Excelから勤怠アプリへ1日で移行：手順、よくある失敗、従業員への説明
Excelや紙の勤怠管理からアプリへの移行は1日でできます。午前中に従業員と拠点の一覧を準備し、昼にQRコードを掲示して招待を送り、午後に従業員へ短く説明すれば、翌朝には最初の打刻が管理画面に表示されます。最初の1か月はExcelと並行して運用し、結果を比べると安心して切り替えられます。
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始める前に：30分の準備
今お使いのExcelファイルは、移行のよい出発点になります。次の情報を1つの一覧にまとめておきましょう。
- 従業員： 氏名、電話番号またはメールアドレス、勤務拠点、使いたい言語。
- 拠点： 住所、入口の場所、GPSで確認するかどうか。
- 勤務パターン： シフトの時間、休憩時間、休日。
- チームリーダー： 誰がどのチームの打刻を確認・承認するか。
- スマホを持たない従業員： 入口タブレットでPINや社員バッジを使う人。
過去の月のデータをアプリに移す必要はありません。これまでのExcelファイルは保存しておき（労働時間の記録は5年間、当分の間は3年間の保存が必要です）、新しい週や月の初めから新しい仕組みで始めるのがきれいです。
1日で移行する手順
- アカウントを作成します（7日間・10人まで無料、カード不要）。会社情報を入力します。
- 拠点を登録し、必要に応じてGPSの半径を設定します。狭すぎると誤検知が増えるため、建物と駐車場が入る程度から始めます。
- QRコードを印刷して掲示します。人が集中する入口では、タブレットに15秒ごとに切り替わるQRを表示します。
- 勤務パターンを設定します：シフト、休憩、時間外のルール。
- 従業員を登録して招待します。各自のスマホに有効化リンクが届き（SMS、メール、LINEなど）、アプリをホーム画面に追加します。ストアからのダウンロードは不要です。
- チームリーダーを指定します。店長や現場責任者はチームリーダー用アプリで自分のチームだけを確認できます。
- 入口タブレットを準備します（必要な場合）。キオスクモードでPIN、社員バッジ、個人コードによる打刻を受け付けます。
- 翌朝、「まだ出勤していない人」の一覧と、確認キューに上がった最初の打刻を確認します。
最初の1か月：Excelと並行運用
最初の給与計算期間は、Excelを予備として残しておきます。月末にアプリのレポート（Excel、CSV、PDF）と従来の方法を比べてください。差が出る原因は、たいてい丸めた時刻、記入漏れの休憩、記録されていなかった残業です。この比較で新しい仕組みへの信頼が生まれ、給与計算の担当者や社会保険労務士もレポートの形に慣れることができます。
よくある7つの失敗
- 給与の締め日に切り替える。 週や月の初めから始めましょう。
- 従業員に説明しない。 「監視される」といううわさは、アプリより早く広がります。
- GPSの範囲を狭くしすぎる。 最初の週に誤検知が続くと、仕組みが信用されなくなります。
- 確認キューの担当者を決めない。 疑わしい打刻を誰がいつ確認するか、最初に決めておきます。
- スマホを持たない人を忘れる。 入口タブレットやPINを初日から用意します。
- Excelの頃と同じように丸める。 アプリは1分単位で記録します。日ごとに切り捨てる運用は未払賃金の原因になるため、丸めのルールは法令に沿って見直してください。
- 生体認証を最初から有効にする。 勤怠管理に必須ではありません。使う場合は利用目的の通知・公表など、個人情報保護法上の対応を先に確認します。
従業員にどう説明するか
短く、わかりやすく、正直に伝えることが大切です。次の点に触れてください。
- 目的： 勤務時間を正確かつ透明に記録し、残業代をもれなく支払うため。
- 記録するもの： 出勤・退勤の時刻、打刻した瞬間の位置（その時だけ）、任意の写真（30日後に削除）。
- 記録しないもの： 勤務中の位置の追跡や、スマホ内のほかのデータ。Face IDや指紋を使う場合も認証はスマホの中で完結し、生体データは会社に送られません。
- 使い方： リンクを開き、ホーム画面に追加し、入口のQRを読み取るだけ。電波がなくても打刻できます。
- 打刻を忘れたら： 修正申請を送り、管理者が理由を確認して承認します。
- 言語： アプリは日本語を含む23言語に対応し、外国人スタッフも自分の言語を選べます。
来週月曜日から、出勤・退勤の打刻は入口のQRコードをスマートフォンで読み取る方法に変わります。勤務時間と残業時間が自動で正確に計算されるようになります。位置情報は打刻した瞬間だけ確認し、勤務中の追跡は行いません。毎月末には、ご自身の勤務時間をスマートフォンで確認・承認できます。ご不明な点はお気軽にご相談ください。
従業員向け案内文の例
案内とあわせて、取得する情報、利用目的、保存期間を就業規則や社内規程で明らかにし、従業員に通知または公表してください。詳しくは勤怠の電子化と法令をご覧ください。
費用
アクティブな従業員1人あたり月額1.99ユーロ、最低5人分（月額9.95ユーロ、税別）。初期費用も端末の購入も必須ではありません。入口用タブレットは特別オファーをご覧ください（日本での提供可否はお問い合わせください）。どの方法が合うか迷う場合は勤怠方法の比較をご覧ください。
よくある質問
本当に1日で移行できますか？
設定と招待は数時間で終わります。全員がリンクを開いて最初の打刻をするまでには、通常1〜2日かかります。最初の1か月はExcelとの並行運用をおすすめします。
Excelの過去データを取り込む必要はありますか？
ありません。過去の記録は今のファイルのまま保存し（労働時間の記録は5年間、当分の間は3年間の保存が必要です）、新しい期間の初めからアプリで記録を始めます。
給与計算ソフトや社労士にデータを渡せますか？
はい。レポートはExcel、CSV、PDFで出力でき、日ごとの勤務時間、休憩、時間外、深夜の時間が別の列に表示されます。
私物のスマホを使いたくない従業員がいたら？
入口にタブレットを置き、PIN、社員バッジ、個人コードで打刻してもらいます。すべての打刻は同じレポートにまとまります。
外国人スタッフにも使えますか？
はい。従業員アプリは23言語に対応しており、ヒンディー語、ネパール語、ベンガル語、フィリピノ語なども選べます。