PDKS sistemleri karşılaştırması: kâğıt ve Excel, kartlı cihaz, parmak izi, QR + GPS uygulama
Dört yaygın yöntem var: kâğıt föy veya Excel, kartlı PDKS cihazı, parmak izi veya yüz tanıma terminali ve çalışanın telefonunda QR + GPS uygulaması. Kâğıt en ucuzudur ama hileye ve hataya açıktır; kart kolay ödünç verilir; parmak izi hileyi önler ama KVKK açısından risklidir; mobil uygulama donanımsız ve çok lokasyonlu işletmelere uyar, ama akıllı telefonu olmayanlar için bir tablet gerekir.
Güncellendi:
Karşılaştırma tablosu
| Kâğıt föy / Excel | Kartlı cihaz | Parmak izi / yüz terminali | Telefon uygulaması (QR + GPS) | |
|---|---|---|---|---|
| Başlangıç maliyeti | Yok | Cihaz, kartlar, montaj | Cihaz, montaj, çoğu zaman yazılım lisansı | Yok; isteğe bağlı bir tablet |
| Aylık maliyet | Hesaplama için harcanan çalışma saati | Bakım, kart yenileme | Bakım veya bulut ücreti (modele göre) | Çalışan başına abonelik |
| Arkadaş adına giriş | Çok kolay | Kolay (kart ödünç verilir) | Çok zor | Zor (tek cihaz, değişen QR, GPS, selfie) |
| KVKK riski | Düşük, ama föy herkese açıksa sorun | Düşük | Yüksek: özel nitelikli veri, İlke Kararı 2026/921 | Düşük; biyometri sunucuda tutulmaz |
| Kurulum | Yok | Montaj, kablo, ağ | Montaj, kablo, parmak izi kaydı | QR yazdır, çalışanları davet et |
| Çok lokasyon / şantiye | Her yerde ayrı föy | Her girişe cihaz | Her girişe cihaz | Lokasyon başına QR ve GPS alanı |
| Fazla mesai hesabı | Elle | Yazılıma aktarım | Yazılıma aktarım | Otomatik |
| İnternetsiz çalışma | Evet | Modele göre | Modele göre | Evet, sonra senkronize olur |
| Zayıf yön | Hata, yuvarlama, sahte kayıt | Ödünç kart | Hukuki risk, arıza, kirli parmakta okuma sorunu | Akıllı telefon ve şarj gerekir; GPS tek başına sahtelenebilir |
1. Kâğıt föy ve Excel
Türkiye'de çalışma süresi kaydının biçimi serbesttir; imzalı föy veya Excel tablosu da kullanılabilir. Tek lokasyonda, birkaç çalışanlı bir işletme için başlangıçta yeterli olabilir.
- Artı: Maliyet yok, eğitim yok.
- Eksi: Saatler çoğu zaman yuvarlanır (“08:00–17:00”), sonradan doldurulur, başkası yerine imza atılır. Ay sonunda fazla mesai hesabı saatler sürer.
- KVKK: Girişte açıkta duran föyde herkes herkesin saatini görür.
Ücretsiz şablon: puantaj cetveli. Ayrıntılar: personel devam çizelgesi.
2. Kartlı PDKS cihazı
Duvara monte edilen RFID/NFC okuyucu. Hızlıdır ve biyometri gerektirmez; KVK Kurulu da kartı daha az müdahaleci bir alternatif olarak sayar.
- Artı: Hızlı geçiş, alışılmış yöntem, biyometri yok.
- Eksi: Kart başkasına verilebilir; cihaz kimin okuttuğunu bilmez. Her giriş için cihaz ve kablolama, kayıp kart maliyeti. Saha ve şantiye için uygun değildir.
