Cum funcționează QRtimetrack

Primii pași (administrator), 10 minute

1. Creează contul firmei pe qrtimetrack.com → „Încearcă gratuit”. Ai 14 zile de probă, fără card.
2. Mergi la „Locații și coduri QR” → adaugă locația (birou, șantier, magazin) cu adresa. Zona GPS se pune singură; o poți mări sau micșora.
3. La locație apasă „Afiș de printat” și lipește codul QR la intrare. Sau „Pune pe ecran” pentru un cod care se schimbă (pe o tabletă / monitor) – nu se poate ponta cu o poză a codului.
4. Mergi la „Angajați” → adaugă fiecare om (nume, telefon) → „Link de activare”. Trimite-i linkul pe WhatsApp sau SMS.
5. Gata: când angajații încep să ponteze, îi vezi în timp real la „Azi”.

Activarea pe telefonul angajatului

1. Angajatul deschide linkul primit. Aplicația îi arată cum s-o pună pe ecranul telefonului (ca o aplicație normală, fără magazin).
2. Acceptă termenii (ce date se folosesc și de ce).
3. Permite locația când e întrebat. Dacă a refuzat din greșeală, aplicația îi arată constant un card cu calea exactă pentru telefonul lui și butonul „Permite locația”.
4. Pune Face ID / amprenta: așa nimeni nu poate ponta de pe telefonul lui.
5. Pornește notificările: primește sarcini, anunțuri, ședințe, modificări la pontaje și verificări de prezență.

Pe iPhone notificările merg doar dacă aplicația e pusă pe ecran (din Safari → Partajare → „Adaugă pe ecranul principal”).

Cum pontează angajatul

1. La venire: deschide aplicația și scanează codul QR de la intrare (sau apasă „Am ajuns la muncă” dacă e în zona locației).
2. Pauză: „Iau pauză” și „M-am întors din pauză”.
3. La plecare: „Plec acasă”. Poate scrie ce a lucrat azi.
4. Fără semnal: pontajul se salvează pe telefon și se trimite singur când revine internetul.
5. Dacă locația e oprită: aplicația cere un selfie în loc, iar pontajul apare la „De verificat”.
6. Plecare apăsată din greșeală: în primele 10 minute angajatul apasă „Am apăsat Plecare din greșeală – anulează”. Anularea rămâne în istoricul corecturilor.
7. O singură venire pe zi, implicit. Pentru tură spartă (ex. 8–12 și 17–21) bifează la angajat „Poate ponta mai multe ture pe zi”: îi apare butonul „Începe tura următoare”.
8. Notificări și locație: cât timp nu sunt pornite, aplicația arată la fiecare deschidere o fereastră cu butoane de pornire și pașii exacți pentru telefonul lui.

Tableta de la intrare, PIN-ul și scanerul

1. Pentru oamenii fără smartphone (sau cu telefonul descărcat) pui o tabletă la ușă: „Locații și coduri QR” → „Tablete la intrare” → deschizi linkul pe tabletă.
2. „Codul meu”: în aplicația de pe telefon, fila „Codul meu” arată un cod QR personal care se schimbă. Angajatul îl arată tabletei, iar camera tabletei îl citește.
3. PIN: dacă omul n-are telefon, îi generezi un PIN din profilul lui („Angajați” → numele lui → „PIN pentru tableta de la intrare”). Pe tabletă își alege numele și scrie PIN-ul.
4. Scaner de coduri (USB sau Bluetooth): conectează-l la tabletă sau la calculatorul de la intrare. Scanerul „scrie” codul ca o tastatură, iar pagina tabletei îl primește direct.
5. PIN-ul îl generezi doar pentru cine are nevoie. Dacă nu folosești tabletă la intrare, nu-ți trebuie.

Telemuncă și lucru la calculator

1. La angajat → bifează „Poate lucra de acasă” și pune adresa de acasă.
2. Angajatul pontează din aplicație („Lucrez de acasă”), cu locația verificată față de adresă.
3. Verificări de prezență: de câteva ori pe zi (le setezi din „Setări”) primește o notificare și confirmă în 10 minute cu un selfie. Rezultatul îl vezi pe ziua lui.
4. La calculator: aplicația măsoară doar dacă folosește mouse-ul sau tastatura (timp activ / inactiv), nu ce face.

Șeful de echipă

1. La angajat → bifează „Șef de echipă” și alege-i oamenii.
2. În aplicația lui apare fila „Echipa”: vede cine a venit, poate confirma că un om e acolo și poate ponta pentru cei fără telefon.
3. Primește notificare când cineva din echipă pontează fără locație.

Verificare, confirmare și corecturi

1. „Pontaje” → „De verificat”: pontajele cu semnale (fără locație, în afara zonei, telefon necunoscut). Aprobă-le sau respinge-le; cele respinse nu intră la ore.
2. Orice pontaj are butonul „✓ Aprobă”. Pe ziua unui om ai „Confirmă toate pontajele zilei”.
3. Corecturi: adaugi, modifici sau ștergi un pontaj doar cu un motiv. Totul rămâne în „Istoric corecturi”, cu numele tău.
4. Filtre rapide: Azi, Ieri, Ultimele 7 zile, Luna asta, Luna trecută. Click oriunde pe un câmp de dată ca să se deschidă calendarul.
5. Angajatul primește notificare la orice modificare făcută la pontajele lui.

Anunțuri, ședințe, alerte și sarcini

1. La „Azi” → „Anunț, ședință sau alertă” → alegi tipul, scrii mesajul, pentru ședință pui ziua, ora și locul.
2. Trimiți tuturor sau doar oamenilor unei locații. Primesc notificare pe telefon și mesajul apare sus în aplicație, cu „Am văzut”.
3. Vezi câți l-au văzut: „văzut de 7 din 12”.
4. Sarcini: „Sarcini” → sarcină nouă pentru un om, o locație sau toți. Cine o primește are notificare pe telefon.

Concedii

1. Angajatul cere concediu din aplicație (fila „Concediu”).
2. Tu aprobi sau respingi la „Concedii”. Angajatul primește notificare cu rezultatul.
3. Poți trece direct o absență (medical, concediu) fără cerere.

Rapoarte și închiderea lunii

1. „Rapoarte” → alegi luna → descarci Excel, PDF sau CSV pentru contabilitate și ITM.
2. Închide luna DOAR după ce s-a terminat: pontajele ei nu se mai pot modifica, iar angajații își confirmă orele din aplicație.
3. Ai greșit? „Redeschide luna” e pe aceeași pagină.

Panoul „La lucru acum”

1. „Integrări” → „Widget pentru site” → bifează „Activează” → Salvează.
2. „Deschide pe tot ecranul”: pe un monitor / TV din birou (Windows, Mac) sau pe telefon. Click pe ecran = tot ecranul; se actualizează singur în fiecare minut.
3. Sau copiază codul și pune panoul pe site-ul firmei.

Probleme frecvente

1. Locația e blocată pe iPhone: Setări → Confidențialitate și securitate → Servicii de localizare → Site-uri Safari → „În timpul utilizării”.
2. Locația e blocată pe Android: ține apăsat pe iconița aplicației → Informații aplicație → Permisiuni → Locație → Permite (în Chrome: lacătul de lângă adresă → Permisiuni).
3. Angajatul și-a schimbat telefonul: „Angajați” → numele lui → „Resetează dispozitivul”, apoi îi trimiți un link nou de activare.
4. Nu vezi pontajele: verifică perioada din filtre (De la / Până la) sau apasă „Azi”.
5. Nu-ți vin notificări în dashboard: apasă „Pornește alertele” din banda de sus.