Décompte du temps de travail : ce que le Code du travail impose à l'employeur en 2026

Ce que dit le Code du travail

Les règles de contrôle de la durée du travail figurent aux articles L3171-1 à L3171-4 et D3171-1 à D3171-16 du Code du travail. Elles distinguent deux situations :

1° Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies ; 2° Chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié.

Code du travail, art. D3171-8

Les documents de décompte doivent être tenus à la disposition de l'inspecteur du travail (art. L3171-3). En pratique, l'immense majorité des PME ont au moins une partie du personnel en horaires variables, en équipes ou à temps partiel : le décompte individuel est donc la règle, pas l'exception.

L'arrêt de la CJUE du 14 mai 2019 (C-55/18)

Dans l'affaire CCOO contre Deutsche Bank (C-55/18), la Cour de justice de l'Union européenne a jugé que les États membres doivent imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du temps de travail journalier de chaque travailleur. Sans cela, ni le salarié ni l'inspection ne peuvent vérifier le respect des durées maximales et des repos.

La France n'a pas modifié son Code du travail après cet arrêt. Mais la Cour de cassation s'y réfère : dans son arrêt du 18 mars 2020 (n° 18-10.919), elle rappelle que l'employeur « assure le contrôle des heures de travail effectuées » et doit répondre aux éléments du salarié avec ses propres éléments. Le sujet de l'obligation d'un outil numérique est détaillé dans notre page pointage obligatoire.

Papier, Excel ou électronique : quelle forme est admise ?

La loi dit « selon tous moyens ». Aucune forme n'est imposée : feuille d'émargement, feuille de temps, tableur, pointeuse ou application de pointage. Ce qui compte, c'est que le décompte soit fiable, quotidien et vérifiable.

Durées maximales et repos à surveiller

Le décompte sert d'abord à vérifier les limites légales. Celles qu'un inspecteur regarde en premier :

Les heures au-delà de 35 h sont des heures supplémentaires, majorées de 25 % puis 50 % à défaut d'accord : voir notre guide de calcul des heures supplémentaires et celui sur le travail de nuit.

La preuve des heures en cas de litige

Selon l'art. L3171-4, en cas de litige sur les heures, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés, et le salarié fournit les siens. Depuis 2020, il suffit au salarié de présenter des éléments « suffisamment précis » (un agenda, des SMS, un tableau) ; c'est ensuite à l'employeur d'y répondre.

Sans décompte fiable, l'employeur n'a rien à opposer au tableau du salarié. Les rappels de salaire peuvent remonter sur trois ans (art. L3245-1), majorés des congés payés afférents, et un travail dissimulé peut être retenu si les heures ont été volontairement omises.

Sanctions et contrôles

• Absence de décompte ou d'affichage : contravention de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (art. R3173-2). Le montant maximal d'une contravention de 4e classe est de 750 € (art. 131-13 du Code pénal), quintuplé pour une personne morale (3 750 €).
• Dépassement des durées maximales ou non-respect des repos : contraventions prévues aux articles R3124-1 et suivants, elles aussi appliquées par salarié.
• Heures supplémentaires non payées : rappels de salaire, dommages-intérêts, et risque de travail dissimulé.

L'inspecteur peut demander les documents de décompte sur place, y compris sur un chantier ou dans un point de vente. Une application qui exporte immédiatement les pointages par salarié et par période évite de courir après des feuilles.

Combien de temps conserver les décomptes

Les documents de décompte doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant un an (art. D3171-16). Mais comme les salaires se prescrivent par trois ans, la plupart des employeurs les gardent au moins trois ans. La CNIL admet un archivage intermédiaire des données de suivi du temps de travail jusqu'à 5 ans.

Belgique et Suisse en bref

• Belgique : pas encore d'obligation générale d'enregistrement du temps. Un avant-projet de loi vise le 1er janvier 2027 (système objectif et fiable, conservation 5 ans), mais il n'est pas adopté à la date de cette page. Les horaires flottants imposent déjà un système de suivi du temps.
• Suisse : l'art. 46 de la loi sur le travail et l'art. 73 OLT 1 imposent d'enregistrer la durée du travail. Une CCT peut prévoir une renonciation pour les salariés très autonomes gagnant plus de 120 000 CHF bruts par an (art. 73a) ; un enregistrement simplifié de la durée journalière est possible sous conditions (art. 73b).

Tenir le décompte sans papier

1. Affichez l'horaire collectif s'il existe, et paramétrez les horaires dans l'application.
2. Faites pointer chaque salarié lui-même, au moment réel : QR code, GPS, tablette ou ordinateur.
3. Corrigez les oublis avec un motif : la trace reste dans l'historique.
4. Clôturez le mois : chaque salarié valide ses heures depuis son téléphone.
5. Exportez le décompte quotidien et le récapitulatif hebdomadaire en PDF, Excel ou CSV.

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Questions fréquentes