Del Excel o la hoja de firmas a una app de fichaje, en un solo día
Pasar del registro de jornada en Excel o en papel a una app de fichaje se hace en un día: das de alta a los trabajadores y los centros, imprimes los códigos QR, activas los móviles y empiezas. Después mantienes los dos sistemas una semana en paralelo, comparas las horas y, a fin de mes, exportas el registro para la nómina desde la app.
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Por qué dejar el Excel
El Excel es bueno para hacer cuentas, pero flojo como registro de jornada. Las horas se apuntan muchas veces al final del día o de la semana, por el encargado y de memoria. No hay prueba de que la persona estuviera allí y las fórmulas se rompen en cuanto alguien mueve una columna.
- Tiempo: alguien recoge, suma y corrige horas cada mes.
- Errores: una celda mal copiada pasa directamente a la nómina.
- Fichar por otro: las horas tecleadas no se pueden comprobar. Ver cómo evitar el fichaje fraudulento.
- Varios centros: cada obra o tienda manda su archivo, cada uno con su formato.
- Inspección de Trabajo: el art. 34.9 ET exige un registro diario de inicio y fin de jornada, conservado cuatro años. Un Excel rellenado a posteriori es difícil de defender, y el Real Decreto de registro digital en tramitación va en la dirección de exigir registros que no se puedan modificar sin dejar rastro. Ver registro horario digital.
Qué preparar antes (30 minutos)
- Lista de trabajadores del Excel o del programa de nóminas: nombre, teléfono o email, centro principal, jornada (completa, parcial, turnos).
- Lista de centros: oficina, tiendas, obras, clientes, con la dirección exacta.
- Horarios y reglas de pausas del convenio o de la política interna.
- Quién aprueba: el responsable o encargado de cada centro.
- El último mes de registro en Excel, para tener con qué comparar.
Si tienes representación legal de los trabajadores, el art. 34.9 ET prevé que el registro se organice mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con ella. Consúltala antes de cambiar el sistema.
La migración en 6 pasos, en un día
- Crea la cuenta (5 minutos). Sin tarjeta. La prueba de 7 días cubre hasta 10 trabajadores: suficiente para probar con un encargado y dos compañeros antes de dar de alta a todos.
- Añade los centros (15 minutos). Para cada uno, la dirección o el punto GPS y el radio de la zona de fichaje. Empieza con un radio amplio y ajústalo tras la primera semana.
- Da de alta a los trabajadores (15–30 minutos). Nombre, teléfono o email, centro y horario. Nombra a los encargados: usan la app de jefe de equipo y solo ven a su gente.
- Imprime los códigos QR (10 minutos). Un código por centro, a la altura de los ojos junto a la entrada de personal. Donde haya tablet o pantalla, usa el QR rotativo, que cambia cada pocos segundos.
- Activa los móviles (una reunión de 15 minutos). Cada trabajador abre su enlace de activación y añade la app a la pantalla de inicio. No hace falta Google Play ni App Store. Para quien no tiene smartphone, pon una tablet en la entrada con PIN o tarjeta impresa.
- Primer fichaje, todos juntos. Cada uno escanea el QR delante de ti. Ves al momento en el panel quién ha fichado y quién falta.
La semana en paralelo: Excel y app a la vez
La primera semana, mantén también el sistema antiguo. Ni más ni menos: así ves las diferencias antes de que afecten a la nómina.
- Cada día: revisa los fichajes que faltan y la cola de fichajes marcados (fuera de la zona GPS, horas raras).
- A los 3 días: ajusta el radio GPS donde los fichajes caen siempre un poco fuera.
- Al final de la semana: compara las horas de la app con las del Excel. Las diferencias grandes señalan errores antiguos del Excel o personas que aún olvidan fichar.
No te alarmes si la app muestra menos horas que la hoja. Es habitual al cambiar: en la hoja se apuntaba el horario teórico; en la app aparece la hora real de entrada y salida.
El primer mes: exportar para la nómina
- Corrige lo que falte. Cada corrección queda guardada con el motivo y quién la hizo.
- Cierra el mes. Cada trabajador confirma sus horas desde el móvil y esa confirmación aparece en el informe.
