
Jedes Kundenobjekt ist ein eigener Standort. Damit wissen Sie automatisch:
- wie viele Stunden pro Objekt und Monat tatsächlich geleistet wurden;
- ob die kalkulierten Stunden reichen oder der Auftrag nachverhandelt werden muss;
- welche Stunden Sie nach Aufwand abrechnen können;
- welche Leistung Sie dem Kunden nachweisen können, mit Uhrzeit und Ort.
Den Export als Excel, CSV oder PDF können Sie nach Objekt oder Mitarbeiter filtern. Über die REST-API oder Webhooks geben Sie die Stunden an andere Programme weiter.
Kein Empfang im Keller? Stempeln offline
Tiefgaragen, Kellerräume und Technikzentralen haben oft keinen Empfang. Die App speichert die Stempelung mit echter Uhrzeit und Ort auf dem Handy und sendet sie, sobald wieder Netz da ist. Im Bericht steht die Zeit der Stempelung.
Objektleiter sehen ihre Teams
- In der Teamleiter-App sieht jede Objektleitung nur ihre Objekte: wer da ist, wer fehlt, wer zu spät kommt.
- Auffällige Stempelungen (außerhalb, neues Handy) erscheinen gelb oder rot und werden freigegeben oder abgelehnt.
- Aufgaben pro Objekt und Mitteilungen über den internen Chat mit Lesebestätigung.
- Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigen.
- Mehrere Firmen der Gruppe (Reinigung, Sicherheitsdienst, Hausmeisterservice) in einem Konto.
Früh, spät, nachts und Überstunden
- Arbeitszeiten pro Objekt oder pro Person; Verspätungen werden automatisch erkannt.
- Bei Minijob und Teilzeit sehen Sie sofort, wenn jemand über die vereinbarten Stunden kommt.
- Überstunden müssen per QR-Code und Foto bestätigt werden, sonst wird zum Schichtende ausgestempelt.
- Nachtstunden erscheinen getrennt. Die Regeln stehen unter Nachtarbeit und Nachtzuschlag.
- Fahrten zwischen zwei Objekten während der Schicht sind in der Regel Arbeitszeit. Planen Sie sie mit ein und erfassen Sie sie.
Preise
1,99 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mindestens 5 Mitarbeiter berechnet (9,95 € im Monat), zzgl. MwSt. Die Zahl der Kunden und Objekte spielt keine Rolle. Start mit 7 Tagen kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 10 Mitarbeiter.
Für einen festen Stempelpunkt im eigenen Betriebshof gibt es das Sonderangebot: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monate gratis und eine Anleitung, mit der Sie das Tablet in etwa 10 Minuten selbst einrichten, für 299 €, solange die begrenzte Startauflage von 100 Systemen reicht.
Häufige Fragen
Wie weise ich dem Kunden nach, dass unser Team da war?
Mit einer Stempelung per QR-Code im Objekt, auf Wunsch kombiniert mit GPS und Selfie. Sie sehen pro Objekt Datum, Beginn und Ende, und können dem Kunden einen Auszug als PDF geben.
Ist GPS-Zeiterfassung für Reinigungskräfte erlaubt?
Ja, wenn der Standort nur beim Stempeln erfasst wird und die Beschäftigten informiert sind. Eine Dauerortung während der Arbeit wäre unverhältnismäßig. Mit Betriebsrat ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Wie erfasse ich die Zeit von Mitarbeitern, die zwischen Kunden wechseln?
Jedes Objekt ist ein Standort mit eigenem QR-Code oder GPS-Bereich. Der Mitarbeiter stempelt beim ersten Objekt ein und beim letzten aus, oder pro Objekt, wenn Sie die Stunden pro Kunde brauchen.
Zählt die Fahrzeit zwischen Kunden als Arbeitszeit?
Fahrten zwischen zwei Einsatzorten während der Arbeitszeit sind in der Regel Arbeitszeit. Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort hat der EuGH (C-266/14) auch die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden als Arbeitszeit eingestuft. Die Vergütung kann vertraglich oder tariflich geregelt sein.
Darf ich den QR-Code in den Räumen des Kunden aufhängen?
Ja, wenn der Kunde zustimmt. Viele Auftraggeber begrüßen das, weil sie so einen Leistungsnachweis bekommen. Der Code enthält keine personenbezogenen Daten.
Was kostet es für eine Reinigungsfirma mit 30 Mitarbeitern?
30 × 1,99 € = 59,70 € im Monat zzgl. MwSt., unabhängig von der Zahl der Kundenobjekte. Sie zahlen nur Mitarbeiter, die im Monat aktiv waren.