Smart working e rilevazione presenze: orario, disconnessione e controlli
Nel lavoro agile la L. 81/2017 lascia libertà di orario e di luogo, ma entro i limiti di durata massima di legge e del CCNL. L'accordo individuale deve indicare tempi di riposo, misure di disconnessione e modalità di controllo. Registrare inizio e fine dell'attività è utile a provare i riposi; tracciare la posizione del dipendente durante la giornata no.
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Smart working, telelavoro o lavoro da casa?
| Lavoro agile (smart working) | Telelavoro | |
|---|---|---|
| Fonte | L. 81/2017, artt. 18-23 | Accordo interconfederale del 2004 e CCNL |
| Luogo | In parte all'esterno dei locali aziendali, senza postazione fissa | Postazione fissa fuori dall'azienda, di solito a casa |
| Orario | Senza precisi vincoli di orario, entro i limiti di durata massima | Di regola l'orario ordinario |
| Accordo | Accordo individuale scritto | Contratto o accordo specifico |
Nella pratica quasi tutto il «lavoro da casa» delle aziende private italiane è lavoro agile. Per attivarlo serve anche la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro tramite il portale servizi.lavoro.gov.it.
Cosa scrivere nell'accordo su orari e controlli
L'art. 19 della L. 81/2017 chiede che l'accordo scritto regoli l'esecuzione della prestazione all'esterno, gli strumenti usati, i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative per la disconnessione. L'art. 21 aggiunge che l'accordo disciplina il potere di controllo sulla prestazione resa all'esterno, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
- le fasce di contattabilità e la fascia di disconnessione, in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere;
- come vengono registrati inizio, pause e fine dell'attività (app, PC, comunicazione al responsabile);
- come si autorizzano eventuali ore oltre l'orario;
- quali dati raccoglie il sistema e per quanto li conserva;
- il luogo o i luoghi da cui si lavora, se rilevanti per la timbratura.
Il Protocollo nazionale sul lavoro agile del 7 dicembre 2021, firmato da Ministero e parti sociali, prevede una fascia di disconnessione e indica che, salvo diversa previsione dei CCNL, nelle giornate di lavoro agile di norma non si prevedono né autorizzano straordinari.
Orario, riposi e straordinari
Il lavoratore agile non ha «precisi vincoli di orario», ma restano i limiti del D.Lgs. 66/2003: media di 48 ore settimanali, 11 ore di riposo consecutive ogni 24, riposo settimanale. Senza una registrazione di inizio e fine è difficile dimostrarlo, sia per l'azienda in un'ispezione sia per il dipendente che chiede il pagamento di ore in più.
La registrazione serve anche al diritto alla disconnessione: se le timbrature mostrano attività regolare alle 23, è un segnale da gestire, non un merito. Gli straordinari, quando l'accordo o il CCNL li ammettono, vanno autorizzati e registrati come in sede: vedi il calcolo degli straordinari.
Quanto puoi controllare
Qui i limiti sono netti. Gli strumenti che registrano accessi e presenze non richiedono accordo sindacale (art. 4, comma 2, Statuto), ma un sistema che permette di controllare l'attività o la posizione del lavoratore durante la giornata rientra nel comma 1: servono accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato, oltre al rispetto del GDPR.
Nel 2025 il Garante privacy ha sanzionato con 50.000 euro un'azienda che controllava circa 100 dipendenti in smart working con chiamate a campione, chiedendo di attivare la geolocalizzazione, timbrare con un'app e inviare via e-mail la propria posizione. Verificare che una persona lavori non significa sapere dove si trova in ogni momento.
- sì: registrare inizio, pausa e fine dell'attività, con un'informativa chiara;
- sì, con cautela: verificare la posizione solo al momento della timbratura, rispetto all'indirizzo indicato nell'accordo;
- no: tracciamento GPS continuo, screenshot periodici, webcam accesa, controlli a sorpresa non previsti dall'accordo e dall'informativa.
Come funziona con QRtimetrack
- Imposti per il dipendente l'indirizzo di lavoro agile (anche più di uno) e l'orario concordato.
- Il dipendente timbra dall'app sul telefono o dal browser: entrata, pausa, uscita. La posizione viene letta solo al momento della timbratura.
- Le verifiche di presenza a campione (selfie entro 10 minuti) in Italia partono disattivate: le attivi solo se le hai valutate con il consulente e previste nell'accordo e nell'informativa.
- Le ore oltre l'orario compaiono separate e il responsabile le approva o rifiuta.
- A fine mese chiudi il periodo, il dipendente conferma le ore dal telefono e tu esporti Excel, CSV o PDF.
Per i team ibridi la stessa persona timbra in ufficio (QR code o rete dell'ufficio) e da casa, e le ore si vedono per sede. Nell'app trovi un modello di informativa e di DPIA. Vedi anche la rilevazione presenze online e la timbratura virtuale con GPS.
Prezzo: 1,99 € per dipendente attivo al mese, minimo 5 dipendenti fatturati (9,95 € al mese), IVA esclusa; prova gratuita di 7 giorni fino a 10 dipendenti, senza carta. Per i giorni in ufficio puoi mettere all'ingresso un tablet dell'offerta speciale: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 mesi gratis e guida di installazione passo passo a 299 €.
Domande frequenti
In smart working bisogna timbrare?
La legge non impone una timbratura, ma le ore lavorate vanno comunque riportate nel Libro Unico del Lavoro e i limiti di durata massima e di riposo restano. L'accordo individuale stabilisce come si registra l'attività; una timbratura di inizio e fine è il modo più semplice per provarlo.
Cosa deve prevedere l'accordo di lavoro agile sull'orario?
Secondo l'art. 19 della L. 81/2017, i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione. L'art. 21 aggiunge la disciplina del potere di controllo, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Il lavoratore agile può fare straordinari?
Dipende dal CCNL e dall'accordo. Il Protocollo nazionale del 2021 indica che, salvo diversa previsione dei contratti collettivi, nelle giornate di lavoro agile di norma non si prevedono né autorizzano straordinari. Se sono ammessi, vanno autorizzati e registrati.
Posso geolocalizzare il dipendente in smart working?
Un tracciamento continuo no. Il Garante ha sanzionato nel 2025 un'azienda che chiedeva ai dipendenti in smart working di attivare la geolocalizzazione con controlli a campione. Al massimo si può verificare la posizione nel solo momento della timbratura, se previsto nell'accordo e nell'informativa.
Cos'è il diritto alla disconnessione?
È il diritto del lavoratore agile a non essere contattabile e a non rispondere fuori dall'orario o in una fascia concordata. La L. 81/2017 chiede che l'accordo individuale preveda misure per assicurarlo, e il Protocollo nazionale del 2021 indica una fascia di disconnessione.