Pontaj GPS: angajații pontează din zona stabilită, fără să fie urmăriți toată ziua
Cu pontajul GPS, angajatul apasă „Sosire” pe telefon, iar aplicația verifică dacă se află în zona stabilită de tine pe hartă (de exemplu 150 m în jurul sediului sau al șantierului). Locația se citește doar în momentul pontării, nu continuu. Pontajele din afara zonei se marchează și le aprobi sau le respingi.
Actualizat:
Cum funcționează zona GPS
Zona GPS (în engleză „geofence”) este un cerc pe hartă în jurul unei locații: sediu, magazin, depozit, șantier sau adresa de acasă a unui telesalariat. Tu alegi adresa și raza. Când angajatul pontează, aplicația compară poziția telefonului cu zona.
- Adaugi locația în panoul de administrare: adresa și raza (de exemplu 100–200 m).
- Atribui angajații la una sau mai multe locații.
- Angajatul deschide aplicația de pe ecranul telefonului și apasă „Sosire”.
- Aplicația ia poziția o singură dată și o trimite împreună cu ora serverului.
- Dacă e în zonă, pontajul intră direct. Dacă nu, pontajul se marchează pentru verificare.
Nu e nevoie de instalare din magazinul de aplicații. Angajatul primește un link de activare și adaugă aplicația pe ecranul principal al telefonului, pe Android sau iPhone.
Precizia GPS și cât de mare să fie raza
GPS-ul din telefon are de obicei o precizie de câțiva metri până la câteva zeci de metri în aer liber. În clădiri înalte, subsoluri, hale metalice sau între blocuri, eroarea poate crește. De aceea raza zonei nu trebuie să fie prea mică.
| Tip locație | Rază recomandată | De ce |
|---|---|---|
| Birou sau magazin în oraș | 100–150 m | Semnal mai slab între clădiri |
| Depozit, hală, fabrică | 150–300 m | Curte mare, intrări multiple |
| Șantier | 200–500 m | Perimetru mare, organizare de șantier separată |
| Telemuncă de acasă | 100–200 m | Adresa declarată în contract |
Raza o poți schimba oricând. Dacă vezi multe pontaje marcate „în afara zonei” din aceeași locație, de obicei raza e prea mică, nu oamenii trișează.
Ce se întâmplă când angajatul e în afara zonei
Pontajul nu se blochează, pentru că există situații reale: o livrare la client, un curs, o intervenție urgentă. În schimb, aplicația îi cere angajatului să scrie motivul, iar pontajul apare la manager ca suspect.
- Angajatul vede că e în afara zonei și scrie motivul („montaj la client pe str. X”).
- Managerul vede pontajul marcat, cu motivul și locul pe hartă.
- Îl aprobă sau îl respinge. Pontajele respinse nu se numără la ore.
- Orice decizie rămâne în istoric, cu autor și dată.
Fiecare pontaj primește și un semafor de risc (verde, galben, roșu), ca să te uiți doar la cele care contează, nu la toate.
Anti-fraudă: locație falsă, poze, colegi care pontează unul pentru altul
Există aplicații care falsifică locația GPS. Nicio soluție nu le poate detecta sigur pe orice telefon, așa că nu ne bazăm doar pe GPS. Combinăm mai multe semnale:
- Ora de la server: dacă cineva schimbă ora telefonului, pontajul se marchează.
- Deplasare imposibilă: un pontaj în București și altul la Cluj la 20 de minute distanță e semnalat automat.
- Un singur telefon per angajat: un telefon nou trebuie aprobat de manager, deci un coleg nu poate ponta pentru altul de pe propriul telefon.
- Selfie opțional la pontare, șters automat după 30 de zile.
- Face ID sau amprentă pe telefon: verificarea se face pe telefonul angajatului, iar noi primim doar confirmarea, nu datele biometrice.
- Verificări aleatorii de prezență pentru birou și telemuncă: angajatul confirmă cu un selfie în 10 minute.
- Cod QR la locație: unde contează mult, combini GPS-ul cu un cod QR la intrare, care dovedește prezența fizică.
Fără semnal: pontajul merge și offline
În subsol, la țară sau pe un șantier fără acoperire, angajatul pontează normal. Pontajul se salvează pe telefon cu ora reală și locația, apoi se trimite automat când revine semnalul. Managerul îl vede cu ora la care s-a făcut, nu cu ora la care a ajuns.
