Rilevazione presenze obbligatoria: cosa dice la legge nel 2026

In breve

Questa guida ha scopo informativo e riassume le norme in vigore a ottobre 2026. I contratti collettivi (CCNL) possono prevedere regole più specifiche. Per il tuo caso verifica sempre con il consulente del lavoro o un avvocato giuslavorista.

Il Libro Unico del Lavoro e il calendario presenze

Dal 2008 il Libro Unico del Lavoro (LUL) ha sostituito i vecchi libri matricola e paga. Lo devono tenere tutti i datori di lavoro privati, esclusi i datori di lavoro domestico, per lavoratori subordinati, collaboratori e associati in partecipazione con apporto di lavoro.

Il LUL ha due parti: i dati anagrafici e retributivi (in pratica il cedolino) e il calendario delle presenze. Secondo l'art. 39, comma 2, del D.L. 112/2008, il calendario deve indicare per ogni giorno:

• il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore;
• le ore di lavoro straordinario;
• le assenze dal lavoro, anche non retribuite;
• le ferie e i riposi.

Per i lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori si annota solo la giornata di presenza al lavoro. In tutti gli altri casi servono le ore.

Chi lo compila e quando

Il LUL va compilato per ciascun mese entro la fine del mese successivo. Nella maggior parte delle piccole imprese lo tiene il consulente del lavoro, che riceve dall'azienda le presenze del mese. Il LUL si conserva per 5 anni dalla data dell'ultima registrazione e va esibito agli organi di vigilanza su richiesta.

Il punto debole, nella pratica, è a monte: da dove arrivano le ore che il consulente inserisce? Se la fonte è un foglio compilato a memoria a fine mese, il calendario presenze sarà difficile da difendere in caso di ispezione o di vertenza. La legge non dice come raccogliere le presenze, ma i dati devono essere veri, completi e coerenti con le buste paga.

Sanzioni per il LUL

Le sanzioni amministrative sono previste dall'art. 39, commi 6 e 7, del D.L. 112/2008, con gli importi aggiornati dal D.Lgs. 151/2015. Gli importi qui sotto sono indicativi: verifica eventuali aggiornamenti con il consulente o sul sito dell'Ispettorato.

La sanzione per infedele registrazione scatta quando l'errore ha prodotto un trattamento retributivo, previdenziale o fiscale diverso, oppure ha nascosto un rapporto di lavoro. I meri errori materiali non sono sanzionati. Le ore di straordinario pagate «fuori busta» o non registrate rientrano invece pienamente nel campo della sanzione.

Oltre alle sanzioni c'è il tema della prova. In una causa sulle differenze retributive o sugli straordinari, registrazioni precise e confermate dal dipendente sono uno strumento molto più solido di un foglio senza riscontri.

Limiti di orario: il D.Lgs. 66/2003

Registrare le presenze serve anche a dimostrare di aver rispettato i limiti dell'orario di lavoro fissati dal D.Lgs. 66/2003. I CCNL possono intervenire su molti di questi punti.

Senza una registrazione affidabile di entrata, uscita e pause è difficile verificare il riposo di 11 ore tra un turno e l'altro o la media delle 48 ore. Un'app di rilevazione presenze calcola pause, straordinari e ore nel weekend in automatico e ti segnala gli scostamenti dall'orario.

Statuto dei Lavoratori, art. 4: quando servono accordo o autorizzazione

L'art. 4 della L. 300/1970, riscritto dal Jobs Act (D.Lgs. 151/2015), regola gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell'attività dei lavoratori. È la norma da conoscere prima di introdurre qualsiasi sistema di timbratura con GPS o telecamere.

Comma 1: la regola generale

Impianti audiovisivi e altri strumenti da cui derivi anche la possibilità di controllo a distanza possono essere usati solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale. Servono un accordo collettivo con la RSU o le RSA oppure, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro (o della sede centrale dell'INL se l'azienda ha unità in più territori).

Comma 2: le eccezioni

La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Art. 4, comma 2, L. 300/1970

Un sistema che registra soltanto entrata e uscita, come un badge, un QR code o un tablet all'ingresso, rientra quindi tra gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze e non richiede né accordo né autorizzazione.

Comma 3: l'informativa

Le informazioni raccolte con questi strumenti sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro solo se il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto del Codice privacy e del GDPR. Senza informativa, i dati rischiano di non poter essere usati, per esempio in un procedimento disciplinare.

E il GPS?

Qui serve prudenza. L'Ispettorato nazionale del lavoro, con la circolare n. 2/2016, ha indicato che i sistemi di geolocalizzazione sono in linea di massima un elemento «aggiunto» rispetto agli strumenti di lavoro e quindi richiedono accordo o autorizzazione, salvo casi particolari. La circolare INL n. 1511 del 16 febbraio 2026, sulle guardie giurate, ha ribadito che il GPS non è di per sé uno strumento necessario a rendere la prestazione.

Diverso è il caso di un'app che rileva la posizione solo nel momento della timbratura, per verificare che il dipendente sia nella sede, senza tracciarlo durante la giornata. Già nel 2016 il Garante privacy aveva ammesso un sistema di questo tipo con precise cautele: posizione rilevata solo alla timbratura, icona visibile quando la localizzazione è attiva, nessun accesso ad altri dati del telefono, conservazione minima. Non esiste però una regola espressa che qualifichi in ogni caso questi sistemi come semplici strumenti di presenza.

