電子勤怠管理：種類、費用、個人情報の注意点

電子勤怠管理は法律上問題ない？

問題ありません。むしろ厚生労働省のガイドラインは、始業・終業時刻の確認方法として、使用者による現認か、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とする方法を原則としています。労働安全衛生規則も、労働時間の状況を把握する方法としてタイムカードやパソコンの使用時間の記録を例示しています。

注意点は、電子化すれば自動的に適法になるわけではないことです。打刻後のサービス残業、休憩の未取得、記録の不適切な修正があれば、紙と同じく問題になります。修正の履歴が残り、従業員本人も記録を確認できる仕組みが望ましいでしょう。法律の全体像は労働時間の把握義務と勤怠のデジタル化と法律で解説しています。

電子勤怠管理の種類

QRtimetrackはスマホアプリと入口タブレットを組み合わせられます。従業員のスマホでQRコードやGPSで打刻し、スマホを使わない人はタブレットで打刻。全員が同じレポートに表示されます。

生体認証と個人情報保護法

指紋や顔の特徴をデータ化したものは、個人情報保護法の個人識別符号にあたります。生体認証の勤怠端末を導入するなら、利用目的の特定と通知・公表、安全管理措置、委託先（クラウド事業者や保守業者）の監督、退職時の削除といった対応が必要です。従業員の心理的な抵抗も考え、代替手段を用意しておくのが一般的です。

QRtimetrackでは、Face IDや指紋による本人確認をスマートフォンのパスキー機能で行います。認証はスマホ本体の中で行われ、指紋や顔のデータはQRtimetrackのサーバーに一切送られません。なりすまし防止の効果を得ながら、会社が生体データを保管しない運用ができます。

打刻時の位置情報や自撮り写真も、特定の従業員と結びつけば個人情報です。何のために取得するか（例：勤務場所での打刻の確認）を就業規則や社内規程に明記し、従業員に説明しておきましょう。QRtimetrackの位置情報は打刻の瞬間だけ取得し、自撮り写真は30日後に自動削除されます。

3年間の費用で比べる

電子勤怠管理の費用は、端末代、月額利用料、拠点の追加、集計の人件費の合計で比べます。従業員20人・2拠点の場合の考え方です。

人数が季節で変わる職場では、稼働した従業員分だけ支払う料金体系が有利です。QRtimetrackはその月に稼働した従業員だけが課金対象です。

電子勤怠管理を選ぶチェックリスト

1. 客観的な記録か： 時刻がサーバー側で記録され、従業員が後から変えられないか。
2. 代理打刻への強さ： 1人1台の端末、切り替わるQR、GPS、写真などの仕組みがあるか。
3. 現場への対応： 複数拠点、外回り、電波のない場所で使えるか。
4. 集計： 時間外・深夜・休日を分けて自動集計できるか。
5. 修正履歴： 誰がいつなぜ修正したかが残るか。
6. 従業員の確認： 本人が自分の勤務時間を確認できるか。
7. 個人情報： 生体データや位置情報をどこにどれだけ保存するか。
8. 出力と保存： Excel・CSV・PDFで出力でき、5年間の保存に対応できるか。
9. 外国人スタッフ： 従業員画面が母国語に対応しているか。
10. 費用： 端末・月額・拠点追加を含めた3年間の総額。

紙から1日で切り替える

1. 無料トライアルに登録し、会社と拠点を作成します（クレジットカード不要）。
2. 拠点ごとにQRコードを印刷して入口に掲示するか、GPSエリアを設定します。
3. 従業員に招待リンクを送ります。従業員はリンクを開いてホーム画面に追加するだけです。
4. 勤務予定を設定すると、遅刻や未出勤が自動で表示されます。
5. 最初の月末に期間を締め、従業員の確認を経てExcel・CSV・PDFを出力します。

料金は稼働従業員1人あたり月1.99ユーロ、最低5人分（月9.95ユーロ、税別）。7日間無料、10人まで試せます。入口の端末には特別オファーのタブレット（Samsung Galaxy Tab A9+、3か月無料、手順書付きで299ユーロ、限定100台）もお使いいただけます。タブレットのセットは提供地域が限られるため、日本への発送の可否はお問い合わせください。

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