Evidența timpului de muncă 2026: art. 119, ITM și amenzi

Ce spune art. 119 din Codul muncii

Obligația de a ține evidența timpului de muncă vine dintr-un singur articol, scurt, din Legea nr. 53/2003 (Codul muncii). Forma de mai jos este cea în vigoare din 2017, după modificarea făcută prin OUG nr. 53/2017, aprobată prin Legea nr. 88/2018.

(1) Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 16¹ evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.
Art. 119 alin. (1), Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată

(2) Pentru salariații mobili și salariații care desfășoară muncă la domiciliu, angajatorul ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică desfășurată de către aceștia.
Art. 119 alin. (2), Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată

Din text rezultă patru lucruri concrete:

Zilnic. Nu ajunge un total lunar de tipul „168 de ore”. Trebuie să se vadă fiecare zi.
Ora de început și ora de sfârșit. O mențiune generală de tipul „8 ore” nu respectă textul legii. Trebuie să apară, de exemplu, 08:00–16:30.
Fiecare salariat. Evidența este individuală, nu pe echipă sau pe tură.
La locul de muncă. Evidența trebuie să poată fi prezentată acolo unde se lucrează (sediu, punct de lucru, șantier), nu doar la contabil.

Ce nu spune legea: nu impune un formular anume, nu cere semnătura angajatului pe condică și nu obligă la pontaj electronic. Contează ca evidența să fie reală, zilnică, cu ore exacte și verificabilă.

Cui se aplică: pontajul este obligatoriu de la primul angajat

Art. 119 nu are prag de mărime. Un SRL cu un singur salariat are aceeași obligație ca o fabrică cu 500 de oameni. Contează contractul individual de muncă, nu domeniul sau numărul de angajați.

Normă întreagă: 8 ore pe zi, 40 pe săptămână (art. 112), cu ora de început și de sfârșit a fiecărei zile.
Timp parțial: evidența e cu atât mai importantă, pentru că depășirea orelor din contractul cu timp parțial se amendează separat și mult mai dur (vezi tabelul de amenzi).
Program inegal, ture, săptămână comprimată: orele reale din fiecare zi, nu media.
Salariați mobili și muncă la domiciliu: evidența se ține după regulile stabilite în scris cu salariatul (art. 119 alin. 2).
Telemuncă: contractul trebuie să spună cum se evidențiază orele (Legea nr. 81/2018).

Nu intră în art. 119 colaboratorii pe contract de prestări servicii (PFA, SRL), pentru că nu sunt salariați. Atenție însă: dacă un „colaborator” are program fix, șef și pontaj, inspectorii pot considera că e o relație de muncă deghizată, ceea ce e o problemă mult mai mare decât lipsa pontajului.

Hârtie, Excel sau electronic: ce formă e acceptată

Inspecția Muncii a precizat în clarificările publicate după modificarea din 2017 că evidența poate fi ținută atât pe hârtie, cât și electronic, iar legiuitorul nu a impus o metodă anume. Angajatorul alege, cu condiția ca evidența să reflecte orele efectiv lucrate.

Toate cele patru metode sunt legale dacă arată orele reale, zilnic, pentru fiecare salariat.
Metodă	Avantaje	Riscuri la control
Condică de prezență pe hârtie	Ieftină, simplă, nu cere telefon	Ore scrise „din pix” la final de lună, pagini lipsă, ore identice zi de zi care nu par reale
Foaie colectivă de pontaj (Excel)	Ușor de transmis la contabil	Adesea arată doar totaluri sau „8” pe zi, fără ora de început și de sfârșit
Ceas de pontaj cu card sau amprentă	Ore exacte, automat	Cardul se poate da altui coleg; amprenta înseamnă date biometrice (GDPR)
Aplicație de pontaj pe telefon	Ore exacte, locație, export oricând, funcționează pe mai multe locații	Trebuie informați angajații despre datele prelucrate

Dacă alegi hârtia, vezi ghidul despre condica de prezență sau descarcă o foaie de pontaj gratuită cu weekendurile și sărbătorile legale deja marcate. Dacă vrei să treci la electronic, ghidul despre pontajul electronic explică pașii.

