Comparativa de sistemas de fichaje: papel, tarjeta, huella o app con QR y GPS
Hay cuatro formas principales de llevar el registro de jornada: hoja de firmas o Excel, reloj de tarjeta, terminal de huella o reconocimiento facial y app en el móvil con QR y GPS. El papel es barato pero fácil de falsear. La tarjeta se presta. La huella es difícil de engañar, pero la AEPD la considera de alto riesgo. La app cuesta poco al mes y sirve para varios centros.
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La respuesta corta
| Tu situación | Lo que encaja |
|---|---|
| 1–3 trabajadores, una oficina, horario fijo | Una plantilla de registro de jornada bien llevada |
| Un centro, muchos trabajadores a turnos, pocos smartphones | Tablet en la entrada con PIN o tarjeta, o reloj de tarjeta |
| Varias tiendas, bares o sucursales | App con QR rotativo en una tablet en cada centro |
| Obras, fincas, equipos en casa del cliente | App con QR, GPS y modo sin conexión |
| Quieres verificación biométrica | Face ID o huella en el móvil del trabajador, no un lector de huella de la empresa |
La tabla comparativa completa
| Papel / Excel | Reloj de tarjeta | Terminal de huella / facial | App con QR + GPS | |
|---|---|---|---|---|
| Coste inicial | Casi nada | Aparato + tarjetas + instalación | Aparato + instalación, normalmente más caro | Cero (móviles de la plantilla) |
| Coste mensual | Tiempo para sumar horas | Mantenimiento, tarjetas perdidas | Mantenimiento, cumplimiento RGPD | Cuota por trabajador |
| Riesgo de fichar por otro | Alto | Medio (la tarjeta se presta) | Bajo | Bajo (QR rotativo, GPS, un móvil por persona) |
| Protección de datos | Datos personales normales | Datos personales normales | Datos biométricos (art. 9 RGPD), evaluación de impacto | Ubicación solo al fichar; la biometría se queda en el móvil |
| Instalación | No | Electricista, red | Electricista, red, registro de huellas | Un enlace en el móvil, un QR impreso |
| Varios centros | Una hoja por centro | Un aparato por centro | Un aparato por centro | Una sola cuenta |
| Obra o campo sin corriente | Sí, pero sin control | Difícil | Difícil | Sí, funciona sin conexión |
| Horas, pausas, horas extra | A mano o con fórmulas | Según el software | Según el software | Automático |
| Quién está trabajando ahora | No | A veces | A veces | Sí, en tiempo real |
| Exportar para nómina e Inspección | Copias / hoja de cálculo | Según el modelo | Según el modelo | Excel, CSV, PDF |
Con la ley vigente, el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar a diario la hora de inicio y fin de la jornada y conservar el registro cuatro años, sin imponer un formato. No llevarlo es infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multas de 751 a 7.500 €. Hay en tramitación un Real Decreto que exigiría un registro digital; su estado actualizado está en nuestra guía del registro horario digital. Lo básico, en registro de jornada.
1. Hoja de firmas en papel o Excel
Ventajas: gratis, todo el mundo la entiende, no necesita corriente ni internet. Para dos o tres personas en una oficina puede bastar. Ver hoja de firmas.
Inconvenientes: a menudo se rellena al final de la semana, de memoria. Un compañero puede firmar por otro. Las horas se suman a mano y los errores pasan a la nómina. Con varios centros hay que recoger y juntar las hojas. Y si llega el registro digital obligatorio, habrá que cambiar igualmente.
Encaja en: microempresas con una oficina y horario fijo.
2. Reloj de tarjeta o llavero
Ventajas: rápido en la puerta, no hace falta móvil, no trata datos biométricos.
Inconvenientes: la tarjeta se le puede dar a un compañero, así que fichar por otro sigue siendo posible. Necesitas un aparato en cada entrada, instalación y tarjetas de repuesto. En una obra o en casa del cliente no sirve.
Encaja en: fábricas y almacenes con una sola entrada vigilada.
3. Terminal de huella o reconocimiento facial
Ventajas: difícil de engañar; el fichaje es personal.
Inconvenientes: la huella y la plantilla facial son datos biométricos de categoría especial (art. 9 RGPD). La guía de la AEPD de noviembre de 2023 considera el control de presencia biométrico un tratamiento de alto riesgo, tanto para identificar como para autenticar; entiende que el consentimiento no sirve en la relación laboral; que el art. 9.2.b del RGPD exige una norma con rango de ley que lo autorice específicamente; y que la evaluación de impacto es obligatoria antes de empezar. Súmale un aparato por centro, registrar a cada trabajador y dedos sucios o cortados en obra.
