Anwesenheitsliste für Mitarbeiter 2026 – Vorlage, Pflichtangaben und digitale Alternative
Eine Anwesenheitsliste zeigt, wer an welchem Tag im Betrieb war. Für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung reicht ein Häkchen „anwesend“ aber nicht: Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Wir zeigen, welche Spalten Ihre Liste braucht, ob unterschrieben werden muss und wie die digitale Variante funktioniert.
Aktualisiert:
Ist eine Anwesenheitsliste Pflicht?
Ein Gesetz, das ausdrücklich eine „Anwesenheitsliste“ verlangt, gibt es nicht. Pflicht ist die Arbeitszeiterfassung: Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen alle Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Für Minijobber und Branchen wie Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung oder Sicherheitsdienst verlangt § 17 MiLoG zusätzlich Beginn, Ende und Dauer, eingetragen spätestens nach sieben Tagen.
| Einfache Anwesenheitsliste | Arbeitszeitnachweis | |
|---|---|---|
| Inhalt | Name, Datum, anwesend ja/nein | Name, Datum, Beginn, Ende, Pausen, Summe |
| Erfüllt die Pflicht zur Zeiterfassung | Nein | Ja |
| Typischer Einsatz | Schulungen, Besprechungen, Brandschutz (wer ist im Gebäude) | Alle Beschäftigten, jeden Tag |
Wenn Sie also eine Anwesenheitsliste führen, ergänzen Sie sie um die Uhrzeiten. Dann ist sie zugleich Ihr Arbeitszeitnachweis.
Muss der Mitarbeiter unterschreiben?
Nein. Weder das Arbeitszeitgesetz noch das Mindestlohngesetz verlangen eine Unterschrift. Der Arbeitgeber darf die Erfassung auf die Mitarbeiter übertragen, bleibt aber verantwortlich und muss kontrollieren.
Eine Unterschrift oder Bestätigung ist trotzdem sinnvoll: Wenn später über Überstunden gestritten wird, ist eine vom Mitarbeiter bestätigte Liste ein starkes Beweismittel. In einer App ersetzt die monatliche Bestätigung am Handy die Unterschrift.
Achtung bei Unterschriftenlisten am Eingang: Jeder sieht die Einträge der Kollegen, und „Unterschreib für mich mit“ ist schnell passiert. Beides ist bei einer digitalen Lösung ausgeschlossen.
Welche Spalten eine Anwesenheitsliste braucht (Vorlage)
| Datum | Name | Beginn | Pause von–bis | Ende | Stunden | Bemerkung | Kürzel |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02.11.2026 | Max Müller | 07:58 | 12:00–12:30 | 16:32 | 8:04 | MM | |
| 02.11.2026 | Anna Schmidt | 09:00 | 13:00–13:45 | 18:10 | 8:25 | AS | |
| 02.11.2026 | Jonas Weber | Urlaub |
Fertige Monatsblätter mit diesen Spalten erstellen Sie kostenlos mit unserer Stundenzettel-Vorlage, als PDF oder Excel.
Wie lange die Anwesenheitsliste aufbewahrt wird
Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Dienen sie als Grundlage der Lohnabrechnung, können längere steuerliche Fristen gelten. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Legen Sie die Frist schriftlich fest und löschen Sie danach.
Liegen die Listen in Papierform vor, müssen sie bei Prüfungen schnell auffindbar sein; nach § 17 Abs. 2 MiLoG auf Deutsch, im Inland und auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung.
Die digitale Anwesenheitsliste
Eine digitale Anwesenheitsliste entsteht, wenn Mitarbeiter selbst stempeln, statt sich einzutragen. Mit QRtimetrack geht das per QR-Code, GPS oder am Tablet am Eingang:
- Live-Ansicht: Wer ist gerade da, wer ist zu spät, wer fehlt. Praktisch auch im Notfall, wenn Sie wissen müssen, wer im Gebäude ist.
- Exakte Uhrzeiten mit Serverzeit, keine runden Zahlen aus dem Gedächtnis.
- Kein Eintragen für andere: ein Handy pro Mitarbeiter, rotierende QR-Codes, GPS-Bereich.
- Datenschutz: Jeder sieht nur seine eigenen Zeiten, nicht die der Kollegen.
- Bestätigung statt Unterschrift: Am Monatsende bestätigt jeder Mitarbeiter seine Stunden am Handy.
- Export als Excel, CSV oder PDF für Lohnbuchhaltung und Prüfungen.
Den Vergleich der Systeme finden Sie unter elektronische Zeiterfassung, die rechtlichen Details unter Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Für einen Stempelpunkt am Eingang gibt es das Sonderangebot mit Tablet.
Häufige Fragen
Ist eine Anwesenheitsliste 2026 Pflicht?
Nicht als solche. Pflicht ist die Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Eine Anwesenheitsliste mit Uhrzeiten erfüllt diese Pflicht, eine Liste mit Häkchen nicht.
Muss die Anwesenheitsliste unterschrieben werden?
Nein, eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie ist aber als Bestätigung hilfreich, etwa bei Streit über Überstunden. In einer App übernimmt die Monatsbestätigung des Mitarbeiters diese Rolle.
Darf ich die Anwesenheitsliste digital führen?
Ja. Das geltende Recht schreibt keine Form vor. Eine digitale Liste ist zulässig, wenn sie Beginn und Ende verlässlich festhält und Änderungen nachvollziehbar sind. Mit Betriebsrat ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Wer füllt die Anwesenheitsliste aus?
Entweder die Mitarbeiter selbst oder eine Führungskraft. Der Arbeitgeber darf die Erfassung delegieren, bleibt aber für Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich und sollte stichprobenartig kontrollieren.
Darf die Liste offen am Eingang ausliegen?
Datenschutzrechtlich ist das heikel, weil alle die Zeiten und Abwesenheiten der Kollegen sehen. Besser sind Einzelblätter oder eine digitale Lösung, bei der jeder nur seine eigenen Daten sieht.
Wie lange muss ich die Anwesenheitsliste aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre, wenn sie als Arbeitszeitnachweis dient (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG). Für lohnrelevante Unterlagen können längere Fristen gelten; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.