Problema clasică la control nu e forma, ci conținutul: pontaje care arată 8 ore pe zi pentru toată lumea, în timp ce alte documente (registre de pază, foi de parcurs, mesaje) arată 10–12 ore. Inspecția Muncii a dat exact acest exemplu în clarificările sale.

Telemunca și munca de acasă

Pentru telesalariați, Legea nr. 81/2018 privind telemunca cere ca, pe lângă elementele obișnuite, contractul individual de muncă să conțină modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat (art. 5 lit. e), precum și programul în care angajatorul poate verifica activitatea și modul în care face această verificare (art. 5 lit. d).

Programul se stabilește de comun acord, în limitele contractului și ale regulamentului intern.
Orele suplimentare ale unui telesalariat cu normă întreagă se fac doar cu acordul lui scris.
Verificarea activității se face în principal prin mijloace informatice, în condițiile din contract, regulamentul intern sau contractul colectiv.
Lipsa clauzelor obligatorii din contract se sancționează separat, prin Legea nr. 81/2018.

Practic, scrie în contract sau în actul adițional ceva concret: „Evidența orelor se ține prin aplicația de pontaj, cu înregistrarea orei de început și de sfârșit de la adresa de telemuncă declarată.” Cum funcționează asta fără să urmărești omul toată ziua găsești în pagina despre pontaj GPS și telemuncă.

Ture, timp parțial, noapte și ore suplimentare

Evidența zilnică este baza pentru toate drepturile salariale legate de timp. Fără ea nu poți demonstra nici că ai plătit corect, nici că ai respectat limitele. Regulile principale din Codul muncii:

Regulă	Ce spune legea	Articol
Durata normală	8 ore/zi, 40 ore/săptămână	art. 112
Durata maximă	48 de ore/săptămână inclusiv orele suplimentare, ca medie pe o perioadă de referință de 4 luni	art. 114
Ore suplimentare – compensare	ore libere plătite în următoarele 90 de zile calendaristice	art. 122
Ore suplimentare – spor	dacă nu se compensează cu timp liber, spor de minimum 75% din salariul de bază	art. 123
Tineri sub 18 ani	nu pot presta ore suplimentare	art. 124
Munca de noapte (22:00–06:00)	program redus cu o oră sau spor de 25% din salariul de bază	art. 125–126
Repaus zilnic	minimum 12 ore consecutive între două zile de muncă	art. 135
Repaus săptămânal	48 de ore consecutive, de regulă sâmbăta și duminica	art. 137
Sărbători legale	timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile sau spor de minimum 100%	art. 142

Pentru calculul concret al sporurilor folosește calculatorul de ore suplimentare: introduci salariul, norma lunară și orele suplimentare, de noapte sau din zilele de sărbătoare și vezi suma.

Pentru timpul parțial, evidența protejează în primul rând angajatorul: dacă un salariat cu 4 ore pe zi apare că lucrează 8, amenda e de 10.000–15.000 lei pentru fiecare persoană.

Ce verifică inspectorii ITM la un control

Un control ITM pe relații de muncă începe de obicei cu lista salariaților din REGES-Online și continuă cu documentele de la locul de muncă. Lista de mai jos e un rezumat practic al punctelor legate de timpul de muncă:

Există evidența la locul de muncă? Pentru fiecare salariat prezent, inclusiv pe punctele de lucru și șantiere.
Are ora de început și de sfârșit pentru fiecare zi? Nu doar totaluri.
Persoanele găsite la lucru apar în evidență și în REGES-Online? Cineva care lucrează, dar nu are contract înregistrat, înseamnă muncă nedeclarată.
Programul din pontaj se potrivește cu contractul? În special la timp parțial.
Orele suplimentare sunt evidențiate, compensate cu timp liber în 90 de zile sau plătite cu spor?
Media de 48 de ore pe săptămână este respectată?
Repausul zilnic de 12 ore și cel săptămânal sunt respectate?
Munca de noapte și cea din zilele de sărbătoare legală sunt evidențiate și compensate?
Statul de plată se bazează pe pontaj? Inspectorii compară orele din evidență cu ce s-a plătit.
Concediile (de odihnă, medicale, fără plată) apar în evidență în zilele respective?