Tras la guía de la AEPD, muchas empresas han sustituido los relojes de huella por QR, tarjeta o la biometría del propio móvil, que no sale del teléfono. Si ya tienes un reloj de huella, revisa con tu asesor si puedes justificarlo.
Encaja en: rara vez se justifica solo para fichar. Si quieres verificación biométrica, usa Face ID o la huella del móvil del trabajador. La comparativa de costes a tres años está en reloj para fichar.
4. App en el móvil con QR y GPS
Ventajas: no compras aparatos. El trabajador escanea el QR del centro o ficha dentro de la zona GPS y tú ves en tiempo real quién está trabajando. Sirve para varios centros, incluso sin cobertura: el fichaje se guarda en el móvil y se envía cuando vuelve la conexión. Horas, pausas y horas extra se calculan solas.
Inconvenientes: la plantilla necesita smartphone (o una tablet en la entrada) y hay que explicar la ubicación al fichar; el art. 90 de la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca. Hay una cuota mensual.
Encaja en: empresas con varios centros, turnos, equipos en la calle, obras, hostelería, comercio, limpieza y vigilancia. Más sobre los métodos: fichaje con QR y fichaje GPS.
Ejemplo de coste: 15 trabajadores, 2 centros, 3 años
| Papel / Excel | Reloj de tarjeta o huella | QRtimetrack | |
|---|---|---|---|
| Equipo | Hojas, impresión | 2 aparatos + instalación (precio variable) | 0 € (tablet opcional) |
| Cuota | 0 € | Según el software | 15 × 1,99 € = 29,85 €/mes |
| A 3 años | Tiempo de administración | Aparatos + mantenimiento + RGPD | ≈ 1.075 € sin IVA |
| Tiempo para sumar horas | Horas cada mes | Menos, si exporta | Exportación automática |
El coste oculto del papel y del Excel es el tiempo: alguien suma horas, revisa firmas y corrige errores cada mes. El de los relojes biométricos, el cumplimiento de protección de datos. Precios de QRtimetrack en la oferta.
Cómo elegir: 5 preguntas
- ¿Cuántos centros tienes? Con uno vale cualquier sistema. A partir de dos, los aparatos se multiplican; la app no.
- ¿Tu plantilla tiene smartphone? Si no todos, combina la app con una tablet en la entrada (PIN, tarjeta impresa o código personal).
- ¿Cuánto riesgo hay de fichar por otro? Si ya has tenido problemas, evita papel y tarjeta. Ver cómo evitar el fichaje fraudulento.
- ¿Trabajáis en la calle o sin internet? Necesitas una app que funcione sin conexión.
- ¿Quieres evitar datos biométricos? Elige QR, GPS o Face ID en el móvil, no un lector de huella de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistema de fichaje evita mejor el fraude?
La huella es difícil de engañar, pero tiene un alto riesgo en protección de datos. Una app que vincula cada cuenta a un móvil y combina QR rotativo, zona GPS y, si quieres, selfie o Face ID en el móvil da una seguridad parecida sin que la empresa guarde datos biométricos.
¿Es legal fichar con huella en España?
No está prohibido de forma automática, pero es muy difícil de justificar. Según la guía de la AEPD de 2023, el consentimiento no sirve en el trabajo, hace falta una norma con rango de ley que lo autorice específicamente y una evaluación de impacto previa. Consulta con tu asesor antes de instalar o mantener un reloj de huella.
¿Sigue valiendo el registro de jornada en papel?
Con la ley vigente, el art. 34.9 ET no impone un formato, siempre que el registro sea fiable. El Gobierno tramita un Real Decreto que exigiría un registro digital; consulta su estado en nuestra guía del registro horario digital.
¿Cuánto cuesta un reloj para fichar?
Depende mucho del modelo. Los básicos parten de un centenar de euros y los conectados con software cuestan varios cientos, más la instalación. Cada centro adicional necesita otro aparato.
¿Puedo combinar varios sistemas?
Sí, y a menudo es lo mejor. En QRtimetrack puedes tener QR rotativo en una tablet en la sede, QR impreso y GPS en las obras y un kiosco con PIN para quien no tiene smartphone, todo en los mismos informes.
¿Cuánto cuesta una app de fichaje?
QRtimetrack cuesta 1,99 € por trabajador activo al mes, con un mínimo de 5 trabajadores facturados (9,95 € al mes hasta 5), IVA no incluido. La prueba de 7 días es gratis para hasta 10 trabajadores y no pide tarjeta.
Fuentes
- BOE: Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (art. 34.9)
- BOE: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS)
- AEPD: guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos (nota de prensa)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 9 y 35 – EUR-Lex
- BOE: Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD), art. 90