Condica de prezență 2026 – model gratuit și varianta electronică

Este condica de prezență obligatorie?

Nu în forma clasică, a registrului în care angajații semnează la venire și la plecare. Codul muncii nu menționează condica și nu impune un model. Ce impune este rezultatul: o evidență zilnică, pe fiecare angajat, cu ora la care a început și ora la care s-a terminat programul, ținută la locul de muncă și prezentată inspectorilor ITM la cerere.

Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă […] evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru […].

Codul muncii, art. 119 alin. (1)

Așadar poți folosi oricare dintre aceste forme, atât timp cât arată orele reale:

Pentru angajații mobili și pentru cei care lucrează la domiciliu, evidența se ține în modul stabilit în scris cu ei (art. 119 alin. (2)). Pentru telemuncă, contractul trebuie să spună cum se ține evidența orelor (Legea 81/2018). Neținerea evidenței se amendează cu 1.500–3.000 de lei (art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii). Mai multe în ghidul despre evidența timpului de muncă.

Trebuie să semneze angajatul condica?

Legea nu cere semnătura angajatului, nici zilnic, nici lunar. Semnătura rămâne totuși utilă din alt motiv: într-un litigiu de muncă, angajatorul este cel care trebuie să dovedească orele lucrate și plata lor. O condică semnată de angajat arată că acesta a fost de acord cu orele trecute. O foaie completată doar de angajator este mai ușor de contestat.

Varianta digitală a semnăturii este confirmarea lunară a orelor. În QRtimetrack, managerul închide luna (după aceea nu se mai pot face modificări), angajații primesc o notificare și își confirmă orele din telefon sau le contestă, cu motiv. Confirmarea apare în raportul exportat, alături de orele de început și de sfârșit pentru fiecare zi.

Semnătura pe hârtie confirmă doar ce scrie pe foaie. Dacă orele au fost trecute din memorie sau rotunjite, semnătura nu le face mai exacte. O evidență bună pornește de la ora reală a sosirii și plecării.

Ce rubrici are o condică de prezență (model)

Nu există un formular oficial. Modelul de mai jos acoperă ce cere art. 119 și ce îți trebuie la calculul salariului. Se folosește câte o pagină pe zi (pentru toată echipa) sau câte o pagină pe lună (pentru un singur angajat).

Pe lângă tabel, prima pagină a condicii ar trebui să aibă numele firmei, locul de muncă (sediu, punct de lucru, șantier), perioada și legenda codurilor pentru absențe: CO (concediu de odihnă), CM (concediu medical), CFP (concediu fără plată), I (învoire), N (absență nemotivată). La sfârșitul fiecărei zile sau luni, persoana care verifică semnează și trage linie, ca să nu se mai poată adăuga rânduri.

Dacă vrei un model gata făcut, folosește generatorul gratuit de foaie de pontaj: alegi luna, scrii numele angajaților și programul, iar foaia iese cu weekendurile și sărbătorile legale marcate, în Excel sau PDF de printat.

Cât timp se păstrează condica de prezență

Codul muncii nu prevede un termen anume de păstrare pentru condică sau foaia de pontaj. Termenul practic rezultă din alte reguli:

Recomandarea prudentă: păstrează condica sau pontajul cel puțin 3 ani și, de preferat, cel puțin 5 ani, împreună cu statele de plată pe care le justifică. Termenul exact pentru firma ta stabilește-l cu contabilul sau cu cel care se ocupă de arhivă.

Condica de prezență electronică

Nicio lege din România nu obligă firmele să treacă la condica electronică, dar nici nu o interzice. Dacă evidența arată ora de început și de sfârșit pentru fiecare zi și o poți prezenta la control, forma electronică este la fel de valabilă ca registrul pe hârtie.

Diferența se vede la încredere. O condică electronică bună nu lasă ora să fie scrisă de mână: o ia din momentul în care omul se pontează. Așa arată asta în QRtimetrack:

• angajatul se pontează de pe telefon, scanând un cod QR la intrare sau din zona GPS a locației; nu instalează nimic din magazinul de aplicații;
• ora vine de pe server, iar dacă cineva schimbă ceasul telefonului, pontajul este marcat;
• codul QR afișat pe o tabletă se schimbă la 15 secunde, așa că o poză trimisă unui coleg nu funcționează;
• corecturile făcute de manager rămân în istoric, cu motivul lor;
• la final de lună, angajații își confirmă orele din telefon, ca înlocuitor al semnăturii;
• exporți condica în Excel, CSV sau PDF, cu ora de început și de sfârșit pe fiecare zi, pauzele și totalurile.

Spre deosebire de un ceas de pontaj cu amprentă, QRtimetrack nu primește amprente sau imagini ale feței: verificarea cu Face ID sau amprentă, dacă o activezi, se face pe telefonul angajatului. Amprenta și recunoașterea facială sunt date biometrice, pe care GDPR le tratează ca date sensibile, cu cerințe suplimentare. Detalii despre varianta digitală găsești la pontaj electronic.

Prețul este de 19 € pe lună pentru 1–9 angajați activi și 1,99 € pe angajat activ pe lună de la 10 angajați în sus, plus TVA. Poți testa gratuit 14 zile, fără card, cu până la 25 angajați.

Încearcă condica electronică gratuit

Întrebări frecvente