3. Parmak izi veya yüz tanıma terminali
Hileye karşı en güçlü klasik yöntemdir. Ancak parmak izi ve yüz geometrisi KVKK md. 6'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. KVK Kurulu'nun 2026/921 sayılı İlke Kararı'na göre yalnızca mesai takibi için biyometrik veri işlemek, açık rıza olsa bile ölçülülük ilkesine aykırı olabilir; Kurul kart, PIN ve RFID/NFC gibi alternatifleri sayar.
- Artı: Başkası yerine giriş neredeyse imkânsız.
- Eksi: Ciddi KVKK uyum riski, montaj, arıza, toz ve kirli ellerde okuma sorunları, her lokasyona cihaz.
Mevcut cihazınız varsa ne yapabileceğiniz: PDKS nedir ve parmak izi.
4. Telefon uygulaması: QR + GPS + selfie
Çalışan kendi telefonuyla girişteki QR kodu okutur; isteğe bağlı olarak GPS alanı ve selfie kontrol edilir. Saat sunucudan alınır, molalar ve fazla mesai otomatik hesaplanır.
- Artı: Donanım ve montaj yok, her lokasyon için birkaç dakikada kurulum, internetsiz çalışma, Excel/CSV/PDF rapor, biyometri tutulmaz.
- Eksi: Akıllı telefonu olmayan veya telefonunu iş için kullanmak istemeyenler için girişte bir tablet gerekir. GPS tek başına sahtelenebilir; bu yüzden değişen QR veya fotoğrafla birlikte kullanılmalıdır.
Ayrıntılar: QR kod ile giriş-çıkış, GPS ile mesai takibi, arkadaş adına kart basmayı önleme.
Hangisi kime uyar?
| İşletme | Öneri |
|---|---|
| 1 lokasyon, 5'ten az çalışan, sabit saatler | Kâğıt veya Excel başlangıç için yeterli; büyüdükçe uygulamaya geçin |
| Tek girişli ofis veya atölye | Kart veya değişen QR gösteren tablet |
| Çok şubeli mağaza, restoran zinciri | Uygulama + şube başına QR |
| Şantiye, temizlik, güvenlik, saha ekipleri | Uygulama + GPS alanı + QR |
| Akıllı telefonu olmayan çalışanlar | Girişte tablet: PIN, basılı kart veya kişisel kod |
| Arkadaş adına giriş sorunu yaşayanlar | Değişen QR + GPS + selfie + onay kuyruğu; parmak izi yerine |
QRtimetrack fiyatı
Aktif çalışan başına aylık 1,99 €, en az 5 çalışan (aylık 9,95 €, vergiler hariç). İlk 7 gün 10 çalışana kadar ücretsiz, kart gerekmez. Çalışan uygulaması Türkçe dahil 23 dilde, yönetim paneli 9 dilde. Girişte tablet için özel teklife bakın; Türkiye için tablet paketinin uygunluğunu bize sorun.
Sık sorulan sorular
En ucuz PDKS hangisi?
Doğrudan maliyette kâğıt föy veya Excel. Ancak ay sonundaki hesaplama emeği, hatalar ve başkası yerine girişler hesaba katıldığında, donanımsız bir uygulama çoğu zaman daha ekonomiktir.
Parmak izli PDKS hâlâ kullanılabilir mi?
KVK Kurulu'nun 2026/921 sayılı İlke Kararı'na göre yalnızca mesai takibi için biyometrik veri işlemek, açık rıza olsa bile ölçülülük ilkesine aykırı olabilir. Kullanmaya devam etmeden önce hukuk danışmanınızla değerlendirin.
Kartlı cihazdan uygulamaya geçebilir miyim?
Evet. Önce bir lokasyonda paralel kullanın, bir ay saatleri karşılaştırın, sonra yaygınlaştırın. Adımlar: Excel'den PDKS uygulamasına geçiş.
Mobil uygulama kayıtları yasal olarak geçerli mi?
Türkiye'de kayıt biçimi serbesttir; elektronik kayıtlar belge niteliğindedir. Sunucu saati, düzeltme geçmişi ve çalışanın aylık onayı kaydın güvenilirliğini artırır.