Fichaje fraudulento: cómo evitar que los trabajadores fichen unos por otros
El fichaje fraudulento ocurre cuando un trabajador ficha la entrada o la salida de un compañero que no está. Se evita haciendo que cada fichaje sea personal y presencial: un móvil por trabajador, un código QR que cambia cada pocos segundos, una zona GPS alrededor del centro y, si hace falta, un selfie o Face ID verificado en el propio móvil, sin que la empresa guarde datos biométricos.
Actualizado:
Qué es el fichaje fraudulento y por qué ocurre
En inglés se llama «buddy punching»: un compañero firma la hoja, pasa la tarjeta o ficha en el reloj por otro que llega tarde, se va antes o no viene. Hay otras variantes: apuntar horas no trabajadas (sobre todo cuando la hoja se rellena al final de la semana) o fichar desde casa o desde el aparcamiento antes de llegar.
Pocas veces es un plan elaborado. Suele ser un favor entre compañeros o una costumbre que el sistema permite. Si se puede fichar sin estar presente, tarde o temprano alguien lo hará.
| Sistema | Cómo se ficha por otro | Facilidad |
|---|---|---|
| Hoja de firmas en papel | Un compañero firma por otro o las horas se escriben después | Muy fácil |
| Excel rellenado por el encargado | Horas apuntadas de memoria, sin prueba | Muy fácil |
| Tarjeta o llavero | Un compañero pasa la tarjeta del ausente | Fácil |
| QR fijo pegado en la pared | Alguien hace una foto al código y ficha desde cualquier sitio | Fácil, si es el único control |
| Reloj de huella | Difícil de engañar, pero con alto riesgo en protección de datos | Difícil |
| Móvil propio + QR rotativo + GPS | Haría falta el móvil del compañero, estar en el centro y escanear en esos segundos | Difícil |
Costes, instalación y protección de datos de cada sistema, en nuestra comparativa de sistemas de fichaje.
Lo que cuesta el fichaje fraudulento
No hay una cifra oficial fiable, pero la cuenta es sencilla. Con 20 trabajadores y 15 minutos al día registrados y no trabajados, en 21 días laborables, salen 105 horas pagadas al mes sin trabajo detrás. Multiplica por tu coste hora completo (salario más cotizaciones a la Seguridad Social) y tienes la pérdida mensual.
- Salarios por horas no trabajadas, incluidas horas extra y pluses calculados sobre horas que no existieron.
- Facturas mal hechas si cobras por horas a tus clientes: limpieza, vigilancia, obras.
- Un registro poco fiable: el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar a diario el inicio y el fin de la jornada y conservar el registro cuatro años. Un registro en el que todos entran y salen a la misma hora exacta no convence a la Inspección de Trabajo.
- El ambiente del equipo: quien llega puntual ve que otros cobran lo mismo sin estar.
El ejemplo es ilustrativo. Hazlo con tus cifras: número de trabajadores, minutos que «se escapan» de media y coste por hora. Incluso 5 minutos al día, en un equipo grande, suman decenas de horas al mes.
7 métodos que evitan el fichaje por otro
Ningún control es perfecto por sí solo. Lo que funciona es combinar dos o tres adecuados para cada centro.
1. Código QR rotativo
Una tablet o pantalla en la entrada muestra un código QR que cambia cada pocos segundos. Una foto hecha ahora no sirve un minuto después, así que no se puede compartir por WhatsApp. Donde no hay pantalla, un QR impreso fijo funciona bien junto con el GPS. Ver fichaje con QR.
2. Zona GPS (geovalla)
El fichaje solo se acepta dentro del radio que marcas alrededor del centro. La ubicación del móvil se lee una vez, al fichar, no durante la jornada. Un fichaje justo fuera de la zona no se pierde: llega marcado para que decidas. Más en fichaje GPS.
3. Un móvil por trabajador
La cuenta del trabajador queda vinculada a su móvil. Un dispositivo nuevo necesita la aprobación del responsable, así que nadie puede fichar por cinco compañeros desde el mismo teléfono.
4. Selfie al fichar
El trabajador se hace una foto al fichar y el responsable solo la mira si algo no cuadra. No se usa para reconocimiento facial automático y se borra sola a los 30 días. Disuade mucho: nadie quiere hacerse un selfie con el móvil de un compañero.
5. Face ID o huella verificados en el móvil
El trabajador confirma el fichaje con Face ID o la huella mediante passkeys, como en la app del banco. La verificación se hace en el móvil; QRtimetrack solo recibe la confirmación de que es el dueño del teléfono. La empresa no guarda huellas ni plantillas faciales.
6. Tablet en la entrada (kiosco) con foto
Para quien no tiene smartphone: una tablet en la entrada con PIN personal, tarjeta impresa o un código personal en el móvil que cambia cada 30 segundos. La tablet puede hacer una foto en cada fichaje para ver quién estaba realmente delante.
7. Cola de revisión para el encargado
Cada fichaje recibe un semáforo: verde, amarillo o rojo. Rojo significa, por ejemplo, fuera de la zona GPS, reloj del móvil modificado o dos fichajes demasiado lejos entre sí para el tiempo transcurrido. El encargado revisa solo los dudosos desde la app de jefe de equipo, y los rechazados no suman horas.
