Rilevazione presenze online: i dipendenti timbrano da telefono, PC o tablet
Con la rilevazione presenze online i dipendenti timbrano entrata, pausa e uscita da internet: dallo smartphone con QR code o GPS, dal computer dell'ufficio o da un tablet all'ingresso. I dati arrivano subito in una dashboard nel browser, senza server da installare, e a fine mese esporti le presenze per il consulente del lavoro.
Aggiornato:
Cos'è la rilevazione presenze online
È un sistema di presenze in cloud: non installi programmi sui computer e non compri un server. I dipendenti timbrano con un dispositivo collegato a internet, tu controlli tutto dal browser, da qualsiasi luogo. È la versione moderna del foglio firme e del marcatempo.
| Dove timbra il dipendente | Come | Adatto a |
|---|---|---|
| Dal proprio smartphone | Inquadra il QR code della sede o timbra dentro l'area GPS | Negozi, cantieri, squadre esterne |
| Dal computer dell'ufficio | Pulsante nel browser, accettato solo dalla rete dell'ufficio (indirizzo IP) | Uffici e amministrazione |
| Da un tablet all'ingresso | PIN, badge stampato o codice personale che cambia ogni 30 secondi | Fabbriche, cucine, chi non usa il telefono |
| Da casa | Dall'indirizzo di lavoro agile indicato | Smart working e lavoro ibrido |
Online dallo smartphone
Il dipendente riceve un link di attivazione, apre l'app e la aggiunge alla schermata Home: niente store, niente account Google o Apple, niente password. Al giorno ha tre pulsanti: entrata, pausa, uscita. L'app è disponibile in 23 lingue, utile se in squadra lavorano persone di nazionalità diverse.
Per evitare timbrature da casa o per conto dei colleghi ci sono il QR code dinamico che cambia ogni 15 secondi, l'area GPS letta solo al momento della timbratura, il selfie facoltativo e la conferma con Face ID o impronta del telefono, verificata sul dispositivo senza inviare dati biometrici. Approfondisci la timbratura con QR code e la timbratura virtuale con GPS.
Online dal browser, per l'ufficio
Chi lavora al computer può timbrare direttamente dal browser. Per evitare timbrature da altri luoghi, la timbratura da PC viene accettata solo dalla rete dell'ufficio, riconosciuta dall'indirizzo IP. Chi lavora anche da casa usa le regole del lavoro agile, separate da quelle dell'ufficio.
Smart working e lavoro ibrido
Per il lavoro agile, l'accordo individuale previsto dalla L. 81/2017 regola tempi di lavoro, riposi, disconnessione e potere di controllo. La rilevazione online aiuta a dimostrare il rispetto dei riposi e dei limiti di orario, senza controllare dove si trova il dipendente durante la giornata.
In Italia le verifiche di presenza a campione (selfie entro 10 minuti) partono disattivate, per i limiti dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e i provvedimenti del Garante. Le attivi solo se le hai valutate e previste nell'accordo e nell'informativa.
Tutti i dettagli nella guida sulla rilevazione presenze in smart working.
Squadre esterne: online, ma anche senza campo
«Online» non deve voler dire «solo con il segnale». In un interrato, in campagna o in un cantiere isolato l'app salva la timbratura sul telefono con l'ora reale e la invia appena torna la connessione. Nella dashboard vedi l'ora vera della timbratura, controllata con l'orario del server. Vedi anche la rilevazione presenze in cantiere.
Cosa vedi tu, come responsabile
- chi è presente in questo momento, sede per sede, e chi non è ancora arrivato;
- ritardi, uscite anticipate e assenze rispetto all'orario impostato;
- straordinari confermati a fine turno con QR code e foto, pause e ore nel weekend calcolate da sole;
- richieste di ferie e permessi da approvare con un clic, chat interna e attività per la squadra;
- un riepilogo via e-mail ogni mattina;
- per i capisquadra, un'app dedicata con le sole proprie sedi;
- più aziende nello stesso account, se gestisci più società.
La rilevazione online e la legge
La legge non impone un metodo per raccogliere le presenze: conta che le ore lavorate di ogni giorno arrivino corrette nel calendario presenze del Libro Unico del Lavoro (art. 39 D.L. 112/2008). Un sistema che registra solo accessi e presenze non richiede accordo sindacale (art. 4, comma 2, Statuto), ma serve un'informativa adeguata ai dipendenti e, con il GPS, una gestione prudente. Il quadro completo è nella guida sugli obblighi di rilevazione presenze.
I dati di QRtimetrack sono ospitati nell'Unione europea, i selfie vengono cancellati dopo 30 giorni e nell'app trovi un modello di informativa e di DPIA da adattare.
Come partire, passo per passo
- Crea l'account: prova gratuita di 7 giorni fino a 10 dipendenti, senza carta.
- Aggiungi le sedi e scegli per ognuna il metodo: QR code, area GPS, rete dell'ufficio, tablet.
- Invita i dipendenti con un link.
- Imposta orari e responsabili.
- Consegna l'informativa e parti.
Prezzo: 1,99 € per dipendente attivo al mese, minimo 5 dipendenti fatturati (9,95 € al mese), IVA esclusa. Per l'ingresso c'è anche l'offerta speciale: tablet Samsung Galaxy Tab A9+, 3 mesi gratis e guida di installazione passo passo a 299 €, da configurare da solo in circa 10 minuti; disponibilità limitata a 100 sistemi.
Domande frequenti
Come timbra online il dipendente?
Dal proprio smartphone inquadrando il QR code della sede o timbrando dentro l'area GPS, dal computer dell'ufficio tramite browser oppure da un tablet all'ingresso con PIN, badge stampato o codice personale. La timbratura arriva subito nella dashboard del responsabile.
Bisogna scaricare un'app dallo store?
No. QRtimetrack è una web app installabile: il dipendente apre il link di attivazione e aggiunge l'app alla schermata Home di Android o iPhone. Non servono account Google o Apple né password.
Si può timbrare da casa?
Sì, se lo prevedi per quel dipendente: imposti l'indirizzo di lavoro agile e la timbratura viene accettata da lì. Per l'ufficio invece puoi accettare le timbrature da PC solo dalla rete aziendale.
Cosa succede se manca internet?
La timbratura dal telefono viene salvata con l'ora reale e inviata automaticamente quando torna il segnale. L'ora registrata è quella della timbratura, verificata con l'orario del server.
Come impedisco le timbrature dal browser da qualsiasi luogo?
Limitando la timbratura da PC alla rete dell'ufficio, riconosciuta dall'indirizzo IP. Chi è fuori sede timbra dal telefono con QR code o area GPS, con le relative verifiche anti-frode.
Quanto costa la rilevazione presenze online?
1,99 € per dipendente attivo al mese, con un minimo di 9,95 € al mese (5 dipendenti), IVA esclusa. Sedi illimitate, nessun costo di installazione. La prova gratuita dura 7 giorni fino a 10 dipendenti, senza carta di credito.