GDPR: locația doar la pontare, nu urmărire
Diferența dintre pontaj GPS și urmărire GPS e importantă și juridic. Aplicația citește poziția doar când angajatul apasă butonul de pontaj. Nu există urmărire în fundal, traseu pe hartă sau localizare în pauze și după program.
- Scopul e clar și limitat: dovada locului de muncă la începutul și sfârșitul programului.
- Nu se prelucrează date biometrice (Face ID rămâne pe telefon).
- Datele sunt găzduite în UE (Frankfurt).
- Selfie-urile se șterg automat după 30 de zile.
Informează angajații în scris ce date se colectează și de ce, trece regula în regulamentul intern și, dacă ai sindicat sau reprezentanți ai salariaților, consultă-i înainte. Legea nr. 190/2018 (art. 5) are reguli specifice pentru monitorizarea angajaților prin mijloace electronice. Pentru cazul firmei tale, verifică cu responsabilul GDPR sau cu avocatul.
Pontaj pentru telemuncă și munca de acasă
Pentru telesalariați, Legea nr. 81/2018 cere ca în contract să fie scris cum se ține evidența orelor. Pontajul GPS rezolvă asta simplu: setezi ca locație adresa de acasă declarată, iar angajatul pontează de acolo, cu sosire, pauză și plecare.
- Zile de birou și zile de acasă în același cont, cu locații diferite.
- Program de lucru setat pe angajat, cu întârzieri și plecări mai devreme vizibile.
- Verificări aleatorii de prezență, dacă ai nevoie de mai mult decât pontajul.
- Pentru birou, poți accepta pontajul și de pe calculator, doar din rețeaua firmei.
Ce trebuie să conțină contractul și ce verifică ITM găsești în ghidul despre evidența timpului de muncă.
Pentru echipe mobile și mai multe locații
Instalatori, echipe de service, curățenie, pază, agenți de vânzări: oamenii pornesc din locuri diferite în fiecare zi. Poți crea câte locații ai nevoie și atribui fiecare angajat la ele. Șefii de echipă văd doar locațiile lor, iar dimineața primești pe e-mail cine a venit și cine nu.
Pentru șantiere, unde se adaugă problema semnalului și a muncitorilor din alte țări, vezi pagina despre pontajul pe șantier.
Întrebări frecvente
Este legal pontajul cu GPS?
Da, dacă e proporțional și angajații sunt informați. Folosirea locației doar la pontare, pentru a dovedi locul de muncă, e mult mai puțin intruzivă decât urmărirea continuă. Informează angajații în scris, trece regula în regulamentul intern și consultă reprezentanții salariaților, conform Legii nr. 190/2018.
Aplicația urmărește angajatul toată ziua?
Nu. Poziția se citește doar în momentul în care angajatul apasă „Sosire”, „Pauză” sau „Plecare”. Nu există localizare în fundal, traseu zilnic sau urmărire după program. Managerul vede doar unde s-a făcut fiecare pontaj.
Ce se întâmplă dacă angajatul pontează din afara zonei?
Pontajul nu se blochează, dar se marchează. Angajatul scrie motivul, iar managerul vede pontajul pe hartă și îl aprobă sau îl respinge. Pontajele respinse nu se numără la orele lucrate, iar decizia rămâne în istoric.
Se poate păcăli GPS-ul cu o aplicație de locație falsă?
Pe unele telefoane, da, de aceea nu ne bazăm doar pe GPS. Ora vine de la server, deplasările imposibile sunt semnalate, fiecare angajat are un singur telefon aprobat și poți cere selfie, Face ID sau cod QR la locație. Pontajele suspecte primesc semafor galben sau roșu.
Funcționează fără internet?
Da. Pontajul se salvează pe telefon cu ora reală și locația și se trimite automat când revine semnalul. Util în subsoluri, hale sau zone fără acoperire.
Cât costă pontajul GPS?
Ai 14 zile gratuit, fără card, pentru maximum 25 angajați. Apoi planul Standard costă 19 euro pe lună pentru 1–9 angajați activi, iar de la 10 angajați 1,99 euro pe angajat activ pe lună, plus TVA. Plătești lunar și poți renunța oricând.