Lista presenze digitale: dal foglio firme cartaceo al registro online
La lista presenze, o foglio firme, non è un registro obbligatorio in sé: obbligatorio è riportare nel calendario presenze del Libro Unico del Lavoro le ore lavorate ogni giorno da ciascun dipendente. La lista presenze digitale fa la stessa cosa del foglio firme, ma prende l'ora reale della timbratura e sostituisce la firma con la conferma del dipendente.
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La lista presenze è obbligatoria?
Nessuna norma impone un foglio firme o un modello ufficiale di lista presenze. L'obbligo riguarda il risultato: secondo l'art. 39 del D.L. 112/2008 il calendario presenze del LUL deve indicare per ogni giorno le ore lavorate da ciascun lavoratore, gli straordinari, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi. Il LUL va compilato entro la fine del mese successivo e conservato per 5 anni.
La lista presenze è quindi lo strumento con cui raccogli questi dati, di solito per passarli al consulente del lavoro. Puoi tenerla in diversi modi:
| Forma | Come funziona | Punto debole |
|---|---|---|
| Foglio firme cartaceo | Il dipendente scrive l'ora di entrata e uscita e firma | Orari arrotondati, firme in anticipo, fogli persi |
| Foglio presenze Excel | Il responsabile compila le ore di tutti | Si modifica senza lasciare traccia |
| Marcatempo con badge | Il dipendente passa il badge al lettore | Badge prestati ai colleghi |
| Lista presenze digitale (app) | Il dipendente timbra con il telefono o su un tablet | Serve un telefono o un tablet in sede |
Le regole complete su LUL, sanzioni e controlli a distanza sono nella guida sugli obblighi di rilevazione presenze.
Il dipendente deve firmare?
La legge non chiede la firma del dipendente sulla lista presenze. La firma resta però utile come prova: in una causa su straordinari o differenze retributive, un foglio sottoscritto dal lavoratore pesa più di un elenco compilato solo dall'azienda.
L'equivalente digitale è la conferma mensile delle ore. In QRtimetrack chiudi il mese (da quel momento le timbrature non si modificano più), ogni dipendente riceve una notifica, controlla le proprie ore sul telefono e le conferma o le contesta indicando il motivo. La conferma compare nel report esportato.
Una firma conferma solo ciò che c'è sul foglio. Se le ore sono state scritte a memoria o arrotondate, la firma non le rende più vere. Una buona lista presenze parte dall'ora reale di entrata e di uscita.
Modello di lista presenze giornaliera
Se per ora resti sulla carta, questo schema copre i dati che servono al consulente per il calendario presenze. Si usa un foglio al giorno per tutta la squadra.
| N. | Cognome e nome | Entrata | Firma | Pausa | Uscita | Firma | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rossi Marco | 07:55 | 12:30–13:00 | 17:00 | |||
| 2 | Bianchi Laura | 08:10 | 13:00–13:30 | 17:15 | ritardo comunicato | ||
| 3 | Esposito Luca | – | – | – | FER |
In testa indica ragione sociale, sede o cantiere e la legenda delle assenze: FER (ferie), MAL (malattia), PER (permesso), ROL (riduzione orario), INF (infortunio), ASS (assenza ingiustificata). A fine giornata il responsabile firma e chiude il foglio con una riga, così non si possono aggiungere nomi dopo.
Per un modello mensile per dipendente, già impostato con giorni e festivi, usa il cartellino presenze gratuito in Excel o PDF da stampare.
Per quanto tempo si conserva
Il LUL, che contiene il calendario presenze, si conserva per 5 anni dalla data dell'ultima registrazione. È prudente conservare per lo stesso periodo anche i dati di origine (fogli firmati, timbrature, export), perché sono la prova di ciò che è stato riportato nel LUL e in busta paga. Concorda i tempi con il consulente, nel rispetto del principio di minimizzazione del GDPR.
Come funziona la lista presenze digitale di QRtimetrack
- il dipendente timbra dal proprio telefono inquadrando un QR code in sede, oppure dentro l'area GPS della sede; l'app si aggiunge alla schermata Home senza store;
- chi non ha lo smartphone timbra da un tablet all'ingresso con PIN o badge stampato;
- l'ora è quella del server: se qualcuno sposta l'orologio del telefono la timbratura viene segnalata;
- senza campo la timbratura viene salvata e inviata appena torna il segnale, con l'ora reale;
- ogni correzione del responsabile resta nello storico con il motivo;
- vedi in tempo reale chi è presente, chi è in ritardo e chi non è ancora arrivato;
- a fine mese i dipendenti confermano le ore e tu esporti Excel, CSV o PDF per il consulente.
Nessun dato biometrico: se attivi Face ID o impronta, il controllo avviene sul telefono del dipendente. Per capire le differenze tra i sistemi elettronici leggi la guida alla timbratura digitale; per tutte le funzioni, la pagina dell'app rilevazione presenze.
Prezzo: 1,99 € per dipendente attivo al mese, con un minimo di 5 dipendenti fatturati (9,95 € al mese), IVA esclusa. Prova gratuita di 7 giorni fino a 10 dipendenti, senza carta di credito. Per l'ingresso c'è anche l'offerta speciale con tablet.
Domande frequenti
La lista presenze dei dipendenti è obbligatoria?
Non come registro a sé. È obbligatorio riportare nel calendario presenze del Libro Unico del Lavoro le ore lavorate ogni giorno da ciascun dipendente, con straordinari, assenze, ferie e riposi. La lista presenze, cartacea o digitale, è il modo con cui raccogli questi dati.
Posso tenere la lista presenze in formato digitale?
Sì, la legge non impone la carta. Un registro digitale va benissimo se i dati sono veri, completi e verificabili, e se puoi mostrarli su richiesta, per esempio con un export Excel o PDF. Conta che le ore non si possano modificare senza lasciare traccia.
Il dipendente deve firmare il foglio presenze?
La legge non lo richiede, ma la firma è una prova utile in caso di contestazioni. Nella versione digitale la sostituisce la conferma mensile delle ore dal telefono, che QRtimetrack registra nel report dopo la chiusura del mese.
Chi compila la lista presenze?
Nel foglio firme di solito ogni dipendente scrive i propri orari e firma, e un responsabile controlla. Se compila tutto il responsabile, aumenta il rischio di ore arrotondate o scritte a memoria. Con un'app l'ora viene registrata nel momento in cui il dipendente timbra.
Esiste un modello di foglio presenze gratuito?
Sì. In questa pagina trovi lo schema giornaliero per la squadra, e il nostro cartellino presenze gratuito genera il modello mensile per dipendente in Excel o PDF, con weekend e festivi già segnati, senza registrazione.
Quanto tempo devo conservare le liste presenze?
Il LUL si conserva per 5 anni dall'ultima registrazione. Conviene conservare per lo stesso periodo anche fogli firmati ed export delle timbrature, che dimostrano da dove vengono i dati. Verifica i tempi con il consulente del lavoro.