Approccio prudente per la timbratura GPS: rileva la posizione solo all'entrata e all'uscita, mai in modo continuo; spiega tutto nell'informativa; valuta una DPIA; offri un'alternativa a chi non vuole usare il telefono personale (per esempio un QR code o un tablet in sede). Se hai rappresentanze sindacali o dubbi sul tuo caso, valuta con il consulente un accordo sindacale.

Le violazioni dell'art. 4 possono avere anche rilievo penale (art. 38 dello Statuto e art. 171 del Codice privacy). Approfondisci nella pagina sulla timbratura virtuale con GPS.

Privacy: biometria e geolocalizzazione secondo il Garante

Impronte digitali e riconoscimento facciale

I dati biometrici usati per identificare una persona sono categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Nel rapporto di lavoro si possono trattare solo se una norma di legge lo consente con garanzie adeguate (art. 9, par. 2, lett. b, e art. 88 GDPR; art. 2-septies del Codice privacy). Secondo il Garante, oggi in Italia una norma che autorizzi la rilevazione biometrica delle presenze non c'è.

Le decisioni recenti vanno tutte nella stessa direzione:

• 22 febbraio 2024: il Garante ha sanzionato cinque società per l'uso del riconoscimento facciale per rilevare le presenze in alcuni siti di gestione dei rifiuti. In uno dei provvedimenti la multa è di 20.000 euro, con l'ordine di cancellare i dati biometrici.
• 27 marzo 2025: sanzionato un istituto scolastico che usava le impronte digitali per le presenze del personale, anche se i dipendenti avevano dato il consenso.

Il punto chiave: il consenso del dipendente non basta. Per lo squilibrio tra datore e lavoratore, nel rapporto di lavoro il consenso di regola non è una base giuridica valida. Il Garante ha anche ricordato che esistono alternative meno invasive, come il badge.

Diverso è lo sblocco con Face ID o impronta sul telefono del dipendente: il confronto biometrico avviene nel dispositivo e il datore di lavoro non riceve né conserva alcun dato biometrico. È l'approccio usato da QRtimetrack con le passkey.

Geolocalizzazione

La geolocalizzazione dei dipendenti è un trattamento delicato. Nel maggio 2025 il Garante ha sanzionato con 50.000 euro un'azienda che verificava la posizione di circa 100 lavoratori in smart working chiedendo, con chiamate a campione, di attivare la geolocalizzazione, timbrare con un'app e inviare via e-mail la propria posizione. Il Garante ha contestato la mancanza di una base giuridica adeguata e di un'informativa corretta, e un'ingerenza nella vita privata.

Le regole pratiche che emergono dai provvedimenti: rilevare la posizione solo quando serve (alla timbratura), non conservare le coordinate più del necessario, non accedere ad altri dati del telefono, informare in modo chiaro e completo, valutare l'impatto (DPIA) quando il trattamento è sistematico.

Smart working: la L. 81/2017

Il lavoro agile si basa su un accordo scritto tra datore e lavoratore (art. 19 L. 81/2017), che regola l'esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali, gli strumenti usati, i tempi di riposo e le misure per la disconnessione. L'art. 21 aggiunge che l'accordo disciplina anche il potere di controllo sulla prestazione resa all'esterno, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto.

Il lavoratore agile deve rispettare i limiti di durata massima dell'orario previsti da legge e CCNL. Registrare inizio e fine dell'attività è utile anche per dimostrare il rispetto dei riposi e il diritto alla disconnessione. Il caso sanzionato nel 2025 mostra però il confine: verificare che una persona lavori non significa controllare dove si trova in ogni momento.

Con QRtimetrack il dipendente in smart working può timbrare dall'indirizzo di casa indicato, oppure dal computer; le verifiche di presenza a campione chiedono solo un selfie di conferma entro 10 minuti. Anche qui, tutto va descritto nell'accordo individuale e nell'informativa.

Edilizia: il badge di cantiere

Nei cantieri in appalto e subappalto il personale deve esporre una tessera di riconoscimento (D.Lgs. 81/2008). Il D.L. 159/2025, convertito dalla L. 198/2025, ha previsto una tessera con codice univoco anticontraffazione, disponibile anche in formato digitale. Si tratta di un obbligo di identificazione: non sostituisce la registrazione delle ore nel LUL. Per decorrenza e modalità operative verifica i provvedimenti attuativi.

Checklist per essere in regola

1. Registra ogni giorno entrata, uscita e pause di ciascun dipendente, con un metodo che produca dati verificabili.
2. Passa le presenze al consulente in tempo per compilare il LUL entro la fine del mese successivo.
3. Controlla straordinari, riposo di 11 ore e media delle 48 ore settimanali.
4. Dai a tutti i dipendenti un'informativa privacy e una spiegazione chiara di come funziona il sistema di timbratura (art. 4, c. 3, Statuto).
5. Evita impronte digitali e riconoscimento facciale su dispositivi aziendali.
6. Se usi il GPS, limitalo al momento della timbratura e valuta con il consulente se serve un accordo sindacale.
7. Per lo smart working, scrivi nell'accordo individuale come vengono registrate le ore e come avvengono i controlli.
8. Conserva le registrazioni almeno per il periodo richiesto e tieni traccia di ogni correzione con il motivo.

Se vuoi partire subito senza software, scarica il cartellino presenze gratuito. Se hai più sedi o squadre esterne, valuta la timbratura con QR code.

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Domande frequenti