Elektronik PDKS: hangi sistemler var, ne kadar tutar ve neye izin veriliyor?
Elektronik PDKS, çalışanların giriş ve çıkışlarını kâğıt yerine dijital olarak kaydeder: kartlı cihaz, girişte tablet ya da çalışanın telefonundaki QR ve GPS uygulamasıyla. Türkiye'de kayıt biçimi serbesttir, ama elektronik kayıt saatleri yuvarlanmadan tutar, fazla mesaiyi otomatik hesaplar ve denetimde hızlıca sunulur. KVKK nedeniyle biyometrik sistemlerden kaçınmak gerekir.
Güncellendi:
Elektronik PDKS zorunlu mu?
Hayır. 4857 sayılı İş Kanunu ve Fazla Çalışma Yönetmeliği, çalışma sürelerine uyulmasını ve fazla çalışmanın belgelenmesini ister; biçim belirlemez. İmza föyü de geçerlidir. Ancak işveren şu noktalarda kayda ihtiyaç duyar:
- Haftalık 45 saat sınırı ve denkleştirme (md. 63).
- Fazla çalışmanın belgelenmesi ve yıllık 270 saat sınırı (md. 41, Yönetmelik md. 10).
- SGK'ya bildirilen gün sayısı ve eksik gün nedenleri.
- İş müfettişi denetimi ve olası fazla çalışma davaları.
Elektronik kayıt bu ihtiyaçları kâğıttan daha güvenilir şekilde karşılar: saat sunucudan gelir, düzeltmeler iz bırakır. Tüm kurallar: İş Kanunu'nda çalışma süresi kaydı.
Elektronik PDKS türleri
| Sistem | Artıları | Eksileri |
|---|---|---|
| Kartlı cihaz (RFID/NFC) | Hızlı, alışılmış | Kart başkasına verilebilir; her girişe cihaz ve kurulum |
| Parmak izi / yüz tanıma | Başkası yerine giriş zor | Özel nitelikli veri; KVK Kurulu İlke Kararı 2026/921 sonrası yüksek risk |
| Bilgisayardan giriş | Ofiste donanım gerekmez | Yalnızca masa başı çalışanlar; IP kısıtı gerekli |
| Girişte tablet (kiosk) | Ucuz, montajsız, PIN ve kartla | Bir tablet ve priz gerekir |
| Mobil uygulama (QR + GPS) | Her lokasyonda, sahada, internetsiz de çalışır | Telefonu olmayanlara tablet gerekir |
Çoğu işletme için en esnek çözüm, mobil uygulama ile girişteki tableti birleştirmektir. Maliyet karşılaştırması: PDKS cihazı mı, uygulama mı?
Elektronik PDKS ne kadar tutar?
Klasik cihazlarda cihaz başına donanım, montaj ve çoğu zaman yazılım lisansı ödenir; her yeni lokasyon yeni bir cihaz demektir. Bulut tabanlı uygulamalarda ise genellikle çalışan başına aylık ücret ödenir.
| Aktif çalışan | QRtimetrack aylık (vergiler hariç) |
|---|---|
| 1–5 | 9,95 € |
| 10 | 19,90 € |
| 30 | 59,70 € |
| 60 | 119,40 € |
7 günlük deneme ücretsizdir, kart gerekmez, 10 çalışana kadar geçerlidir. Girişte sabit bir nokta isterseniz özel teklif: Samsung Galaxy Tab A9+, 3 ay ücretsiz kullanım ve tableti yaklaşık 10 dakikada kendiniz kurmanız için adım adım rehber, 299 € (100 sistemlik sınırlı stok). Tablet paketi her ülkede sunulmaz; Türkiye'ye gönderim ve fiyat için bize sorun.
Biyometri ve KVKK: parmak izi neden sorun?
Biyometrik veriler KVKK md. 6'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. KVK Kurulu 2026/921 sayılı İlke Kararı'nda, yalnızca mesai takibi için biyometrik veri işlemenin açık rıza olsa bile ölçülülük ilkesine aykırı olabileceğini, kart ve PIN gibi alternatiflerin tercih edilmesi gerektiğini belirtti. Biyometrik şablonun kod olarak saklanması da onu biyometrik veri olmaktan çıkarmaz.
