勤怠管理の方法を比較：紙・Excel、タイムカード・ICカード、生体認証、スマホ打刻
勤怠の記録方法は、紙の出勤簿やExcel、タイムカードやICカード、指紋・顔の生体認証端末、従業員のスマホでQRとGPSを使う打刻の4つに大きく分かれます。紙は最も安価ですが不正やミスに弱く、カードは貸し借りが簡単、生体認証は不正に強い一方で生体データの管理が必要、スマホ打刻は端末不要で複数拠点に向きますが、スマホを持たない人には入口タブレットが必要です。
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比較表
| 紙・Excel | タイムカード・ICカード | 生体認証端末（指紋・顔） | スマホ打刻（QR＋GPS） | |
|---|---|---|---|---|
| 初期費用 | なし | 本体・カード・設置 | 端末・設置、ソフトのライセンスがかかる場合も | なし（入口タブレットは任意） |
| 月々の費用 | 集計にかかる人件費 | カード用紙・保守 | 保守やクラウド利用料（機種による） | 従業員数に応じた月額 |
| 代理打刻 | とても簡単 | 簡単（カードの貸し借り） | とても難しい | 難しい（1人1台、切替QR、GPS、自撮り） |
| 個人情報の負担 | 小さいが、出勤簿が誰でも見られる状態だと問題 | 小さい | 大きい：個人識別符号の管理が必要 | 小さい：生体データを預からない |
| 導入の手間 | なし | 設置・配線 | 設置・指紋や顔の登録 | QRを印刷して従業員を招待 |
| 複数拠点・現場 | 拠点ごとに用紙 | 入口ごとに端末 | 入口ごとに端末 | 拠点ごとにQRとGPSエリア |
| 時間外・深夜の集計 | 手作業 | ソフトへ取り込み | ソフトへ取り込み | 自動 |
| 電波がない場所 | 使える | 機種による | 機種による | 使える（後から同期） |
| 弱点 | 記入ミス、端数の丸め、後からの記入 | カードの貸し借り | 生体データ管理、故障、汚れた手での読み取り不良 | スマホと充電が必要、GPS単独では偽装されうる |
厚生労働省のガイドラインは、労働時間の把握方法の原則として、使用者による現認か、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を挙げています。自己申告制は例外的な扱いで、実態調査などの措置が求められます。詳しくは労働時間の把握義務をご覧ください。
1. 紙の出勤簿・Excel
1拠点・少人数で始めるなら手軽な方法です。ただし「9:00〜18:00」のように丸めた時刻が書かれたり、後でまとめて記入されたりしがちで、自己申告に近い運用になると客観的な記録とはいえません。
- 長所： 費用も研修も不要。
- 短所： 記入ミス、代理記入、月末の集計作業。全員が他人の時間を見られる置き方は個人情報の扱いとしても望ましくありません。
2. タイムカード・ICカード
タイムレコーダーとカードによる打刻は、ガイドラインでも客観的な記録の例に挙げられている定番の方法です。
- 長所： 打刻が速く、従業員にもなじみがある。生体データを扱わない。
- 短所： カードを貸せば代理打刻ができ、端末は誰が打刻したかを区別できません。入口ごとに端末が必要で、紙のカードは毎月の転記・集計が発生します。現場や外回りには不向きです。
詳しくはタイムカードとアプリの比較をご覧ください。
3. 生体認証端末（指紋・顔）
代理打刻対策としては最も強力な従来型の方法です。一方、指紋や顔の特徴データは個人情報保護法上の個人識別符号にあたるため、利用目的の特定と通知・公表、安全管理措置、退職者データの削除などの対応が必要になります。
- 長所： 代理打刻はほぼ不可能。
- 短所： 生体データの管理責任、設置、故障、建設現場などでの汚れや手袋による読み取り不良、拠点ごとの端末。
4. スマホ打刻（QR・GPS・自撮り）
従業員が自分のスマホで入口のQRを読み取ります。必要に応じてGPSエリアや自撮りで確認し、時刻はサーバーで記録、休憩や時間外は自動で集計されます。
- 長所： 端末の購入や設置が不要、拠点の追加は数分、電波がなくても打刻可能、Excel・CSV・PDFで出力、生体データを預からない。
- 短所： スマホを持たない人や私物を使いたくない人には入口タブレットが必要。GPS単独では偽装されうるため、切替QRや写真と組み合わせます。
詳しくは勤怠管理アプリ、QRコード勤怠、代理打刻・不正打刻の防止策をご覧ください。
どの方法が向いているか
| 職場 | おすすめ |
|---|---|
| 1拠点・5人未満・勤務時間が固定 | 紙やExcelから始めてもよい。人数が増えたらアプリへ |
| 入口が1つのオフィスや工場 | ICカード、または切替QRを表示するタブレット |
| 複数店舗の小売・飲食 | アプリ＋店舗ごとのQR |
| 建設、清掃、警備、外回り | アプリ＋GPSエリア＋QR |
| スマホを持たない従業員がいる | 入口タブレット：PIN、印刷バッジ、個人コード |
| 代理打刻に悩んでいる | 生体認証端末の代わりに、切替QR＋GPS＋自撮り＋確認キュー |
QRtimetrackの料金
アクティブな従業員1人あたり月額1.99ユーロ、最低5人分（月額9.95ユーロ、税別）。最初の7日間は10人まで無料、クレジットカード不要です。従業員アプリは日本語を含む23言語、管理画面は9言語に対応しています。入口用タブレットは特別オファーをご覧ください（日本での提供可否はお問い合わせください）。
よくある質問
いちばん安い勤怠管理の方法は何ですか？
直接の費用だけなら紙やExcelです。ただし月末の集計作業、転記ミス、代理打刻まで含めると、端末不要のアプリの方が結果的に安くなることが多くあります。
Excelや出勤簿の自己申告でも法律上問題ありませんか？
厚生労働省のガイドラインでは、客観的な記録による把握が原則で、自己申告制は例外的な扱いです。自己申告による場合は、十分な説明や実態との乖離の調査などの措置が求められます。
タイムカードからアプリに段階的に移行できますか？
できます。まず1拠点で並行運用し、1か月分の時間を比べてから全体に広げるのがおすすめです。手順はExcelから勤怠アプリへの移行で解説しています。
勤怠の記録はどれくらい保存する必要がありますか？
タイムカードなど労働時間の記録に関する書類は、労働基準法により5年間（当分の間は3年間）の保存が必要です。アプリの記録も同様に保存できる状態にしておきます。