Inspectorii pot cere evidența pe loc. Dacă ai pontajul doar „la contabil” sau „în calculatorul de acasă al patronului”, ai o problemă de la primul punct. O aplicație cu export în Excel sau PDF rezolvă asta: managerul îl deschide de pe telefon și îl trimite pe loc.

Amenzi pentru pontaj și timpul de muncă în 2026

Toate amenzile de mai jos sunt în art. 260 alin. (1) din Codul muncii, în forma în vigoare în octombrie 2026. Le aplică inspectorii de muncă.

Sursa: Codul muncii, art. 260 alin. (1), forma consolidată; pentru lit. e) – Legea nr. 239/2025.
Faptă	Amendă	Art. 260 alin. (1)
Lipsa evidenței orelor de muncă sau evidență incompletă (art. 119)	1.500–3.000 lei	lit. m)
Nerespectarea regulilor privind munca suplimentară	1.500–3.000 lei pentru fiecare persoană care prestează ore suplimentare	lit. i)
Nerespectarea repausului săptămânal	1.500–3.000 lei	lit. j)
Încălcarea regulilor privind munca de noapte	1.500–3.000 lei	lit. l)
Încălcarea regulilor privind sărbătorile legale (art. 139 și 142)	5.000–10.000 lei	lit. g)
Salariat cu timp parțial care lucrează peste durata din contract	10.000–15.000 lei pentru fiecare persoană, maximum 200.000 lei	lit. e³)
Primirea la muncă fără contract individual de muncă (muncă nedeclarată)	40.000 lei pentru fiecare persoană, maximum 1.000.000 lei	lit. e)
Primirea la muncă fără înregistrarea contractului în registru cel târziu în ziua anterioară	20.000 lei pentru fiecare persoană, maximum 200.000 lei	lit. e¹)

Ce s-a schimbat prin Legea nr. 239/2025

Legea nr. 239/2025, publicată în Monitorul Oficial pe 15 decembrie 2025, a dublat amenda pentru munca nedeclarată: de la 20.000 la 40.000 lei pentru fiecare persoană găsită la lucru fără contract, iar plafonul a crescut de la 200.000 la 1.000.000 lei. Potrivit comunicatului Inspecției Muncii, prevederea se aplică din 18 decembrie 2025. Amenda pentru lipsa pontajului (lit. m) nu a fost modificată.

De ce contează pentru pontaj: o evidență zilnică, la locul de muncă, cu numele fiecărui om prezent, este primul lucru care arată inspectorului că toți cei de pe șantier sau din magazin au contract. Pentru munca nedeclarată, inspectorul dispune și oprirea activității la locul de muncă respectiv.

Pentru majoritatea contravențiilor, legea generală (OG nr. 2/2001) permite plata a jumătate din minimul amenzii în 15 zile de la comunicarea procesului-verbal. Verifică mențiunea din procesul-verbal și discută cu un avocat dacă vrei să contești.

Sarcina probei: de ce pontajul te apără în instanță

În conflictele de muncă, art. 272 din Codul muncii pune sarcina probei pe angajator: el trebuie să depună dovezile în apărarea sa până la prima zi de înfățișare. Dacă un fost angajat cere în instanță plata unor ore suplimentare, tu trebuie să arăți câte ore a lucrat efectiv, nu el.

Fără o evidență credibilă, instanța poate da crezare martorilor, mesajelor sau altor documente prezentate de salariat. Pretențiile salariale se pot cere, în general, în termen de 3 ani de la data la care trebuiau plătite (art. 268), deci o singură lună prost documentată te poate costa ani mai târziu.

