QRtimetrack nasıl çalışır

İlk adımlar (yönetici), 10 dakika

1. qrtimetrack.com'da şirket hesabınızı oluşturun → “Ücretsiz deneyin”. 7 günlük deneme, kart gerekmez, en fazla 10 çalışan.
2. “Ayarlar”: şirket bilgilerinizi, çalışma programını (geç kalma ve gelmeme için kullanılır) ve sahteciliğe karşı kuralları (selfie, sinyalsiz giriş vb.) doldurun.
3. “Lokasyonlar ve QR kodlar” → “Lokasyon ekle” (ofis, şantiye, mağaza). GPS noktasını “Konumumu kullan” ile (oradaysanız) belirleyin veya Google Haritalar'dan koordinatları yapıştırın, ardından bölge yarıçapını seçin: şantiye ve depolar için 100–300 m, ofis ve mağazalar için 50–100 m.
4. Lokasyonda “Yazdırılabilir afiş”e dokunun ve QR kodu girişe yapıştırın. Ya da bir tablette veya monitörde 15 saniyede bir değişen bir kod gösterin; o kodun fotoğrafı işe yaramaz.
5. “Çalışanlar” → her kişiyi ekleyin (ad, telefon, lokasyonları) → etkinleştirme bağlantısını oluşturun ve WhatsApp veya SMS ile gönderin. Bağlantı 30 gün geçerlidir.
6. İsterseniz “Ekibiniz” bölümünden sorumlular (yalnızca kendi lokasyonlarını gören panel hesapları) veya başka yöneticiler davet edin.
7. Hazır: çalışanlar giriş yaptıkça onları “Bugün” bölümünde canlı görürsünüz.

Çalışanın telefonunu kurma

1. Çalışan bağlantıyı açar (Android'de Chrome, iPhone'da Safari) ve “Etkinleştir”e dokunur. Hesap bu telefona bağlı kalır.
2. Telefonda varsa Face ID veya parmak iziyle onaylar. Kontrol telefonda yapılır (passkey): yüz veya parmak izi bize asla ulaşmaz. Bu olmadan girişler “Face ID yok” olarak işaretlenir.
3. Uygulamayı sayfada gösterildiği gibi ana ekrana ekler (normal bir uygulama gibi, mağaza gerekmez).
4. Veri bilgilendirmesini (hangi verilerin neden kullanıldığı) okur ve onaylar.
5. Konum ve bildirimlere izin verir. İkisi de açılana kadar uygulama her açılışta açma düğmelerini ve telefonuna özel adımları gösterir.

iPhone'da bildirimler yalnızca uygulama ana ekrana eklendiğinde çalışır (Safari → Paylaş → “Ana Ekrana Ekle”).

Çalışanlar nasıl giriş yapar

1. Gelişte: uygulamayı açıp girişteki QR kodu okutur (veya lokasyon bölgesindeyken “İşteyim”e dokunur). Lokasyon gerektiriyorsa bir de selfie çeker.
2. Mola: molayı uygulamadan başlatır ve bitirir.
3. Çıkışta: çıkış düğmesine dokunur. Ne üzerinde çalıştığını not edebilir.
4. Vardiya boyunca telefonda başlangıç saatini ve açık görevleri gösteren bir “Vardiyada” bildirimi kalır.
5. Sinyal yoksa: giriş, yapıldığı saatle telefona kaydedilir ve bağlantı geri gelince otomatik gönderilir. “Çevrimdışı gönderildi” olarak görünür. Çevrimdışı girişleri “Ayarlar”dan yasaklayabilirsiniz.
6. Konum kapalıysa: giriş “İncelenecek” bölümünde görünür.
7. Yanlışlıkla Çıkış'a dokunduysa: çalışan 10 dakika içinde geri alabilir. Geri alma, düzeltme geçmişinde kalır.
8. Varsayılan olarak günde bir giriş. Bölünmüş vardiyalar için (ör. 8–12 ve 17–21) çalışanda “Günde birden fazla vardiya yapabilir”i işaretleyin: “Sonraki vardiyayı başlat” düğmesi gelir.
9. Onaylı izin günlerinde uygulama giriş yapmaya izin vermez. Yine de geldiyse sorumlu o günün iznini iptal eder.

Giriş tableti (PIN, kart, telefon kodu)

1. “Lokasyonlar ve QR kodlar” → “Giriş tabletleri” → bağlantıyı tablette açın ve tableti kapının yanına bırakın.
2. Telefonu olanlar uygulamadaki “Kodum” sekmesini gösterir: 30 saniyede bir değişen kişisel bir QR kod.
3. Telefonu olmayanlar: “Çalışanlar” → ad → “Kart (telefonsuz)” → “Kart oluştur” → “Yazdır”. Yeni kart eskisini geçersiz kılar.
4. Ya da profilden bir PIN (“Giriş tableti için PIN”). Tablette adını seçer ve 6 haneli PIN'i yazar.
5. Lokasyon gerektiriyorsa selfie'yi girişte tablet çekebilir.
6. Barkod okuyucu (USB veya Bluetooth): tablete veya giriş bilgisayarına bağlayın; kodu klavye gibi “yazar”.
7. Tablet internet ister: sinyal yoksa bir mesaj gösterir ve girişleri sonradan göndermek üzere saklamaz. Sinyal yokken çalışanlar telefon uygulamasından giriş yapar.

