سجل الحضور والانصراف: نموذج مجاني والبديل الرقمي
سجل الحضور والانصراف يدوّن فيه كل موظف وقت وصوله ومغادرته يوميًا. القانون الإماراتي لا يفرض دفترًا بشكل محدد، لكنه يلزمك بحفظ سجلات العمال وبإثبات ساعات العمل والعمل الإضافي. السجل الجيد يُظهر الأوقات الفعلية، والاستراحات، وتأكيد الموظف، ويُحفظ سنتين على الأقل بعد انتهاء الخدمة.
آخر تحديث:
هل سجل الحضور إلزامي؟
تلزم المادة 13 من المرسوم بقانون اتحادي رقم 33 لسنة 2021 صاحب العمل بحفظ ملفات العمال وسجلاتهم وفق الضوابط التي تحددها وزارة الموارد البشرية والتوطين، ولمدة لا تقل عن سنتين بعد انتهاء الخدمة. ولأن القانون يحدد ساعات العمل والعمل الإضافي والاستراحات، فأنت بحاجة عمليًا إلى سجل يُظهر هذه الأوقات.
الشكل حر: دفتر ورقي، جدول، أو نظام إلكتروني. الأهم أن يكون دقيقًا ويُملأ في وقته، لا في آخر الشهر من الذاكرة.
هل يجب أن يوقّع الموظفون؟
التوقيع اليومي ليس شرطًا عامًا منصوصًا عليه، لكنه يقوي السجل كدليل. البديل الأسهل هو التأكيد الشهري: يراجع الموظف ساعاته ويؤكدها أو يعترض عليها قبل إعداد الرواتب. في فرق متعددة الجنسيات من المهم أن يفهم الموظف ما يؤكده، أي أن يراه بلغته.
الأعمدة التي يحتاجها سجل الحضور (نموذج)
| التاريخ | الاسم / الرقم | الحضور | بداية الاستراحة | نهاية الاستراحة | الانصراف | المجموع | عمل إضافي | ملاحظات / توقيع |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | أحمد – 102 | 07:00 | 12:30 | 13:30 | 16:00 | 8:00 | 0:00 | |
| 01 | Ramesh – 117 | 07:00 | 12:30 | 13:30 | 18:00 | 9:00 | 1:00 | |
| 01 | Maria – 121 | إجازة سنوية |
- ميّز يوم الراحة الأسبوعي والعطلات الرسمية.
- افصل العمل الإضافي بين 10 مساءً و4 صباحًا، لأن نسبته أعلى.
- سجّل الإجازات (سنوية، مرضية، غير مدفوعة) برموز واضحة.
- في الصيف، أظهر استراحة الظهيرة للعاملين في الأماكن المكشوفة.
لإنشاء كشف شهري جاهز للطباعة أو Excel استخدم نموذج كشف الحضور المجاني.
كم مدة حفظ السجلات؟
وفق المادة 13، يُحفظ ملف العامل مدة لا تقل عن سنتين من تاريخ انتهاء خدمته. قد تحتاج إلى مدد أطول لأغراض ضريبية أو محاسبية أو بسبب نزاع قائم؛ راجع ذلك مع محاسبك.
السجل الرقمي للحضور
الدفتر الورقي يُملأ غالبًا بأوقات مقرّبة («7:00 – 4:00» كل يوم)، ويسهل التوقيع فيه عن زميل، ويضيع أو يتلف. السجل الرقمي في QRtimetrack يحل ذلك:
- تسجيل برمز QR أو GPS من هاتف الموظف، أو تابلت عند المدخل (PIN، بطاقة مطبوعة، رمز شخصي متغيّر).
- وقت الخادم، وسجل تعديلات بمن عدّل ومتى ولماذا.
- حساب تلقائي للاستراحات والعمل الإضافي وساعات الليل.
- تأكيد شهري من الموظف بلغته: 23 لغة منها العربية والإنجليزية والهندية والنيبالية والبنغالية والفلبينية والتركية.
- تصدير Excel وCSV وPDF.
1.99 يورو لكل موظف نشط شهريًا (بحد أدنى 9.95 يورو)، 7 أيام مجانًا دون بطاقة. لنقطة ثابتة عند المدخل يوجد العرض الخاص مع جهاز لوحي. اقرأ أيضًا نظام الحضور الإلكتروني. عرض الجهاز اللوحي متاح في دول محددة فقط؛ اسألنا عن توفره والشحن إلى بلدك.
الأسئلة الشائعة
هل دفتر التوقيع إلزامي قانونًا؟
لا يفرض القانون دفترًا بشكل معين، لكنه يلزم بحفظ سجلات العمال وبإثبات الساعات والعمل الإضافي. أي سجل دقيق يُملأ يوميًا يفي بالغرض.
هل يجب أن يوقّع الموظف على السجل؟
ليس شرطًا عامًا، لكنه يقوي الدليل. التأكيد الشهري من الهاتف بلغة الموظف بديل عملي عن التوقيع اليومي.
هل يمكن حفظ السجل إلكترونيًا؟
نعم. القانون لا يشترط الورق. السجل الإلكتروني بوقت الخادم وسجل التعديلات أقوى كدليل من الورق.
من يملأ السجل؟
الأفضل أن يسجّل الموظف نفسه وقت وصوله ومغادرته لحظة حدوثها، لا أن يملأ المشرف السجل لاحقًا. في التطبيق يتم ذلك بمسح رمز QR أو بالـGPS.
كم مدة حفظ سجلات الحضور؟
سنتان على الأقل بعد انتهاء خدمة العامل وفق المادة 13 من قانون العمل الإماراتي، وقد تحتاج لمدد أطول لأسباب ضريبية.
هل يصلح السجل لمعرفة الموجودين عند الإخلاء في حالات الطوارئ؟
السجل الرقمي يُظهر من سجّل حضوره ولم ينصرف بعد، فيعطي صورة أسرع من دفتر ورقي. لكنه لا يحل محل خطة الإخلاء وإجراءات السلامة في منشأتك.