Păstrează ora reală de început și de sfârșit, nu ora „din program”.
Corecturile să aibă motiv și autor (cine a modificat, când și de ce).
Ideal, angajatul confirmă orele la final de lună. Semnătura nu e obligatorie prin lege, dar confirmarea lui are mare greutate ca probă.

Cât timp se păstrează evidența orelor

Codul muncii nu fixează un termen de păstrare pentru evidența de la art. 119. Pontajul este însă documentul justificativ pe baza căruia se calculează salariile, așa că se aplică regulile din Legea contabilității nr. 82/1991.

După modificările din 2022–2023, registrele și documentele justificative, inclusiv statele de salarii și documentele conexe acestora, se păstrează în general 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar.
Termenul de 50 de ani pentru statele de salarii a fost eliminat pentru angajatorii care depun declarațiile de impozit și contribuții la ANAF.
Pretențiile salariale se prescriu, de regulă, în 3 ani, iar un control fiscal poate privi înapoi 5 ani.

Recomandarea noastră: păstrează pontajele cel puțin cât statele de salarii, adică minimum 5 ani, și verifică cu contabilul termenul exact pentru firma ta (unele instituții publice și domenii au reguli speciale).

GDPR: amprentă, recunoaștere facială și alternative

Amprenta și recunoașterea facială folosite pentru identificare sunt date biometrice, adică o categorie specială de date (art. 9 din GDPR). Prelucrarea lor e interzisă în principiu și permisă doar în excepțiile din lege, iar angajatorul trebuie să arate că e necesară și proporțională.

Autoritatea Națională de Supraveghere (ANSPDCP) a aplicat în 2026 o amendă de aproximativ 5.000 de euro unei firme care folosea amprenta angajaților pentru pontaj și acces fără temei legal, motivând că același scop se putea atinge prin metode mai puțin intruzive, și a obligat-o să renunțe la sistem. Tot în 2026, o altă firmă a primit avertisment pentru un sistem de recunoaștere facială la intrare.

Dacă monitorizezi angajații prin mijloace electronice sau video, Legea nr. 190/2018 (art. 5) cere: interes legitim temeinic justificat, informarea prealabilă completă a angajaților, consultarea sindicatului sau a reprezentanților, încercarea prealabilă a unor metode mai puțin intruzive și păstrarea datelor maximum 30 de zile, cu excepțiile prevăzute de lege.

Cod QR la locul de muncă: confirmă că omul e acolo, fără date biometrice. Detalii în pagina despre pontajul cu cod QR.
Locație GPS doar la pontare: nu urmărire continuă, doar poziția din momentul în care apasă „Sosire” sau „Plecare”.
Face ID sau amprentă pe telefonul angajatului (passkey): verificarea se face pe telefon, iar aplicația primește doar confirmarea, nu amprenta sau imaginea feței.

Indiferent de metodă, informează angajații în scris ce date se prelucrează, în ce scop și cât timp se păstrează, și treci regulile în regulamentul intern.

Legătura cu REGES-Online și salarizarea

Din 1 ianuarie 2026, REGES-Online a înlocuit complet vechiul Revisal ca registru electronic de evidență a salariaților (HG nr. 295/2025). În REGES-Online declari contractul: încadrarea, durata timpului de muncă, normă întreagă sau parțială, modificările și încetarea. Nu trimiți acolo pontajul zilnic.

Cele două trebuie însă să se potrivească. Inspectorul vede în REGES-Online că X are contract de 4 ore pe zi și vede în pontaj că X a lucrat 9 ore. Sau găsește la lucru o persoană care nu apare deloc în registru. Pontajul, contractele din REGES-Online și statul de plată sunt trei documente care se verifică unul cu altul.

Pontajul zilnic arată orele reale.
La sfârșitul lunii, pontajul se închide și se trimite la salarizare (Excel, CSV sau PDF).
Contabilul calculează salariul, sporurile și orele suplimentare pe baza lui.
Dacă se schimbă programul (de exemplu din timp parțial în normă întreagă), se face act adițional și se actualizează REGES-Online înainte ca omul să lucreze după noul program.

