Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Papier, Chipkarte, Fingerabdruck oder App
Das perfekte Zeiterfassungssystem gibt es nicht. Der Stundenzettel kostet nichts, lässt sich aber leicht schönen; die Chipkarte ist einfach, wird aber weitergegeben; der Fingerabdruck ist genau, nach DSGVO aber meist nicht erforderlich; die App am Handy ist günstig, setzt aber ein Smartphone voraus. Hier der ehrliche Vergleich.
Aktualisiert:
Die Vergleichstabelle
| Papier / Excel | Chipkarten-Stempeluhr | Fingerabdruck-Terminal | App mit QR + GPS | |
|---|---|---|---|---|
| Anschaffung | Keine | Terminal, Karten, Montage | Terminal und Montage, meist teurer | Keine (Tablet optional) |
| Laufende Kosten | Zeit fürs Übertragen | Software, falls kostenpflichtig | Software, falls kostenpflichtig | 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter, mindestens 9,95 € |
| Betrugsrisiko | Hoch | Mittel: Karte wird weitergegeben | Niedrig | Niedrig mit wechselndem QR, GPS und Selfie oder Face ID |
| DSGVO | Einfache Daten, Papierablage sichern | Einfache Daten | Biometrische Daten (Art. 9 DSGVO): meist nicht erforderlich | Einfache Daten; Standort nur beim Stempeln |
| Einrichtung | Keine | Verkabelung und Strom je Standort | Verkabelung, Fingerabdrücke einlernen | QR-Code drucken, Handys aktivieren |
| Mehrere Standorte, Baustellen | Ein Zettel pro Standort einsammeln | Ein Terminal pro Standort | Ein Terminal pro Standort | Ein QR-Code pro Standort, ein Konto |
| Stunden berechnen | Von Hand | Je nach Software | Je nach Software | Automatisch, Export Excel, CSV, PDF |
| Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) | Papier: keine technische Einrichtung; Excel je nach Ausgestaltung | Mitbestimmung | Mitbestimmung | Mitbestimmung |
Stundenzettel auf Papier oder in Excel
Der Einstieg fast jedes kleinen Betriebs. Kostenlos, aber die Uhrzeit trägt der Mitarbeiter oder Vorgesetzte ein, oft am Abend oder am Wochenende. Fehler fallen erst bei der Lohnabrechnung auf.
- Passt, wenn: wenige Mitarbeiter, ein Standort, feste Zeiten.
- Passt nicht mehr, wenn: Schichten, häufige Überstunden oder mehrere Standorte.
Eine fertige Vorlage gibt es unter Stundenzettel-Vorlage. Für den Umstieg: von Excel zur Zeiterfassung-App.
Stempeluhr mit Chipkarte
Der Mitarbeiter hält die Karte an das Terminal. Das ist schnell und bekannt. Aber das Terminal erkennt die Karte, nicht die Person: ein Kollege kann für einen anderen stempeln. Jeder Standort braucht ein Gerät, Strom und oft eine Software, um die Stunden auszulesen und zu berechnen. Mehr dazu auf der Seite Stempeluhr.
Fingerabdruck- und Gesichtserkennungs-Terminal
Auf dem Papier am sichersten gegen Betrug, in der Praxis rechtlich am riskantesten. Biometrische Daten sind eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Das LAG Berlin-Brandenburg (Urteil vom 4. Juni 2020, 10 Sa 2130/19) hielt eine Zeiterfassung per Fingerabdruck in aller Regel für nicht erforderlich; ein Mitarbeiter durfte die Nutzung verweigern.
Vor dem Kauf eines biometrischen Terminals für die Zeiterfassung: holen Sie eine schriftliche Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten oder eines Anwalts ein und beteiligen Sie den Betriebsrat.
App am Handy mit QR-Code und GPS
Der Mitarbeiter scannt mit dem eigenen Handy den QR-Code des Standorts; die App speichert die Serverzeit und, falls aktiviert, den Standort im Moment des Stempelns. Keine Montage, und ein neuer Standort ist mit einem gedruckten Code startklar.
- Gegen Betrug: ein Handy pro Mitarbeiter, wechselnder QR-Code, GPS-Bereich, optionales Selfie, Face ID oder Fingerabdruck auf dem Handy geprüft, ohne biometrische Daten beim Arbeitgeber.
- Ohne Netz: die App funktioniert offline und überträgt die Buchungen später.
- Ohne Smartphone: Tablet am Eingang mit PIN, gedrucktem Ausweis oder persönlichem Code.
- Ehrliche Grenze: die Mitarbeiter müssen ihr Handy nutzen, oder es steht ein Tablet vor Ort.
Die Kontrollen im Detail: Stempelbetrug verhindern. Alle Funktionen auf der Seite Zeiterfassung App.
Welches System passt zu Ihnen
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Bis 5 Mitarbeiter, ein Standort, feste Zeiten | Papier oder Excel können reichen; die App kostet 9,95 € im Monat und spart das Rechnen von Hand |
| Mehrere Filialen oder Büros | App mit einem QR-Code pro Standort |
| Baustellen, Außendienst | App mit QR + GPS und Offline-Modus |
| Mitarbeiter ohne Smartphone | Tablet am Eingang mit PIN oder gedrucktem Ausweis |
| Identität soll geprüft werden | Face ID am Handy des Mitarbeiters, kein biometrisches Terminal |
Für den Eingang: das Sonderangebot mit Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monaten gratis und Schritt-für-Schritt-Anleitung. Kostenlos testen 7 Tage, bis 10 Mitarbeiter, ohne Kreditkarte.
Häufige Fragen
Welches Zeiterfassungssystem ist am günstigsten?
Papier oder Excel haben keine direkten Kosten, kosten aber Zeit beim Übertragen und schützen nicht vor Betrug. Eine App am Handy braucht keine Hardware: QRtimetrack kostet 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter im Monat, mindestens 9,95 €, zzgl. MwSt.
Ist Zeiterfassung per Fingerabdruck zulässig?
Nicht automatisch verboten, aber schwer zu rechtfertigen. Fingerabdrücke sind biometrische Daten nach Art. 9 DSGVO, und das LAG Berlin-Brandenburg hielt eine solche Zeiterfassung 2020 in aller Regel für nicht erforderlich. Lassen Sie den Einzelfall prüfen.
Chipkarte oder App: was schützt besser vor Stempelbetrug?
Eine Chipkarte lässt sich leicht weitergeben. Eine App, die an das Handy des Mitarbeiters gebunden ist, mit wechselndem QR-Code oder GPS-Bereich und bei Bedarf Selfie oder Face ID auf dem Gerät, macht das Stempeln für Kollegen deutlich schwerer.
Muss der Betriebsrat bei der Wahl des Systems mitreden?
Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht. Das betrifft Stempeluhren, Terminals und Apps gleichermaßen.
Kann man mehrere Systeme kombinieren?
Ja. Viele Betriebe nutzen die App für mobile Mitarbeiter und ein Tablet am Eingang für alle ohne Smartphone. Alle Buchungen landen im selben Stundenzettel.