App rilevazione presenze: timbratura dei dipendenti dallo smartphone

Come funziona in tre passi

1. Crei l'azienda e le sedi. Per ogni sede (cantiere, negozio, magazzino, ufficio) scegli come si timbra: QR code stampato, QR dinamico su schermo, area GPS, tablet kiosk o computer dell'ufficio.
2. Inviti i dipendenti. Ognuno riceve un link di attivazione, apre l'app e la aggiunge alla schermata Home. Funziona su Android e iPhone, senza passare dagli store e senza password da ricordare.
3. Controlli dal browser. Nella dashboard vedi chi è presente, chi è in ritardo, chi non è ancora arrivato. A fine mese chiudi il periodo, i dipendenti confermano le ore e tu esporti il foglio presenze.

Non serve installare hardware né cablare un rilevatore alla parete. Per partire basta stampare un QR code o disegnare un'area sulla mappa.

Prova gratis per 14 giorni

I metodi di timbratura

Ogni realtà ha esigenze diverse. Un cantiere senza corrente non è un ufficio, un bar con tre turni non è un magazzino. Per questo puoi combinare più metodi, anche diversi da sede a sede.

Approfondisci i due metodi più usati: la timbratura con QR code e la timbratura virtuale con GPS.

Con Face ID o impronta il controllo biometrico avviene sul telefono del dipendente, tramite le passkey del sistema operativo. QRtimetrack non riceve mai impronte digitali né modelli del volto. È una differenza importante rispetto ai rilevatori biometrici, che il Garante privacy ha più volte sanzionato.

Funziona anche senza campo

In un seminterrato, in campagna o in un cantiere isolato la rete spesso manca. L'app salva la timbratura sul telefono con l'ora e la posizione reali e la invia da sola appena torna il segnale. Il dipendente non deve fare nulla e tu ricevi il dato corretto, non l'ora in cui è tornata la connessione.

Controlli anti-frode

Una app di timbratura vale quanto i dati che produce. QRtimetrack controlla ogni timbratura e ti segnala quelle sospette, senza bloccare il lavoro di chi è in regola.

• Ora del server: se qualcuno sposta l'orologio del telefono, la timbratura viene segnalata.
• Spostamenti impossibili: due timbrature a 80 km di distanza in dieci minuti non passano inosservate.
• Un telefono per dipendente: un nuovo telefono va approvato dal responsabile.
• Semaforo di rischio: ogni timbratura riceve un colore verde, giallo o rosso.
• Verifiche di presenza a campione per ufficio e lavoro da remoto: il dipendente conferma con un selfie entro 10 minuti.
• QR dinamico che cambia ogni 15 secondi: la foto del codice inviata su WhatsApp non serve a nulla.

Le timbrature sospette le approvi o le rifiuti tu: quelle rifiutate non entrano nel conteggio delle ore. Se un dipendente timbra fuori dall'area prevista può scrivere il motivo (per esempio «consegna presso cliente»), così decidi con tutte le informazioni.

Orari, ritardi e assenze sotto controllo

Puoi definire un orario di lavoro per tutta l'azienda o per singolo dipendente. L'app confronta le timbrature con l'orario e ti mostra:

• chi è al lavoro in questo momento, sede per sede;
• i ritardi in entrata e le uscite anticipate;
• l'elenco di chi non è ancora arrivato;
• pause, ore di straordinario e ore lavorate nel weekend, calcolate in automatico;
• le richieste di ferie e permessi, da approvare con un clic.

Ogni mattina ricevi un'e-mail di riepilogo. I capi cantiere o i responsabili di punto vendita vedono solo le proprie sedi. Ogni correzione manuale viene registrata con il motivo e l'autore: un registro delle modifiche utile in caso di contestazioni o controlli.

Per il dipendente l'app resta semplice: un'entrata, un'uscita e una pausa al giorno, pulsanti grandi e la lingua che preferisce (italiano, inglese, rumeno, spagnolo, francese, tedesco, olandese e altre in arrivo). Utile se in squadra lavorano persone di nazionalità diverse.

Chiusura del mese e conferma del dipendente

A fine mese chiudi il periodo: da quel momento le timbrature non si possono più modificare. Ogni dipendente riceve una notifica, controlla le proprie ore sul telefono e le conferma o le contesta. La conferma compare nel report.

In questo modo il cartellino che mandi al consulente è già stato verificato da entrambe le parti. Meno discussioni sulla busta paga e una prova in più in caso di controversia sulle ore lavorate.

Export per il consulente del lavoro e il LUL

Il calendario delle presenze è una parte obbligatoria del Libro Unico del Lavoro, che di solito compila il consulente del lavoro. QRtimetrack esporta in Excel, CSV e PDF l'ora di inizio e di fine di ogni giornata, le pause e i totali per dipendente: i dati che servono per l'elaborazione delle buste paga e che un ispettore può chiedere di vedere.

Con il piano Standard puoi anche collegare il tuo gestionale tramite API REST e webhook (Zapier, Make, n8n), oppure inserire un widget nel sito.

Cosa dice la legge su presenze, LUL e controlli a distanza lo trovi nella guida sugli obblighi di rilevazione presenze.

Quanto costa

Paghi solo i dipendenti attivi nel mese. L'abbonamento è mensile, si paga con carta e si disdice quando vuoi. Durante la prova non sono inclusi attività, kiosk e integrazioni.

Inizia la prova gratuita

Carta, Excel, rilevatore o app: il confronto

Se oggi usi la carta e vuoi solo un modello ordinato, puoi partire dal nostro cartellino presenze gratuito in Excel o PDF.

Per quali settori

• Edilizia: QR code sul cartello di cantiere o area GPS, timbratura offline, capi cantiere che vedono solo i propri cantieri.
• Ristorazione: turni spezzati, pause e straordinari calcolati, tablet kiosk all'ingresso del personale.
• Imprese di pulizia: tante sedi presso clienti diversi, ciascuna con il proprio QR o la propria area GPS.
• Retail: orari per punto vendita, ritardi e assenze visibili subito, report mattutino via e-mail.
• Agricoltura: campi senza copertura, timbratura salvata e inviata dopo, app nella lingua dei lavoratori.
• Logistica: magazzini con più turni, QR dinamico su schermo, rilevazione dei ritardi rispetto al turno.

Privacy e dati

I dati sono ospitati nell'Unione europea (Francoforte). I selfie vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. La posizione viene rilevata al momento della timbratura, non durante la giornata. Ricordati comunque di informare i dipendenti su come funziona il sistema, come richiedono il GDPR e l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

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Domande frequenti