Registre unique du personnel et registre de présence : ce qui est obligatoire en 2026
Le registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié (art. L1221-13 du Code du travail). Il recense les entrées et sorties, pas les heures. Pour la présence et les heures, c'est un autre document qui s'impose : le décompte quotidien du temps de travail (art. D3171-8), sur papier ou en version électronique.
Mis à jour:
Registre du personnel ou registre de présence : ne pas confondre
| Registre unique du personnel | Registre de présence / décompte des heures | |
|---|---|---|
| Base légale | Art. L1221-13 et D1221-23 | Art. L3171-2 et D3171-8 |
| Contenu | Identité, emploi, contrat, dates d'entrée et de sortie | Heures de début et de fin de chaque jour, total hebdomadaire |
| Qui | Tous les salariés, dès le premier | Salariés hors horaire collectif affiché |
| Mise à jour | À chaque embauche et départ | Chaque jour |
| Conservation | 5 ans après le départ | 1 an pour l'inspection (3 ans conseillés) |
Les mentions obligatoires du registre unique du personnel
- nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
- emploi et qualification ;
- dates d'entrée et de sortie ;
- type de contrat : CDD, temps partiel, apprentissage, professionnalisation, mise à disposition, intérim (avec le nom de l'entreprise de travail temporaire) ;
- pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
- les stagiaires, dans une partie distincte : nom, prénoms, dates de stage, tuteur, lieu de présence.
Les mentions sont portées dans l'ordre chronologique des embauches, de façon indélébile. Pour des contrats successifs ou des extras (CDD d'usage), chaque contrat a sa propre ligne avec ses dates.
Papier ou numérique ?
Le registre peut être tenu sur support numérique, à condition de garantir le caractère indélébile et chronologique des mentions. Il doit être tenu dans chaque établissement et présenté à l'inspecteur du travail et aux représentants du personnel à leur demande.
Conservation et sanctions
Les mentions sont conservées 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire. L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'omission de mentions obligatoires sont punis de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe (art. R1227-7), appliquée par salarié concerné : jusqu'à 750 €, et jusqu'à 3 750 € par salarié concerné pour une personne morale.
La feuille de présence : ce que la loi demande vraiment
Il n'existe pas de « registre de présence » au sens d'un document unique imposé par la loi. L'obligation, c'est le décompte de la durée du travail : chaque jour les heures de début et de fin (ou le nombre d'heures), chaque semaine le total, pour chaque salarié qui ne suit pas l'horaire collectif affiché. Une feuille d'émargement signée chaque jour peut faire l'affaire ; une feuille de temps ou un pointage électronique aussi.
Une feuille de présence signée en fin de semaine, avec les mêmes horaires tous les jours, prouve mal les heures réelles. En cas de litige, le salarié n'a qu'à présenter des éléments précis ; l'employeur doit répondre avec un décompte fiable (art. L3171-4).
Le registre de présence électronique
Avec QRtimetrack, la présence se constate au moment où le salarié pointe : QR code à l'entrée, tablette (PIN, badge imprimé, code personnel) ou zone GPS. Vous voyez en direct qui est présent, qui n'est pas arrivé, et vous exportez le décompte en PDF, Excel ou CSV.
- Présence en temps réel par site, utile aussi pour l'évacuation incendie.
- Historique des corrections avec motif et auteur.
- Validation mensuelle par chaque salarié sur son téléphone.
- Plusieurs sites et plusieurs sociétés dans un même compte.
Le registre unique du personnel reste un document distinct, que vous tenez vous-même ou via votre logiciel de paie. Tarif QRtimetrack : 1,99 € HT par salarié actif et par mois, minimum 5 facturés (9,95 €), essai gratuit 7 jours. Voir aussi le pointage électronique.
Questions fréquentes
Le registre unique du personnel est-il obligatoire avec un seul salarié ?
Oui. Tout employeur doit le tenir dès la première embauche, quel que soit l'effectif. Seuls les particuliers employeurs en sont dispensés.
Le registre du personnel doit-il indiquer les heures ?
Non. Il recense les salariés, leurs emplois, leurs contrats et leurs dates d'entrée et de sortie. Les heures relèvent du décompte de la durée du travail (art. D3171-8), qui est un document à part.
Peut-on tenir le registre du personnel sur un logiciel ?
Oui, à condition que les mentions soient chronologiques et indélébiles et que le registre puisse être présenté immédiatement à l'inspecteur du travail.
Une feuille de présence doit-elle être signée chaque jour ?
La loi n'impose pas de signature. Mais une signature quotidienne, ou une validation mensuelle dans une application, renforce la valeur du document en cas de litige sur les heures.
Combien de temps garder le registre ?
Les mentions du registre unique du personnel sont conservées 5 ans après le départ du salarié. Les décomptes d'heures sont tenus un an à la disposition de l'inspection, trois ans étant prudents compte tenu de la prescription des salaires.