Hoja de firmas de trabajadores: modelo de entrada y salida y alternativa digital
La hoja de firmas no es obligatoria como documento. Lo obligatorio es el registro diario de jornada con la hora de inicio y de fin de cada trabajador (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), conservado cuatro años. La hoja de firmas en papel es solo una forma de llevarlo, junto con el Excel, el reloj de fichar y las apps.
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¿Es obligatoria la hoja de firmas?
No en su forma clásica, la del cuaderno o el folio en el que cada trabajador firma al entrar y al salir. El Estatuto de los Trabajadores no menciona la hoja de firmas ni impone un modelo. Lo que impone es el resultado: un registro diario, por trabajador, con la hora concreta de inicio y de fin de la jornada, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
Puedes usar cualquiera de estas formas, siempre que refleje las horas reales y no se pueda modificar a posteriori, como pide la Guía del Ministerio de Trabajo:
| Forma | Cómo funciona | Punto débil |
|---|---|---|
| Hoja de firmas en papel | El trabajador apunta la hora de entrada y de salida y firma | Horas redondeadas, firmas «por adelantado», se pierde con facilidad |
| Excel | El encargado rellena las horas de todos | Se modifica sin dejar rastro; depende de la memoria de alguien |
| Reloj de fichar con tarjeta o huella | El trabajador pasa la tarjeta o el dedo al entrar | Tarjeta prestada; la huella es un dato biométrico (AEPD) |
| App de fichaje en el móvil | El trabajador ficha con QR o GPS en el centro | Necesita móvil (o tablet en la entrada) y funciona sin cobertura solo si la app lo permite |
Está en tramitación un Real Decreto que exigiría un registro exclusivamente digital, dejando fuera el papel salvo incidencias técnicas. A 29 de octubre de 2026 no se ha publicado en el BOE. Lo seguimos en registro horario digital.
¿Tiene que firmar el trabajador?
La ley no exige la firma del trabajador, ni diaria ni mensual. Aun así, la firma tiene utilidad: en una reclamación de horas, un registro firmado o confirmado por el trabajador demuestra que estaba de acuerdo con lo anotado. Una hoja rellenada solo por la empresa es más fácil de discutir.
La versión digital de la firma es la confirmación mensual de horas. En QRtimetrack, el responsable cierra el mes (después ya no se puede modificar), cada trabajador recibe un aviso y confirma sus horas desde el móvil o indica que no está de acuerdo, con el motivo. La confirmación aparece en el informe exportado, junto con la hora de inicio y de fin de cada día.
La firma en papel solo confirma lo que pone la hoja. Si las horas se escribieron de memoria o redondeadas, firmar no las hace más exactas. Un buen registro parte de la hora real de entrada y salida.
Qué columnas debe tener una hoja de firmas (modelo)
No existe un modelo oficial. Este cubre lo que pide el art. 34.9 ET y lo que necesitas para la nómina. Puedes usar una hoja por día para todo el equipo o una hoja por mes para cada trabajador.
| N.º | Nombre y apellidos | Hora de entrada | Firma | Pausa | Hora de salida | Firma | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Juan Pérez | 07:55 | 13:00–13:30 | 16:30 | |||
| 2 | Laura Gómez | 08:10 | 13:30–14:00 | 17:00 | retraso avisado | ||
| 3 | Carlos Ruiz | – | – | – | VAC |
Además de la tabla, la hoja debe identificar la empresa (razón social y CIF), el centro de trabajo y el periodo, y llevar una leyenda para las ausencias: VAC (vacaciones), IT (incapacidad temporal), P (permiso retribuido), AJ (ausencia justificada), AI (ausencia injustificada). Registrar las pausas no es obligatorio, pero la Guía del Ministerio lo recomienda. Al final de cada día o mes, quien revisa firma y cierra la hoja para que no se añadan filas.
Si quieres un modelo listo, usa nuestra plantilla de registro de jornada: eliges el mes, escribes los nombres y el horario, y la hoja sale con fines de semana y festivos marcados, en Excel o PDF para imprimir.