Cum ții evidența corect, fără hârtii

Cu o aplicație de pontaj precum QRtimetrack, angajatul pontează de pe telefon, prin cod QR la intrare, zonă GPS sau tabletă la intrare. Ora vine de la server, nu de pe telefon, iar fiecare corectură rămâne în istoric, cu motiv.

Ora de început, ora de sfârșit și pauza pentru fiecare zi și fiecare angajat.
Ore suplimentare, ore de weekend și pauze calculate automat.
Închiderea lunii: după închidere nu se mai modifică nimic, iar angajații confirmă orele (sau le contestă) din telefon.
Export Excel, CSV sau PDF cu ce cer inspectorii, gata în câteva secunde.
Date găzduite în UE (Frankfurt), fără amprente sau imagini faciale stocate.

Încearcă gratuit 14 zile

Întrebări frecvente

Este pontajul obligatoriu pentru o firmă cu un singur angajat?

Da. Art. 119 din Codul muncii nu are prag minim: orice angajator ține evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit, la locul de muncă. Obligația există de la primul contract individual de muncă, indiferent de domeniu.

Este obligatorie condica de prezență semnată de angajați?

Nu. Legea cere evidența orelor, nu o condică anume și nici semnătura angajatului. Poți folosi hârtie, Excel sau o aplicație. Semnătura sau confirmarea lunară a angajatului rămâne totuși utilă ca probă dacă apare un litigiu despre orele lucrate.

Cât este amenda ITM dacă nu am pontaj?

Pentru nerespectarea art. 119, amenda este de 1.500–3.000 lei (art. 260 alin. 1 lit. m). Dacă la control se găsesc ore suplimentare neevidențiate, se poate adăuga amenda de 1.500–3.000 lei pentru fiecare persoană, iar munca fără contract se amendează din decembrie 2025 cu 40.000 lei pentru fiecare persoană.

Este acceptat pontajul în Excel?

Da, dacă arată pentru fiecare zi și fiecare angajat ora de început și ora de sfârșit și poate fi prezentat la locul de muncă. Un Excel cu „8” în fiecare celulă nu respectă textul legii. Problema Excel-ului e că se poate modifica oricând, fără urmă, ceea ce îi scade credibilitatea.

Trebuie trecută pauza de masă în pontaj?

Legea cere ora de început și de sfârșit a programului. Pauza de masă, de regulă, nu se include în durata zilnică a timpului de muncă (art. 134), dacă regulamentul intern sau contractul colectiv nu prevede altfel. Recomandăm să o evidențiezi separat, ca să se vadă clar câte ore s-au lucrat efectiv.

Cum țin evidența orelor în telemuncă?

Cum ai stabilit în contract: Legea nr. 81/2018 cere să fie scrisă în contract modalitatea de evidențiere a orelor lucrate de telesalariat. Poate fi o aplicație în care angajatul pontează de la adresa declarată, un raport zilnic sau un sistem convenit. Important e să existe și să fie respectat.

Cât timp trebuie păstrate pontajele?

Codul muncii nu dă un termen. Pontajul stă la baza salarizării, iar după Legea contabilității documentele justificative și cele legate de statele de salarii se păstrează în general 5 ani. Pretențiile salariale se prescriu în 3 ani. Recomandăm minimum 5 ani și confirmarea cu contabilul.

Pot folosi amprenta pentru pontaj?

Este riscant. Amprenta e dată biometrică, protejată special de art. 9 GDPR, iar ANSPDCP a amendat în 2026 o firmă pentru pontaj cu amprentă, considerând că existau metode mai puțin intruzive. Codul QR, locația la pontare sau Face ID pe telefonul angajatului ating același scop fără să stochezi date biometrice.

Evidența timpului de muncă în 2026: ce cere Codul muncii, ce verifică ITM și ce amenzi riști