QRtimetrack mesai kaydı için biyometrik veri işlemez. İsteğe bağlı Face ID/parmak izi doğrulaması çalışanın kendi telefonunda kalır; sunucularımıza yalnızca “doğrulandı” bilgisi gelir. Bu seçeneği açmadan önce KVKK danışmanınızla değerlendirmenizi öneririz. Ayrıntılar: dijital mesai kaydı ve mevzuat.
Kontrol listesi: elektronik PDKS nasıl seçilir?
- Sunucu saati: Saat çalışanın telefonundan değil, sunucudan mı geliyor?
- Hileye karşı koruma: Başkası yerine giriş nasıl engelleniyor (değişen QR, GPS, cihaz eşleştirme)?
- İnternetsiz çalışma: Şantiyede, bodrumda, depoda girişler kayboluyor mu?
- Biyometri gerekmiyor mu? KVKK riskini baştan önleyin.
- Düzeltme geçmişi: Her değişiklik gerekçe ve kişiyle kaydediliyor mu?
- Çalışan onayı: Çalışan aylık saatlerini görüp onaylayabiliyor mu?
- Fazla mesai, gece ve hafta sonu saatleri ayrı hesaplanıyor mu?
- Dışa aktarım: Excel, CSV, PDF; mali müşavire kolayca gidiyor mu?
- Çok lokasyon ve çok şirket: Tek hesaptan yönetilebiliyor mu?
- Dil: Yabancı uyruklu çalışanlar uygulamayı kendi dilinde kullanabiliyor mu?
Kâğıttan elektroniğe bir günde geçiş
- Sabah: Hesap açın, lokasyonları ekleyin, GPS yarıçapını belirleyin, QR kodları yazdırıp asın.
- Öğle: Çalışma programlarını tanımlayın, çalışanları bağlantıyla davet edin, ekip liderlerini belirleyin.
- Öğleden sonra: Çalışanlara kısa bir bilgilendirme yapın ve KVKK aydınlatma metnini paylaşın.
- Ertesi gün: İlk girişler panelde; “henüz gelmedi” listesi ve sabah e-postası çalışıyor.
Geçiş döneminde kâğıt föyü bir süre paralel tutmak isterseniz ücretsiz puantaj cetveli şablonumuzu kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Türkiye'de elektronik PDKS zorunlu mu?
Hayır. Kayıt biçimi serbesttir. Zorunlu olan, çalışma sürelerine uyulması ve fazla çalışmanın belgelenmesidir. Elektronik sistem bunu daha güvenilir ve daha az emekle sağlar.
Telefon uygulamasıyla tutulan kayıt hukuken geçerli mi?
Evet. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'na göre elektronik ortamdaki veriler de belgedir. Kaydın gücü güvenilirliğine bağlıdır: sunucu saati, düzeltme geçmişi ve çalışanın onayı kaydın değerini artırır.
Parmak izli cihaz kullanabilir miyim?
KVK Kurulu'nun 2026/921 sayılı İlke Kararı'na göre yalnızca mesai takibi için biyometrik veri işlemek, açık rıza olsa bile ölçülülük ilkesine aykırı olabilir. Kart, PIN, QR veya GPS gibi yöntemler bu riski taşımaz.
Çalışan temsilcisi veya sendikayla görüşmek gerekir mi?
Kanunda genel bir onay şartı yoktur; ancak toplu iş sözleşmesi veya işyeri uygulaması böyle bir süreç öngörebilir. Çalışanları önceden bilgilendirmek ve KVKK aydınlatma metnini paylaşmak her durumda gereklidir.
Veriler ne kadar süre saklanmalı?
SGK mevzuatına göre işyeri kayıtları 10 yıl saklanır. Fazla çalışma ücreti alacaklarında zamanaşımı 5 yıldır. QRtimetrack'te giriş-çıkış kayıtları hesabınızda kalır ve istediğiniz zaman dışa aktarılabilir.
Birden fazla şantiye için hangi sistem uygun?
Her şantiyeye cihaz kurmak yerine, şantiye başına QR kod ve GPS yarıçapı tanımlanan bir mobil uygulama daha uygundur. İnternet olmayan yerlerde girişler telefona kaydedilir ve sonra gönderilir.