Uzaktan ve bilgisayardan çalışma

1. Çalışanda → “Evden çalışabilir”i işaretleyin ve ev adresini girin.
2. Uygulamadan (“Evden çalışıyorum”) giriş yapar; konum bu adrese göre kontrol edilir.
3. Ofiste bilgisayardan da giriş yapılabilir; yalnızca ofis ağından kabul edilir.
4. Varlık kontrolleri (“Ayarlar”dan açın): günde birkaç kez çalışana bildirim gelir ve 10 dakika içinde selfie ile onaylar. Sonucu çalışanın gününde görürsünüz.
5. Bilgisayarda aktif süre, yalnızca şirket açarsa ve çalışan izin verirse: yalnızca fare/klavye kullanımını ölçer, ne yaptığını değil.

Uzaktan çalışma için varlık kontrollerini veya konumu açmadan önce “KVKK / GDPR” altındaki kontrol listesini okuyun (bazı ülkelerde önce çalışan temsilcilerine danışmak gerekir).

Bir ekip liderinin günü

1. Kurulum: çalışanda → “Ekip lideri”ni işaretleyin; her ekip üyesinde “Ekip lideri”ni seçin.
2. Sabah, her çalışan gibi kendisi giriş yapar.
3. Ardından uygulamada “Ekip” sekmesini açar → “Bugün”: kim işte, kim molada, kim eksik; birinin orada olduğunu onaylar; telefonu veya konumu olmayanların girişini ya da çıkışını yapar.
4. “İncelenecek”: ekibinin işaretli girişlerini onaylar veya reddeder.
5. “Unutulan kayıt”: kaçırılan bir giriş, çıkış veya molayı saat ve gerekçeyle ekler. Düzeltme geçmişte kalır.
6. “Talepler”: ekibin izin taleplerini onaylar veya reddeder.
7. “Saatler”: bu ay her kişinin çalıştığı ve fazla saatleri.
8. “Görevler” (Standart plan): bir kişiye veya tüm ekibe, son tarihli ve isteğe bağlı bitiş fotoğraflı görev gönderir.
9. Ekibe duyuru, toplantı veya uyarı gönderir ve “Mesajlar”dan ekibiyle yazışır. Ekipten biri konumsuz giriş yaptığında bildirim alır.

İnceleme, onay ve düzeltmeler (panel)

1. “Kayıtlar” → “İncelenecek”: işaretli girişler (konumsuz, bölge dışı, selfie'siz, Face ID'siz, çevrimdışı gönderilmiş, telefon saati yanlış). Onaylayın veya reddedin; reddedilenler sayılmaz.
2. Her girişte “✓ Onayla” vardır. Bir kişinin gününde “Günün tüm girişlerini onayla” bulunur.
3. Düzeltmeler: ekleme, düzenleme veya silme yalnızca gerekçeyle yapılır. Her şey adınızla birlikte düzeltme geçmişinde kalır ve çalışana bildirilir.
4. Yeni telefon: bir çalışan başka bir telefonu etkinleştirirse “Çalışanlar” → “Onay bekleyen yeni telefonlar” altında görünür. Yalnızca onun olduğunu biliyorsanız onaylayın.
5. Hızlı filtreler: Bugün, Dün, Son 7 gün, Bu ay, Geçen ay. Takvimi açmak için tarih alanının herhangi bir yerine tıklayın.
6. Sorumlular (panel hesapları) yalnızca kendi lokasyonlarını görür ve düzeltir.

Mesajlar (sohbet)

1. Panelde ve çalışan uygulamasında “Mesajlar”: birebir sohbet için “Yeni mesaj” veya “Yeni grup”.
2. Kim kiminle yazışabilir: yöneticiler herkesle; sorumlular kendi lokasyonlarındaki kişilerle; ekip liderleri kendi ekipleri, diğer ekip liderleri ve yöneticilerle; çalışanlar ekip liderleri ve yöneticilerle.
3. Yöneticiler, sorumlular ve ekip liderleri grup oluşturabilir.
4. Karşı tarafın yazdığını ve okuduğunu (“Görüldü”) görürsünüz. Küfürler otomatik olarak gizlenir.
5. Yeni mesajlar telefon bildirimi olarak gelir.