Qué combinación usar en cada centro
| Centro | Combinación recomendada | Por qué |
|---|---|---|
| Oficina, tienda, bar o restaurante | QR rotativo en tablet + un móvil por trabajador | Todos entran por la misma puerta de personal |
| Obra, finca, planta solar | QR impreso + zona GPS amplia + selfie | Sin enchufe ni internet estable; la app funciona sin conexión |
| Equipos en casa del cliente (limpieza, vigilancia) | Zona GPS en la dirección del cliente + selfie o Face ID | Demuestra que el trabajador estuvo allí |
| Almacén, fábrica, turnos grandes | Kiosco con PIN o código personal + foto | Sin colas y sin necesidad de smartphone |
| Teletrabajo | Zona GPS en el domicilio declarado | Solo si se ha pactado por escrito |
Las horas extra pueden exigir su propia confirmación, con escaneo QR y foto al empezar, para que las horas que se pagan con recargo tengan una prueba más.
Qué es legal: RGPD, AEPD y proporcionalidad
Puedes comprobar que los fichajes son reales, pero con medios proporcionados. El principio de minimización del RGPD (art. 5.1.c) obliga a recoger solo los datos necesarios para la finalidad.
- Huella y reconocimiento facial gestionados por la empresa son datos biométricos de categoría especial (art. 9 RGPD). En su guía de noviembre de 2023, la AEPD considera de alto riesgo el control de presencia biométrico, tanto para identificar como para autenticar, entiende que el consentimiento no sirve en la relación laboral y exige una evaluación de impacto antes de empezar.
- GPS solo al fichar es mucho más fácil de justificar que un seguimiento continuo. El art. 90 de la LOPDGDD permite usar la geolocalización para el control laboral, informando de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes.
- El selfie sigue siendo un dato personal: fija cuánto tiempo se guarda y quién lo ve.
- Informa por escrito de qué datos recoges, para qué, cuánto tiempo los guardas y quién accede.
La AEPD señala que el art. 9.2.b del RGPD solo permite el tratamiento biométrico en el ámbito laboral si una norma con rango de ley lo autoriza específicamente. Por eso muchas empresas han sustituido los relojes de huella por QR, tarjeta o la biometría del propio móvil, que no sale del teléfono.
Fichar por otro puede ser una falta disciplinaria según tu convenio colectivo. Antes de sancionar necesitas pruebas: un sistema que guarda hora, ubicación y, si quieres, foto de cada fichaje te las da sin suposiciones. Para cualquier sanción, consulta con tu asesor laboral.
Checklist: acaba con el fichaje fraudulento en dos semanas
- Mide el problema. Compara un mes de registro con la realidad: horas idénticas cada día, firmas parecidas, gente «presente» a la que nadie vio.
- Elige el método por centro con la tabla anterior. No pongas la misma regla en la oficina y en la obra.
- Ponlo por escrito en la política interna: cada uno ficha solo por sí mismo, desde su móvil o en el kiosco.
- Informa a la plantilla y a la representación legal de los datos que se recogen (GPS solo al fichar, selfie opcional guardado 30 días).
- Activa la app y úsala una semana en paralelo con el sistema antiguo.
- Decide quién revisa la cola de fichajes sospechosos y en qué plazo (por ejemplo, el mismo día).
- Cierra el mes: cada trabajador confirma sus horas desde el móvil antes de la nómina.
- Revisa al mes: cuántos fichajes en rojo hubo y si el radio GPS es el adecuado.
Cuánto cuesta con QRtimetrack
1,99 € por trabajador activo al mes, con un mínimo de 5 trabajadores facturados (9,95 € al mes hasta 5), IVA no incluido. Sin aparatos, sin instalación, sin permanencia. La prueba de 7 días es gratis para hasta 10 trabajadores y no pide tarjeta. Consulta la oferta.
Para comparar a tres años con un reloj de huella, mira reloj para fichar. Para la presentación completa del producto, la app de fichaje.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mis trabajadores fichan unos por otros?
Señales típicas: horas de entrada y salida idénticas día tras día, firmas parecidas en la hoja, personas registradas como presentes a las que nadie vio y varias tarjetas pasadas con segundos de diferencia. Una app que vincula cada cuenta a un móvil y marca los fichajes sospechosos te muestra dónde está el problema.
¿Puedo usar la huella dactilar para evitar el fichaje fraudulento?
Puedes usar Face ID o la huella del móvil del trabajador, donde la verificación no sale del teléfono. Un lector de huella de la empresa trata datos biométricos de categoría especial y, según la guía de la AEPD de 2023, exige base legal específica y evaluación de impacto, y el consentimiento no sirve.
¿No basta con hacer una foto al QR de la pared?
Sí, se puede hacer. Por eso el QR fijo se usa junto con una zona GPS: la foto del código no sirve si no estás en el centro. Donde tengas una tablet o pantalla, usa el QR rotativo, que cambia cada pocos segundos y no se puede compartir.
¿Pueden los trabajadores falsear la ubicación GPS?
Existen apps de ubicación falsa, así que el GPS no debería ser el único control. Combínalo con un QR en el centro o con un selfie. El servidor comprueba además la hora real, y dos fichajes demasiado alejados para el tiempo transcurrido se marcan solos.
¿Es legal pedir un selfie al fichar?
El selfie es un dato personal, pero no biométrico mientras no se use para reconocimiento facial automático. Hay que informar a la plantilla, tener una finalidad clara (verificar el fichaje) y un plazo de conservación. En QRtimetrack el selfie es opcional y se borra solo a los 30 días.
¿Qué hago si descubro que alguien ficha por otro?
Reúne primero las pruebas: horas, ubicaciones, fotos y quién aprobó qué. Habla con los implicados. Si tu convenio lo tipifica como falta, sigue el procedimiento disciplinario y consulta con tu asesor laboral antes de sancionar.
¿Y los trabajadores sin smartphone?
Pon una tablet en la entrada en modo kiosco. Fichan con PIN, tarjeta impresa o un código personal que cambia cada 30 segundos, y la tablet puede hacer una foto en cada fichaje. El modo kiosco está incluido en el plan Standard, no en la prueba.