Cuánto tiempo hay que guardar la hoja de firmas
Aquí la ley sí es concreta: cuatro años (art. 34.9 ET). Durante ese tiempo, la hoja o el registro que la sustituya debe estar a disposición de:
- cada trabajador, que puede consultar sus propios registros;
- sus representantes legales (comité de empresa o delegados de personal);
- la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Según la Guía del Ministerio, los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. Si las hojas se guardan en la gestoría o en la oficina central, asegúrate de que el responsable de cada centro puede enseñarlas si llega la Inspección. Para trabajadores a tiempo parcial, el resumen mensual que se entrega con la nómina también se guarda cuatro años (art. 12.4.c ET).
No llevar el registro de jornada es una infracción grave (art. 7.5 LISOS) con multas de 751 a 7.500 €. Y para los contratos a tiempo parcial, si no hay registro se presume que el contrato es a jornada completa. Todo en la guía del registro de jornada.
La hoja de firmas digital
Pasar a digital es lo que mejor protege a la empresa hoy y lo que previsiblemente exigirá el nuevo decreto. Pero la diferencia real está en la fiabilidad: una buena hoja de firmas digital no deja que la hora se escriba a mano, sino que la toma del momento en que la persona ficha. Así funciona en QRtimetrack:
- el trabajador ficha desde el móvil escaneando el código QR de la entrada o dentro de la zona GPS del centro, sin instalar nada desde una tienda de aplicaciones;
- quien no tiene móvil ficha en una tablet en la entrada con PIN o tarjeta impresa, y la tablet puede hacer una foto;
- la hora viene del servidor y, si alguien cambia la hora del móvil, el fichaje queda marcado;
- el QR mostrado en una tablet cambia cada 15 segundos, así que una foto enviada a un compañero no sirve;
- las correcciones del responsable quedan en el historial con su motivo;
- a final de mes, los trabajadores confirman sus horas desde el móvil, como sustituto de la firma;
- exportas el registro en Excel, CSV o PDF, con hora de inicio y fin de cada día, pausas y totales.
A diferencia de un reloj de fichar con huella, QRtimetrack no recibe huellas ni imágenes faciales: si activas el Face ID o la huella, la comprobación la hace el móvil del trabajador. Más sobre los distintos sistemas en control horario electrónico.
Cuesta 9,95 € al mes hasta 5 empleados activos y 1,99 € por empleado activo al mes a partir del sexto, más IVA, con 7 días de prueba gratis sin tarjeta para hasta 10 empleados. Si quieres sustituir la hoja de la entrada por una tablet, mira la oferta especial: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 meses gratis y guía para instalarla tú mismo en unos 10 minutos, por 299 €.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la hoja de firmas en 2026?
No como documento concreto. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador y a conservarlo cuatro años. Puedes hacerlo con una hoja de firmas, un Excel, un reloj de fichar o una app.
¿Es obligatorio que el trabajador firme?
No. La ley no exige la firma. Pero es una buena prueba de que el trabajador estaba de acuerdo con las horas anotadas. El equivalente digital es la confirmación mensual de horas desde el móvil, que QRtimetrack ofrece al cerrar el mes.
¿Puedo llevar la hoja de firmas en formato digital?
Sí. La ley vigente no impone el papel. Un registro digital es válido si recoge para cada día la hora de inicio y fin, es fiable y puedes enseñarlo a la Inspección al momento, por ejemplo en Excel o PDF. Lo importante es que las horas no se puedan cambiar sin dejar rastro.
¿Quién rellena la hoja de firmas?
Lo correcto es que cada trabajador anote su hora de entrada y salida en el momento y firme, y que un responsable lo revise. Si la rellena solo el encargado, aumenta el riesgo de horas redondeadas o escritas de memoria. Con una app, la hora se registra en el momento del fichaje.
¿Dónde tiene que estar la hoja de firmas?
En el centro de trabajo o accesible desde él de forma inmediata, según la Guía del Ministerio de Trabajo. Con varios centros u obras, cada uno debe poder mostrar su registro. Con un registro digital, el responsable lo abre y lo exporta desde su móvil o su portátil.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las hojas de firmas?
Cuatro años, según el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.