Duyurular, toplantılar, uyarılar ve görevler

1. “Bugün” → “Duyuru, toplantı veya uyarı” → türü seçin, mesajı yazın; toplantı için gün, saat ve yer ekleyin.
2. Herkese veya yalnızca bir lokasyona gönderin. Telefona bildirim gelir ve mesaj uygulamanın en üstünde “Anladım” düğmesiyle görünür.
3. Kaç kişinin okuduğunu görün (“12 kişiden 7'si gördü”); okumayanlara hatırlatma gider.
4. Görevler (Standart plan): “Görevler” → “Yeni görev”; bir kişi, bir lokasyon veya herkes için; bir kez, günlük veya haftalık; isterseniz kanıt olarak fotoğrafla. Alıcılara telefon bildirimi gelir.

İzinler

1. Çalışan uygulamadan (“İzin” sekmesi) izin talep eder.
2. Yönetici veya sorumlu panelde “İzinler” altından onaylar veya reddeder; ekip lideri ise “Ekip” sekmesi → “Talepler”den yapar. Çalışana bildirim gider.
3. Talep olmadan doğrudan bir devamsızlık da kaydedebilirsiniz (hastalık izni, yıllık izin).
4. Onaylanan günler raporlarda görünür ve çalışan o günlerde giriş yapamaz.

Raporlar, bordro ve ayı kapatma

1. “Raporlar” → ayı seçin (isterseniz bir lokasyon veya çalışan) → bordro, muhasebe ve denetimler için Excel, PDF veya CSV indirin: günlük başlangıç ve bitiş saati, molalar, fazla mesai, hafta sonu saatleri ve izinler.
2. Ayı YALNIZCA bittikten sonra kapatın: girişleri kilitlenir ve çalışanlar saatlerini uygulamadan onaylar.
3. Hata mı yaptınız? “Ayı yeniden aç” aynı sayfadadır.
4. Denetim sırasında: “KVKK / GDPR” → iş müfettişi için salt okunur bir bağlantı oluşturun. Son 3 ayın girişlerini ve düzeltmelerini hesapsız ve hiçbir şeyi değiştirmeden görür; bağlantının süresi kendiliğinden dolar.
5. “KVKK / GDPR” bölümünde ayrıca çalışan bilgilendirmesi, veri işleme sözleşmesi (DPA) ve doldurup imzalanacak bir DPIA şablonu bulunur.

Tek hesapta birden fazla şirket

1. “Şirketlerim” → “Şirket ekle” (yalnızca yöneticiler).
2. Şirketler arasında üstteki seçiciden geçiş yapın. Her şirketin kendi çalışanları, lokasyonları, raporları ve aboneliği vardır.
3. Sorumlular ve yöneticiler yalnızca davet edildikleri şirketleri görür.

Abonelik

1. Deneme: 7 gün, kart gerekmez, en fazla 10 çalışan, görevler ve entegrasyonlar hariç. Giriş tableti, uyarılar, bildirimler ve mesajlar dahildir.
2. “Ayarlar” → “Abonelik ve faturalar” → Standart planı kartınızla etkinleştirin. Ödeme Stripe üzerinden yapılır.
3. Standart: aktif çalışan başına aylık KDV hariç 1,99 €, en az 5 çalışan faturalanır (aylık 9,95 €). Devre dışı bırakılan çalışanlar faturalanmaz.
4. Denemeden sonra Standart'ı etkinleştirene kadar yeni girişler durur. Verileriniz ve raporlarınız görüntülemek ve indirmek için erişilebilir kalır.

“Şu an işte” paneli

1. “Entegrasyonlar” → “Web sitesi widget'ı” → “Etkinleştir”i işaretleyin → Kaydet.
2. “Tam ekran aç”: ofisteki bir monitörde/TV'de (Windows, Mac) veya telefonda. Tam ekran için ekrana tıklayın; her dakika yenilenir.
3. Ya da kodu kopyalayıp paneli şirketinizin web sitesine ekleyin.

Sık karşılaşılan sorunlar

1. iPhone'da konum engelli: Ayarlar → Gizlilik ve Güvenlik → Konum Servisleri → Safari Web Siteleri → “Uygulamayı Kullanırken”.
2. Android'de konum engelli: uygulama simgesine uzun basın → Uygulama bilgisi → İzinler → Konum → İzin ver (Chrome'da: adresin yanındaki kilit → İzinler).
3. Çalışan telefon değiştirdi: yeni bir etkinleştirme bağlantısı gönderin ve yeni telefonu “Onay bekleyen yeni telefonlar” altında onaylayın. Eski telefonu kaldırmak için: “Çalışanlar” → ad → telefonun bağlantısını kes.
4. Girişleri göremiyor musunuz: filtrelerdeki tarih aralığını kontrol edin veya “Bugün”e dokunun.
5. Panelde bildirim yok: üstteki bantta “Uyarıları aç”a dokunun.
6. Açık veya koyu tema: tema düğmesiyle değiştirin; varsayılan olarak telefonunuzun veya bilgisayarınızın ayarını izler.