- Exporta en Excel, CSV o PDF. El informe recoge entrada y salida de cada día, pausas, horas extra, horas nocturnas y de fin de semana y totales por trabajador.
- Envíalo a tu gestoría en Excel o CSV, en lugar de hojas escaneadas.
Guarda el PDF durante los cuatro años que exige el art. 34.9 ET. Si tienes contratos a tiempo parcial o hay horas extra, recuerda entregar el resumen correspondiente con la nómina. Para el contenido mínimo del registro, mira la plantilla de registro de jornada.
Errores frecuentes al dejar el Excel
- Lanzarla sin explicar. Si la plantilla se entera de la app por un mensaje en el grupo, pensará que se la vigila. Explica primero y activa después.
- Radio GPS demasiado pequeño el primer día. Dentro de edificios y cerca de bloques altos el GPS es menos preciso. Empieza amplio y ajusta tras una semana.
- Sin plan para quien no tiene smartphone. Ten la tablet de la entrada lista antes del primer día.
- Abandonar el Excel demasiado pronto. Una semana en paralelo evita sorpresas en la nómina.
- Nadie revisa los fichajes marcados. Decide quién revisa la cola y en qué plazo.
- Copiar todas las costumbres antiguas. Lo que hacías a mano (redondeos, pausas añadidas «por defecto») ahora se configura de forma explícita en el horario, o se elimina.
Qué decir a la plantilla
Basta con una reunión breve y una comunicación por escrito. El mensaje puede ser tan sencillo como este:
Desde el lunes fichamos con el móvil escaneando el QR de la entrada. La app solo lee la ubicación en el momento de fichar, nunca entre medias. No hay que instalar nada de la tienda de apps y no usamos huellas. Cada uno ve sus horas en el móvil y las confirma a fin de mes. Quien no tenga smartphone ficha en la tablet de la entrada.
- Qué se recoge: la hora, la ubicación al fichar y, si se activa, un selfie (se borra solo a los 30 días).
- Qué no se recoge: no hay seguimiento de ubicación durante la jornada ni se guardan huellas o plantillas faciales.
- Qué ganan: ven sus horas y horas extra en el móvil y hay menos discusiones con la nómina.
El art. 90 de la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes cuando se usa la geolocalización. QRtimetrack incluye un modelo de información para la plantilla y una plantilla de evaluación de impacto. Los datos se alojan en la UE (Fráncfort).
Cuánto cuesta después de la prueba
1,99 € por trabajador activo al mes, con un mínimo de 5 trabajadores facturados, IVA no incluido. Pago mensual con tarjeta y sin permanencia. Detalles en la oferta y en la app de fichaje. ¿Aún no sabes qué sistema te conviene? Mira la comparativa de sistemas de fichaje.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar los trabajadores desde Excel?
En un equipo pequeño, darlos de alta a mano lleva unos minutos: solo necesitas nombre, teléfono o email, centro y horario. Prepara antes la lista en tu Excel para copiar los datos rápido.
¿Cuánto se tarda en pasar de la hoja de firmas a una app?
La configuración se hace en un día, normalmente en unas horas: centros, trabajadores, códigos QR y activación de móviles. Después recomendamos una semana en paralelo con el sistema antiguo y el primer cierre de mes ya con la app.
¿Tengo que guardar los registros antiguos?
Sí. Los registros anteriores al cambio deben conservarse cuatro años, igual que los nuevos, y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. La app registra desde el día en que empiezas a usarla.
¿Y si un trabajador no quiere fichar con su móvil personal?
Ofrece una alternativa: la tablet de la entrada con PIN, tarjeta impresa o código personal. Explica qué datos se recogen y cuáles no. La mayoría de las negativas vienen del miedo a ser vigilado, y una explicación clara suele resolverlo.
¿Funciona la app en obras sin cobertura?
Sí. El fichaje se guarda en el móvil con la hora y la ubicación reales y se envía solo cuando vuelve la cobertura. En el informe aparece la hora del fichaje, no la del envío.
¿Mi gestoría puede trabajar con la exportación?
Sí. Exporta en Excel o CSV para la nómina y en PDF para el archivo y la Inspección. El informe incluye entrada y salida de cada día, pausas, horas extra y totales por trabajador.