Personel devam çizelgesi: imza föyü nasıl tutulur, ne içermeli ve dijital alternatifi
Personel devam çizelgesi (imza föyü), çalışanların her gün işe geliş ve çıkış saatlerini gösteren listedir. Kanun belirli bir form öngörmez, ancak İş Kanunu'nun çalışma süresi kuralları ve fazla çalışma belgesi yükümlülüğü için günlük giriş-çıkış saatleri gerekir. Föy, saatleri ve çalışanın imzasını içermeli, SGK mevzuatına göre 10 yıl saklanmalıdır.
Güncellendi:
Devam çizelgesi zorunlu mu?
İş Kanunu'nda “imza föyü tutun” diyen bir madde yoktur. Ancak işveren:
- haftalık 45 saat sınırına ve denkleştirmeye uyulduğunu gösterebilmeli (md. 63),
- fazla çalışma saatlerini belgelemeli ve imzalı nüshayı özlük dosyasında saklamalı (Fazla Çalışma Yönetmeliği md. 10),
- SGK'ya doğru gün sayısını ve eksik gün nedenlerini bildirmelidir.
Bunların hepsi günlük devam kaydına dayanır. Bu yüzden devam çizelgesi pratikte zorunludur; biçimi (kâğıt, Excel, uygulama) size kalmıştır. Hukuki çerçeve: İş Kanunu'nda çalışma süresi kaydı.
Çalışan imzalamalı mı?
Kanunda genel bir imza şartı yoktur, ancak fazla çalışma belgesinin imzalı nüshası özlük dosyasında saklanmalıdır. Yargıtay uygulamasında çalışanın imzasını taşıyan puantaj ve bordrolar güçlü delildir; imzasız, işverenin tek taraflı hazırladığı listelerin ispat değeri düşüktür.
Dijital sistemde imza yerine çalışanın aylık onayı alınabilir: dönem kapandıktan sonra çalışan saatlerini telefondan görür ve onaylar veya itiraz eder. Fazla çalışma belgesi için ıslak imza veya e-imza gerekip gerekmediği konusunda hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Devam çizelgesinde hangi sütunlar olmalı?
| Sütun | Neden |
|---|---|
| Çalışanın adı soyadı | Kaydın kime ait olduğu |
| Şirket, lokasyon ve ay | Arşivde düzen; şube veya şantiye ayrımı |
| Tarih | Her gün ayrı satır |
| Giriş saati | Gerçek saat, yuvarlanmadan |
| Çıkış saati | Gerçek saat |
| Ara dinlenme | md. 68'e göre süre; çalışma süresinden düşülür |
| Günlük süre | Haftalık 45 saat ve 11 saat günlük sınır için |
| Fazla çalışma | Haftalık hesap ve yıllık 270 saat sınırı |
| Devamsızlık nedeni | Yıllık izin, rapor, mazeret, ücretsiz izin; SGK eksik gün |
| Çalışanın imzası | İspat değeri |
Hazır bir şablon için ücretsiz puantaj cetveli oluşturucumuzu kullanabilirsiniz.
Devam çizelgesi ne kadar saklanır?
5510 sayılı Kanun md. 86'ya göre işyeri defter, kayıt ve belgeleri, ilgili yılı izleyen yılın başından itibaren 10 yıl saklanır ve SGK istediğinde ibraz edilir. Ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıl olduğundan, devam kayıtları olası bir uyuşmazlıkta da bu süre boyunca gerekebilir.
Kâğıt föyün sorunları
- Toplu imza: Ay sonunda tüm satırlar tek seferde doldurulur; saatler gerçeği yansıtmaz.
- Hep aynı saatler: Her gün “08:00–18:00” yazılması denetimde ve mahkemede inandırıcı bulunmaz.
- Başkası yerine imza: Arkadaş yerine imza atmak kolaydır.
- Kişisel veri: Girişte açıkta duran föy, herkesin herkesin saatlerini görmesi demektir; KVKK md. 12 veri güvenliği yükümlülüğü açısından sorunludur.
- Birleştirme yükü: Birden fazla şube veya şantiyede föyleri toplamak ve Excel'e geçirmek saatler sürer.
Dijital devam çizelgesi
QRtimetrack'te devam çizelgesi kendiliğinden oluşur: çalışan girişte QR kodu okutur, GPS alanında dokunur veya tablette PIN girer. Saat sunucudan gelir, molalar ve fazla mesai hesaplanır, düzeltmeler gerekçeyle kaydedilir.
- Anlık “henüz gelmedi” listesi ve sabah özet e-postası.
- İzin talepleri uygulamadan; izin günleri çizelgede otomatik.
- Ay kapanışında çalışanın telefondan onayı.
- Excel, CSV veya PDF çıktısı; isterseniz imza için yazdırılabilir.
- Çalışanlar yalnızca kendi kayıtlarını görür.
Seçenekleri karşılaştırmak için elektronik PDKS rehberine bakın. Aktif çalışan başına aylık 1,99 €, en az 9,95 € (vergiler hariç); 7 gün ücretsiz, kart gerekmez.
Sık sorulan sorular
Personel devam çizelgesi tutmak zorunlu mu?
Kanun belirli bir form öngörmez, ancak çalışma sürelerine uyulduğunu ve fazla çalışmayı belgelemek, SGK'ya doğru gün bildirmek için günlük devam kaydı gerekir. Biçim kâğıt, Excel veya dijital olabilir.
İmza föyünü çalışan imzalamalı mı?
Genel bir zorunluluk yoktur, ama fazla çalışma belgesinin imzalı nüshası özlük dosyasında saklanmalıdır. Çalışanın imzası veya onayı, kaydın ispat değerini önemli ölçüde artırır.
Devam çizelgesini dijital tutabilir miyim?
Evet. Elektronik kayıtlar Hukuk Muhakemeleri Kanunu'na göre belge sayılır. Sunucu saati, düzeltme geçmişi ve çalışanın aylık onayı olan bir sistem, kâğıt föyden daha güvenilirdir.
Devam çizelgesini kim doldurur?
Kâğıt föyde genellikle çalışan kendisi veya bir sorumlu doldurur. Dijital sistemde kayıt çalışanın girişiyle oluşur; yönetici yalnızca eksik veya hatalı kayıtları gerekçe yazarak düzeltir.
İmza föyü girişte açıkta durabilir mi?
Herkesin diğer çalışanların saatlerini ve imzalarını görebildiği bir föy, KVKK'nın veri güvenliği yükümlülüğü açısından sorun yaratabilir. Dijital sistemde her çalışan yalnızca kendi kaydını görür.
Devam çizelgelerini ne kadar saklamalıyım?
SGK mevzuatına göre işyeri kayıtları 10 yıl saklanır. Ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıldır; bu süre boyunca kayıtlara erişebilmeniz önemlidir.